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SharePoint 上のポータルサイトで社内ドキュメントを効率よく表示・検索する方法

関谷 正

日々の業務シーンでは、社内において多数のドキュメントが存在することで、見つけたいファイルになかなかたどり着けず、時間を要してしまうケースがあると思います。今回はそのようなケースの解決の糸口となる当社の独自パーツ、「文書検索」Web パーツをご紹介します。

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SharePoint 上のドキュメントの表示について

はじめに、SharePoint Online(以下、SharePoint)標準でどのようなパーツが提供されているかについてご紹介します。
SharePoint 上でポータルサイトを展開・運用している企業様は多いと思いますが、その中で文書の掲載方法について悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
SharePoint の文書掲載の方法には、『ドキュメントライブラリ』と『ファイルとメディア』という二つの方法があります。
まず『ドキュメントライブラリ』は、指定したライブラリ一つを表示します。ただし、そのパーツの中で検索などを行うことはできません。また、複数のドキュメントライブラリを表示しようとすると、ボックスが複数並んで視認性が落ちてしまいます。

※『ドキュメントライブラリ』イメージ

もう一つの『ファイルとメディア』は、ファイルをそのまま表示することはできますが、該当のファイルがそれではない場合、検索して該当のファイルを探さないといけないという手間が発生します。

※『ファイルとメディア』イメージ

一般的にはこの二つの方法をうまく使い分けながら社内ポータルサイト上に文書を掲載している場合が多いと思いますが、この方法に頼っているだけではポータルサイト上でユーザーに適切な情報を届けていくことは完全には難しく、それについて課題を感じる方も多いのではないでしょうか。

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OnePortal Modern の「文書検索」Web パーツのご紹介

上記の課題を解決するため、ポータルサイト上でドキュメントを表示させ、かつ表示されているパーツ上で検索を可能としたのが当社のポータルサイト作成サービス『OnePortal Modern』の「文書検索」Web パーツです。
「文書検索」Web パーツは、SharePoint 上の複数のドキュメントライブラリをタブ形式で分けて表示し、タブごとに検索ボックスを配置してキーワード検索や選択したフィルター項目での絞り込み検索が可能です。

「文書検索」Web パーツの主な機能は以下の通りです。

  • SharePoint 上にある複数のドキュメントライブラリをタブ形式で分けて表示
  • タブごとに検索ボックスが配置され、キーワード検索や選択したフィルター項目での絞り込み検索が可能
  • 各アイテムには設定した属性情報(ファイル名、タグ情報、サムネイル)を併記
  • 下部にはページング機能があり、複数ページにわたるアイテム一覧を表示

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さいごに

本日は、SharePoint の文書検索を効率化する「文書検索」Web パーツについてご紹介しました。

社内には多くのドキュメントが存在すると思いますが、見つけたいファイルにたどり着くのに時間がかかってしまうケースがあると思います。そのような場合、ファイルをポータル上に配置する方法が SharePoint 標準でありますが、課題解決できず困っているという方は、ぜひ一度当社の「文書検索」Web パーツをご検討ください。

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