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Notes の移行先に最適な SharePoint Online、型にはめる移行とは?

鈴木 昭彦

鈴木 昭彦

はじめに

SharePoint Online の導入、利活用促進を主な業務としております。鈴木昭彦です。
雨も降り続き、じめじめした季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。体調には十分お気を付けくださいませ。

さて、今回のブログの内容ですが、Notes Migration に関するセミナートピックご紹介の続きをしたいと思います。
前回のブログ で以下4つの Notes Migration に関するキーワードをご紹介させていただきました。

  • クラウドならではの優位性(前回のトピック)
  • 移行先として SharePoint Online は最適なのか
  • なぜ移行が進まないのか、移行を阻害する要因と解決案とは
  • 型にはめる移行とは

「クラウドならではの優位性」として、前回のブログで以下のようにご紹介させていただきました。

自社でオンプレミス構築するとその時点のサービスを利用することが前提となってしまい、バージョンアップも機能拡張も大変です。その点クラウドサービスをご利用いただいていれば、ライセンス費用をお支払いいただいている中で市場の競争の原理が働き、最新かつ進化するサービスを利用することができます。
具体的には以下のメリットがございます。

  • 常に最新のサービスを利用することができる。
  • インフラの増強が継続して実施されている。
  • 最新のサービスパック、セキュリティパッチが当たっており、自分で計画せずともサービスとして常に最新かつ安全な状態に保たれている。
  • 機能追加、容量の増加等が継続して行われ、常に最新バージョンを利用することができる(SharePoint Online の容量増加、メールボックスの容量増加、OneDrive for Business の容量増加)。
  • Microsoft Teams、Yammer、OneDrive for Business 等の最新の機能が次々と追加され、利用することができる。
  • 自社でハードウェアを保持する必要がなく、サービスの監視のみで運用可能となるため、監視用の人員を削減できる(データセンターでのメモリ、CPU の監視やサービスの維持をサービス提供者側に任せることができる)。


今回のブログでは、残り3つのキーワードにつきましてご紹介させていただきたいと思います。

移行先として SharePoint Online は最適なのか

移行先として SharePoint Online は最適なのか、エンタープライズのお客様からとても気にされているトピックです。上記に関しましては、SharePoint Online は最適であるというのが私の意見です。
主な理由は以下です。

  • SharePoint Online はオンプレミスの SharePoint Server がベースとなっており、エンタープライズ向けに機能設計されている
    • こまやかな権限管理だけでなく、大規模ユーザーを意識した権限管理、ドキュメント管理を標準機能でカバーできることです。
      Google などの、他のクラウドサービスはアドオン製品を追加していくことで SharePoint Online と同等の機能が実現出来ます。その反面、追加したアドオンそれぞれの保守サポートに依存することになり、安定してサービスが提供されるかどうかに若干の懸念が残ります。
      また、継続的に利用が出来るのかを判断するために、バージョンアップのロードマップが明確になっているかどうかも考慮すべきです。

  • Office 製品等 Microsoft 製品との親和性が高く、エンドユーザーに受け入れられやすい
    • SharePoint Online は Microsoft 製品であるため、Excel や Word 等の Microsoft 製品との親和性が高く、WEB で参照した場合、デザインの崩れがほぼ無い状態で参照する事が可能です。
      各クラウドサービスでデータを保存すること自体は可能なのですが、プレビュー表示する際に制限が発生する場合があります。
      また、データ作成編集等の操作も Office 製品と同様の UI を利用して、直感的に実施する事が可能です。

  • 大規模な導入実績が豊富である
    • SharePoint 自体が大規模ユーザーの実績を豊富に持っていることが最大のメリットであると考えております。
      弊社でも SharePoint Online 導入事例が豊富にございまして、導入時のリスクを回避し、クラウドならではのメリット享受できるよう、導入や移行を進めることが可能です。


なぜ移行が進まないのか、移行を阻害する要因と解決案とは

ではなぜそのようなメリットがある SharePoint Online を用いても移行が進まないのでしょうか。
移行に際して良く聞かれる要望は以下です。

  • 複雑なワークフローを実装したい。
  • ビジネスロジックを実装したい。
  • ユーザーインターフェース、未読既読機能、返答文書など。

理想を言えば SharePoint Online のみで業務が実施できればベストなのですが、SharePoint Online にも苦手な部分がございます。
それはまさに複雑なワークフロー、ビジネスロジックの部分です。SharePoint Online でもドキュメントや掲示板の公開に際して必要な承認を得るというようなシンプルな承認フローは実現できます。しかし、合議承認、代表承認のような日本特有の承認経路を実現するのが難しく、実現したとしてもメンテナンス性が低いため、お勧めできません。
何を実現して、何を捨てるのか、他のシステムで実装するのか、判断が非常に難しいところです。
Notes 等の既存システムを SharePoint Online で再現するのは非効率的であり、メンテナンス性が低く、将来的なサービス追加に影響を及ぼしかねません。
我々がたどり着いた解決案の一つを次章でご紹介したいと思います。

型にはめる移行とは

そういった課題に直面してきた我々がたどり着いた一つの進め方は、「型にはめる移行」です。
現状のシステムで実施できることを SharePoint Online で実現するのではなく、SharePoint Online が得意とする形で掲示板やドキュメントライブラリといった機能をテンプレート化し、既存システム、既存業務を当てはめるという考え方です。
これを行うには、現状調査、Fit&Gap が非常に重要で、システム部門の強いリーダーシップが必要となり、お客様社内調整に苦労を伴うと思われます。
しかし、「型にはめる移行」が成功しますと、メンテナンス性が高く、将来的なバージョンアップに柔軟に対応出来る理想的なクラウドサービスの導入になると考えております。
導入時に苦労を伴いますが、成功した際には標準ベースなのでメンテナンス性が高く、高度な開発スキルを持った人がおらずともメンテナンスができ、将来的なバージョンアップにも問題無く対応できるという効果は非常に大きいと思います。

そんな「型にはめる移行」を実現するため、SharePoint Online の標準機能だけでは実現できない機能を弊社サービス clouXion で補足する事が可能です。

  • 稟議、合議承認等複雑なワークフロー:Flow
  • スタイリッシュなポータル機能(掲示板の未読・既読機能、画像スライダー等):OnePortal Modern
  • Teams 自動払い出し、メーリングリスト自動払い出し:Provisioning Flow

さいごに

Notes Migration に関して、過去にセミナーで話してきた内容、提案および導入時にお客様から良く聞かれた事をまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。
クラウドサービスの導入は総論賛成各論反対になりやすく、頭ではなるべく標準のままで導入したいと考えていつつも、実際にエンドユーザーを会話するとその声の大きさに方針がぶれてしまいがちです。
そんな時は現在導入するシステムが5年先、10年先にも利用されることを想定し、先々残すに当たってこのタイミングでしかできない見直しを、今やるのかどうか、今一度お考えいただければと思います。

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