近年クラウドサービスの利用が拡大し、その中で Microsoft 365 は多くの企業様で業務に欠かせないツールとなっています。しかし便利な反面、運用管理においてはアカウントの作成や変更、各種設定などの複雑な作業が必要になります。業務効率化を図るためにサービスを利用しているのに、手間がかかる作業、人的ミス発生の可能性がある作業に頭を抱えていらっしゃる方もいるのではないでしょうか。
そんな方に向けて、今回は Microsoft 365 のアカウント設定をもっと簡単にする方法をご紹介いたします。
目次
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Microsoft 365 のアカウント作成・変更業務はどういう時に起こるか
Microsoft 365 のアカウント作成や変更業務はさまざまな機会や理由で発生します。例えば従業員の入退社に伴って新しいアカウントを作成したり、既存アカウントを削除したりする必要があります。また、新しい部署が設置されたり、部署名が変更されたりと組織変更時には既存アカウントの変更が必要となります。
このように Microsoft 365 のアカウント作成・変更業務は定期的に生じるものです。
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Microsoft 365 のアカウントを作成する手順
Microsoft 365 のアカウントを作成するにはMicrosoft Entra 管理センター、Microsoft 365 管理センター、PowerShell の主に3つの方法があります。
例えば Microsoft Entra 管理センターでは下記の手順で Microsoft 365 のアカウントを作成することができます。
- Microsoft Entra 管理センターにユーザー管理者以上でサインインします。
- 管理センター上部のメニューバーで［ID］＞［ユーザー］＞［すべてのユーザー］の順に移動します。
- ［新しいユーザー］＞［新しいユーザーの作成］を選択します。
- ［基本］タブにてユーザー名等必要な情報を入力します。
- ［確認と作成］ボタンを選んで新しいユーザーを作成するか、［次へ：プロパティ］を選んで次のセクションを完了します。
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Microsoft 365 のアカウント作成後の設定
ここまでの作業で Microsoft 365 のアカウントを作成することができました。ここまでは比較的簡単な作業ですが、アカウントの作成後はさまざまな設定をする必要があります。例えば下記のようなものがあります。
- ライセンスの割り当て
- Microsoft 365 のライセンスには企業規模や利用目的に合わせてさまざまなライセンス形態が用意されています。１つの企業内でも部署ごとにライセンスの種類を変えている場合、どの部署に所属しているのかによって適切なライセンスを割り当てる必要があります。
- プランの有効化
- 付与されたライセンスに含まれるプラン（Teams、Forms など）のうち有効にするプランを選択します。
- プランの設定
- 有効にされたプランのうち、そのプランの詳細設定が必要なものもあります。（Exchange Online など）
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設定作業の中で出てくる課題
ここまで Microsoft 365 のアカウント設定についてご紹介しましたが、これらの作業にはいくつかの課題があります。
- 設定項目の多さ
- Microsoft 365 のアカウント設定には多数の項目があります。各従業員に適切な設定をするには手間も時間もかかってしまいます。
- 人的ミス
- 多くの設定項目をひとつひとつ手動で入力すると、人的ミスで誤った設定をしてしまう可能性があります。
- PowerShell の利用
- PowerShell を利用することで Microsoft 365 のアカウント設定を自動化することができ、手動設定よりも迅速にかつ正確に設定を行うことができます。しかし PowerShell ではコマンドを打ち込む必要があり、ある程度の知識が必要なため、初心者の方にはハードルが高い作業になります。
これらの課題に心当たりのある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
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その悩みを解決する Microsoft 365 向け自動設定ツールとは
そんなお悩みもSBテクノロジーが提供する「Microsoft 365 向け自動設定ツール」があれば解決します！
「Microsoft 365 向け自動設定ツール」とは Microsoft 365のライセンス有効化から各種設定までの業務を自動化することで、アカウント管理業務をサポートするサービスです。
設定の自動化により人的ミスを防いで管理者の運用負荷を削減、 Microsoft 365 についての煩わしい設定作業は不要となります。利用方法もライセンスを付与したいユーザーに事前に定義したフラグをセットするだけで、自動で設定が完了するため、非常に簡単です。
「Microsoft 365 向け自動設定ツール」には３つの特長があります。
クラウドサービスで処理を自動化
アカウント作成時に、事前に管理画面上で定義した設定パターンのフラグを指定するだけで、自動で設定が行われます。管理画面上ではあらかじめ付与するライセンスと有効にするプランをチェックしておきます。有効なライセンスとプランの一覧はシステムが自動的に Azure AD から取得するため、常に最新の情報が保持されます。また、ライセンス付与に加えて Exchange Online メールボックスの設定も可能です。
わかりやすい専用管理画面で設定変更が可能
管理画面は GUI で提供しており、わかりやすく操作も簡単です。用意された項目に従って設定パターンを定義するだけで設定が可能なため、PowerShell のような専門知識は不要です。管理センターにおける手動設定の負荷も削減します。
ライセンス不足をメールで通知
事前にライセンスの残数設定を行うことでライセンス数が残り少なくなった際に指定した管理者にメールでアラートをお送りします。意図しないライセンス不足を防止します。
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まとめ
「Microsoft 365 向け自動設定ツール」があれば効率的に運用管理業務を遂行することができます。そうすることで大幅な工数削減が可能となり、削減した工数を他の業務に充てることができるため、さらなる企業の発展へとつながります。
その他にもSBテクノロジーでは Microsoft 365 に関連した業務効率化ツールを多数ご用意しております。ご興味を持っていただけましたらぜひお気軽にお問い合わせください。
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