Flow

Office 365(SharePoint Online)連携ワークフロー

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Flow の概要

Office 365 を基盤としたワークフローで業務効率化を実現します

Flow とは、今お使いの Office 365 をフル活用し業務改善の一翼を担う製品です。
SharePoint Online で利用できるワークフローサービスで、SharePoint Online 上に申請書を作成し、Flow 上のワークフロー(WF)を設定して使うことができます。Flow 環境へのアクセスは Azure AD での認証を行うため、SharePoint Online にアクセスするだけでそのまま利用することができ、ID の一元管理も可能です。

こんな課題ありませんか?

  • SharePoint Online そのままの機能では不十分 …
  • 別システムで UI/UX が変わるとユーザ負担増 …
  • システムが異なると連携や管理が大変 …


Flow で解決

  • 基本機能で足りないフロー機能を補完
  • 使い慣れた Office 365 と同様の UI/UX で利用可能なため、利用者や承認者が使いやすい
  • Office 365 がベースになっており、管理負担がない


Flow の3つの特長

特長1
安価ですぐに利用可能!
Flow のライセンス費用のみですぐにワークフローを作成することができます。SharePoint Online でワークフローを作成し、申請業務や台帳管理の自動化が可能で、PC の他にもモバイルやタブレットでも利用することができます。
特長2
Office 365 フル活用!
Office 365 の SharePoint Online を軸としたサービスのため、Office 365 と高い親和性を持った UI/UX を実現します。また、申請書や台帳、添付ファイルは全て SharePoint Online に格納されるため、Delve や Power BI などで検索や可視化も容易に実現できます。アイデア次第でさまざまな業務に応用可能です。
特長3
運用工数削減!
お客様のデータは全て Office 365 に格納され、当社がご提供するサービスのプラットフォームである Azure 環境にはログなどのワークフローデータのみが格納されます。そのため自社のテナントのデータ管理にだけ集中することができます。また、アカウント管理は Azure AD で行うため二重管理が不要になり、運用工数の削減が可能です。

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機能詳細

申請機能

申請機能では、承認/差戻し/却下の基本的な処理だけでなく、一括承認/代理承認/合議承認に対応しています。承認が必要な申請(出張申請/見積承認申請/PC 利用申請など)で利用可能です。
※ 会議室など重複を防ぐための申請は Exchange の予定表利用を推奨

申請機能

ワークフロー設定機能

承認番号の入力が不要な自動採番や、ワークフローの条件分岐、多段階承認、承認経路の自動設定を行うことが可能です。また、SharePoint Online の権限設定で ワークフロー設定を現場に任せる運用も可能です。

ワークフロー設定機能

ログの管理

Flow でお使いいただく申請などのデータは全てお客様がお使いの Office 365 テナントに格納され、Flow 上のログに関しては SharePoint Online のリスト内に JSON 形式で格納されます。

ログの管理

Office 365 機能との連携

Delve を活用することで自分と関係の深いユーザが利用した申請書などが機械学習で表示されたり、Power BI を活用することで、格納された情報(申請書や文書、台帳)の利用率を可視化することができます。利用状況に応じて申請書や ワークフロー設定を見直して確認することで、システムの利活用を促します。
※Power BI は別途設定作業が必要です

Office 365 機能との連携

SharePoint Online 標準機能との連携

Flow では、検索やコンテンツ管理も従来の SharePoint Online の機能を利用することができます。


エンタープライズ検索

エンタープライズ検索

  • コンテンツに対し事前に全文検索のインデックスを作成し、大量のドキュメントの中から、効率的に検索結果を抽出
  • Office、TIFF、テキスト、PDF など、多様なファイル形式をサポート
  • ファイル名のみならず、ファイル本文も検索
  • 複数の掲示板、アプリを横断検索
  • 検索候補の表示、ナビゲーションによる絞り込み
  • 検索範囲のグループを複数設定可能
  • アクセス権限に応じたセキュア検索結果
  • 自然言語によるフル テキスト検索、日本語形態素解析

 


分析結果はAdobe Targetと共有してWebサイトの最適化業務を効率化

エンタープライズコンテンツ管理

  • ファイルに対する属性管理(プロパティによる分類)
  • チェックイン/チェックアウトによる排他制御
  • バージョン管理(マイナーバージョンで下書き、メジャーバージョンで公開)
  • 権限によるファイル、フォルダの表示制御
  • ファイルの暗号化(IRM)による情報漏えい保護
  • 情報管理ポリシーによるファイル自動廃棄
  • 誤って削除したファイルの「ごみ箱」からの復元
  • 星による5段階評価もしくは「いいね!」による評価
  • ドキュメント単位の操作のログ

 

拡張予定の機能

左右にスクロールしてご覧ください。

提供予定機能 機能概要
台帳管理 全社向けに行われるような資産管理の年次処理や保有資格の棚卸など、台帳管理の自動化の機能をご提供します。
文書管理 社内規定に合わせた文書の自動格納や IRM を利用した文書の暗号化を行う機能をご提供します。
業務自動化

お客様のご要件に合わせて、定型作業などの業務について自動化を行う機能をご提供します。
(例)申請されたユーザーの SharePoint サイトや OneDrive for Business の自動デプロイ、社内へ ES サーベイアンケートの自動送付、回答格納。その後 Excel での簡単なアンケート集計など。




画面イメージ

申請画面
申請画面
ワークフロー設定(ステップ設定画面)
ワークフロー設定(ステップ設定画面)
ワークフロー設定(フォーム設定画面)
ワークフロー設定(フォーム設定画面)
承認画面(モバイルイメージ)
承認画面(モバイルイメージ)

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