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ワークフローで文書管理の負荷を大幅軽減!承認を得た文書を SharePoint に自動格納する方法とは

関谷 正

Microsoft 365 を利用したノーコード ワークフローで文書管理
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社内文書(申請書)を電子化する手段の一つに、Microsoft 365 標準の Power Automate を活用する手段があります。この Power Automate で作るワークフローを、既に利用中または導入検討中の企業様もいらっしゃると思いますが、一方、Power Automate では操作が難しく、申請・承認のワークフロー作成に時間と工数がかかるなどの課題も聞かれます。

また、社内文書自体はすでにワークフローで電子化できているものの、承認の下りた社内文書の SharePoint Online(以下、SharePoint)への保管は手作業で行っている、という場合もあります。SharePoint を利用した文書管理には多くのメリットがある反面、文書管理をする上で、同じような課題でつまずくお客様は多いようです。

そこで本日は、SharePoint を利用した文書管理のメリットと課題、またその解決方法についてご紹介します。

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SharePoint で文書管理を行うメリット

社内文書の文書管理を SharePoint で行っている、もしくは SharePoint で行うことを検討しているお客様は多いと思います。

SharePoint で文書管理するメリットは多くあります。例えば、SharePoint ならデータ保存領域が多いこと、SharePoint ならファイルのバージョン管理や社員ごとに閲覧・編集の制御が標準機能でできること、SharePoint ならファイルのグルーピングやソート、フィルタを自由に設定できるビューが活用できること、などが挙げられます。

また、SharePoint で文書管理する場合、ファイルサーバーと同じ見た目なのでドラッグ&ドロップによってファイルを格納できる、という操作性の分かりやすさも、SharePoint で文書管理を行う大きな利点であると言えます。

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SharePoint を利用して文書管理を行う際によくある3つの課題

一方、実際に SharePoint を利用して文書管理を行うお客様によると、多くの方が以下3つのような運用課題をお持ちです。

  • 文書管理したい文書の格納を手作業で行うことによりバラバラの場所に格納され、同一ファイルでも適切なバージョン管理が行えない
  • 文書保管の可否を上長に承認をもらうためにメールや口頭でのやり取りが別途発生し、結果的に文書管理業務が煩雑になってしまう
  • 利用者が任意のキーワードでファイル検索をかけても検索結果がうまくヒットせず、該当文書にたどり着くのに時間を要してしまう

SharePoint で適切な文書管理の運用を行うためにも、このような課題に対してどう対処して文書管理するかが重要なポイントになります。ではこの後、文書管理の有効な方法をご紹介します。

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ワークフローを利用して文書管理の負荷を大幅に軽減する方法

前述した3つの運用課題解決には、ワークフローの活用が有効です。ワークフローを利用することで文書の承認依頼が可能となります。また、数あるワークフローの中でも、下表のような機能のついた製品を選ぶことで、例えば、承認が下りたらあらかじめ定義した格納フォルダに自動でファイル格納されるなど、文書管理にかかる負荷を削減することができます。

左右にスクロールしてご覧ください。

文書管理を行う際によくある3つの課題 文書管理機能がついたワークフローを利用した場合
文書の格納を手で行う 承認フローを通して自動でフォルダに格納される
当該書類について、上長承認が下りたかどうか分からない 申請書に添付した文書が適切な承認ルートで回覧される
任意のキーワードで検索結果がヒットしない 申請文書にタグ情報を埋め込むことで、ヒット率が向上する

文書管理にかかる負荷を削減できる、これら機能を兼ね備えているのが、当社がご提供する SharePoint と連携するワークフローサービス「Flow」です。「Flow」は、作成工数のかかる申請・承認のワークフローや、日本企業に求められる合議・代表承認などのワークフローをより簡単に実現できる、SharePoint 連携のワークフローサービスです。

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申請書に添付した文書をルールに沿って自動保管し、文書管理

ワークフローを利用すれば、申請書に添付した文書は、承認が下りたタイミングであらかじめ指定したルールに沿って、任意のフォルダに自動で格納することができます。ファイルの保管場所を自動で判別するため、煩わしい手作業での文書管理作業から解放されます。

また、SharePoint と連携するワークフローサービス「Flow」の文書管理機能は、文書の公開期限を設定することができ、期限に合わせて通知を飛ばすことで、文書のライフサイクルを適切に運用しながら文書管理することができるようになります。

申請書に添付した文書は、ルールに沿って自動保管

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SharePoint と連携するワークフローで申請文書にタグ情報を埋め込み、検索のヒット率を向上

また前述に加え、SharePoint と連携するワークフローサービス「Flow」であれば、申請書の内容を元にファイルなどにタグ(属性)情報を付与することができます。これにより、探したい文書がどこにあるか分からない場合も、検索で簡単に見つけることができます。

タグ情報は、申請書の入力項目に入れると自動で文書に付与されます。自由に入力することも可能ですが、適切な文書管理を行うため、タグ情報をマスターで一元管理し、依存関係による絞り込みを行いながらタグ情報を付与する運用がお薦めです(例:大分類「人事」、小分類「労働契約書」など)。こうすることで、文書登録者による文書へのタグ情報のバラつきを抑え、適切な文書管理を行うことができます。

申請文書にタグ情報を埋込み、検索のヒット率を向上

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さいごに

今回は、当社がご提供する SharePoint と連携するワークフローサービス「Flow」の文書管理機能を例に、SharePoint を利用した文書管理の課題と解決方法をご紹介しました。「Flow」は、SharePoint で文書管理を実施している、または実施したいと検討中のお客様には、特に有効にご利用いただけるサービスです。

なお文書管理機能は、「Flow」をご契約の方には追加費用なしでご利用いただけるので、コスト面においてもメリットを感じていただけるかと思います。

SharePoint での文書管理を効率的に行うことができる「Flow」について、より詳しい内容は、是非お問い合わせのうえ、詳細資料にてご確認ください。

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