内部統制システムに関する基本的な考え方及びその整備状況
当社は、取締役会において、業務の適正を確保するための体制整備についての基本方針を以下のとおり決議しております。
a. 取締役および従業員の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
当社は、「役職員コンプライアンス・コード」を基本指針として、取締役・従業員に対するコンプライアンス研修等を通じたコンプライアンス意識の高揚とコンプライアンス関連諸規程に基づく職務の執行を徹底しております。また、「役職員コンプライアンス・コード」に基づき、反社会的勢力との一切の関わりを拒絶し、これらに対する毅然とした態度と適切な対処を図るため、各種の基本契約書への暴力団等の排除条項の盛込み等社内的な整備に努めております。当社は、「内部監査規程」その他社内諸規程に基づき、定期的なモニタリングを実施し、取締役および従業員の職務の執行に係る法令および定款の適合性を確保しております。また、当社は社外取締役比率を増やすことによってガバナンスを強化するとともに、中長期的な経営課題、経営執行の監督、コンプライアンスの確保とコーポレート・ガバナンス上の問題点等を審議しております。
b. 取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
当社は、株主総会議事録をはじめ、取締役会議事録、監査役会議事録、事業報告および計算書類等について、法令、定款および「文書保存管理規程」に基づき、所管部署によって管理しております。また、取締役の業務執行に係る文書等についても、法令および「文書保存管理規程」等に基づき、それぞれの所管部署によって保存、管理を行っており、取締役は、従業員に対して、その周知徹底を図っております。
c. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
当社は、会社の持続的な発展や役職員等の安全確保を脅かす、外的および内的なリスクを把握し、それに対応すべく次の対策を講じております。
- リスクを適切に認識し、管理するための規程として「危機管理規程」および「危機管理基本ガイドライン」を策定して管理責任者を任命し、リスクの種類に応じてリスク毎の主管部署を決め、会社のリスク管理体制を整備しております。
- リスク管理に関する危機管理委員会を設置し、リスクに関する情報収集、分析、防止策等について継続して検討しております。
- 重大なリスクが顕在化した場合には、緊急対策本部を設置し、被害を最小限に抑制するための適切な措置を講じます。
また、災害等の危機管理に関しては、安否確認システムの導入等により役職員等の安全確保を図っております。さらに、情報セキュリティ活動を主導するため、情報セキュリティ対策会議を設置し、情報関連諸規程に基づく情報セキュリティ体制の整備や監査および教育を実施しております。
d. 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
当社は、「取締役会規程」において取締役会の任務と運営を明確にするとともに、決議・報告すべき事項を明記しております。また、「権限規程」によって、職務権限と意思決定の適正化を図り、効率的な運営体制を確保しております。また、経営環境の変化への機敏な対応と取締役の経営責任を明確にするため、取締役の任期を１年としております。あわせて、経営責任の明確化と意思決定・業務執行の効率化を図るため、執行役員制度を導入しております。
e. 当社グループにおける業務の適正を確保するための体制
当社は、「SBTグループ憲章」を定め、当社グループに共通する行動規範としております。また、グループ会社の自主性を尊重しつつ、円滑な事業運営を図るため、「SBTグループ会社管理規程」を定め、主管部門を設置してグループ経営の一体性と効率化を図るとともに、以下の体制を整備しております。
- 当社から主要な子会社に役員を派遣し、子会社の取締役会を通じて、子会社の事業状況および財務の状況を把握しております。また、毎月当社の取締役会で事業内容の報告と重要案件に係る審議が行われます。
- 「SBTグループコンプライアンス規程」を定め、グループ全体のコンプライアンスを推進するとともに、「フリー・アクセス・ライン」（ホットライン）の適用範囲をグループ会社まで広げ、当社グループにおけるコンプライアンス実効性の確保に努めております。
- 当社グループ全体のリスク管理の整備・強化に向けて、「SBTグループリスク管理規程」を定めるとともに、必要に応じて子会社に対しても業務監査を実施し、リスクの監視に努めております。
f. 監査役の職務を補助すべき従業員に関する体制、当該従業員の取締役からの独立性に関する事項および当該従業員に対する指示の実効性の確保に関する事項
当社は、現在、監査役の職務を補助する専属の従業員を配置しておりませんが、監査役からの求めがあるときは、内部監査室を始めとする各部門の従業員がその職務を補助します。監査役の職務を補助する従業員は、監査役から指示を受けたときはその指示を優先し、その指示に関して、取締役等の指揮命令を受けないものとしております。
g. 当社および子会社取締役および従業員が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制
当社および子会社の取締役および従業員は、業務執行において法令、定款に違反する事実、および会社に著しい損害を与えるおそれのある事実を発見したときは、ただちに報告すること、また、当社および子会社の取締役は上記報告義務について、その周知徹底を図ることにしております。また、取締役および従業員は、監査役から業務執行に関する事項の報告を求められた場合には、すみやかに報告することとしております。さらに、監査役は、内部監査室から監査結果の報告を受け、追加監査や改善策の必要性を認識したときは、その指示を行うことができます。当社および子会社は、監査役へこれらの報告を行った者に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取り扱いを行うことを禁止し、その旨を周知しております。
h. 監査役の職務の執行について生ずる費用の前払いまたは償還の手続その他の職務の執行について生じる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
当社は、監査役がその職務の執行について必要な費用の前払い等の請求をしたときは、すみやかに当該費用または債務を処理することとしております。
i. その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
監査役は、内部監査室および会計監査人から監査結果について報告を受けるとともに、監査の実施にあたっては、連携をとっております。また、監査役と内部監査室は定期的に連絡会議を開催しており、情報共有やそれぞれの監査実施状況の報告、その他協同監査の実施等に関して緊密なコミュニケーションを図っております。監査役会は、会計監査人を監督し、取締役からの会計監査人の独立性を確保するため、会計監査人の監査結果については独自に報告を受けております。また、監査役は、取締役会に出席し、意見を述べるとともに、監査役会としての勧告や報告を行っております。
j. 財務報告の適正性・信頼性を確保するための体制
当社は、財務報告の適正性と信頼性を確保するため、「財務報告に係る内部統制基本方針」を策定するとともに、内部統制委員会の設置・統括担当役員の任命等、内部統制を推進するための体制を整えております。さらに、金融商品取引法等の関連法令への適切な対応を図るため、財務報告に係る情報処理システム等を整備し、財務報告の信頼性の向上に取組んでおります。