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文書の管理負荷を大幅軽減!ワークフローで承認を得た文書を自動格納する方法とは

関谷 正

社内文書(申請書)を電子化するため、SharePoint Online (以下、 SharePoint)で利用できる Office 365 標準のワークフロー (Power Automate)を検討される企業様もいらっしゃると思います。当社では、Power Automate では操作が難しく作成工数のかかる申請・承認のワークフローや、日本企業に求められる合議・代表承認などのワークフローをより簡単に実現することができる「Flow」という製品をご提供しており、最近、社内文書の電子化に関するお問い合わせが増えてきました。

また、社内文書はすでに電子化できているが、承認の下りた文書を手作業でフォルダ保管している、という企業様も多いのではないでしょうか? SharePoint を利用した文書の管理には多くのメリットがありますが、同じような課題でつまづくお客様も多くいらっしゃいます。

そこで本日は、 SharePoint を利用した文書の管理のメリットと課題、また課題の解決方法についてご紹介します。

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SharePoint Online で文書管理を行うメリット

社内文書の管理を SharePointで行っている、もしくは行う方針で検討しているお客様は多いと思います。

SharePoint で文書を管理するメリットは多くあります。例えば、データ保存領域が多いこと、ファイルのバージョン管理や、社員ごとに閲覧や編集の制御が標準機能でできること、ファイルのグルーピングやソート、フィルタを自由に設定できるビューが活用できることなどが挙げられます。

また、ファイルサーバーと同じ見た目で、ドラッグ&ドロップによってファイルを格納できるという操作性の分かりやすさも、大きな利点であると言えます。

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SharePoint Online を利用して文書管理を行う際、よくある課題

実際に SharePoint を利用して文書管理を行っているお客様からお話しを伺うと、多くのお客様が以下の3つの運用課題を持っていらっしゃいます。適切な文書管理の運用を行うためにも、このような課題に対してどう対処するかが、重要なポイントになります。

  • 文書の格納を手で行うことにより、同一ファイルがバラバラに格納され、適切なバージョン管理が行われない
  • 上長に承認をもらうためのメールや口頭でのやり取りが別途発生し、ドキュメント管理業務が煩雑になってしまう
  • 利用者が任意のキーワードで検索をかけても、検索結果がヒットせず、該当の文書にたどり着くのに時間を要してしまう

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文書の管理負荷を大幅に軽減する方法とは

先程挙げた課題には、ワークフローの活用が有効です。ワークフローを利用すると、文書の承認依頼が可能となります。ワークフローの中でも、承認が下りたらあらかじめ定義した格納フォルダに自動でファイルが格納されるなど、以下のような機能のついた製品を選ぶことで、文書管理にかかる負荷を削減することができます。

左右にスクロールしてご覧ください。

文書管理を行う際、よくある課題 文書管理の機能がついたワークフローを利用すると
文書の格納を手で行う 承認フローを通して自動でフォルダに格納
上長承認の下りた文書が分からない 申請書に添付した文書が適切な承認ルートで回覧可能
任意のキーワードに検索結果がヒットしない 申請文書にタグ情報を埋込むことで、ヒット率を向上


申請書に添付した文書は、ルールに沿って自動保管

申請書に添付した文書は、承認が下りたタイミングであらかじめ指定したルールに沿って、任意のフォルダに自動で格納することができます。ファイルの保管場所を自動で判別するため、煩わしい手作業での文書登録作業から解放されます。

また、当社のワークフロー製品「Flow」 では文書の公開期限を設定することができ、期限に合わせて通知を飛ばすことができます。これにより、文書のライフサイクルを適切に運用することができます。


申請書に添付した文書は、ルールに沿って自動保管


申請文書にタグ情報を埋込み、検索のヒット率を向上

申請書の内容を元に、ファイルになどタグ(属性)情報を付与することができます。これにより、探したい文書がどこにあるか分からない場合も、検索で簡単に見つけることができます。

タグ情報は、申請書の入力項目に入れると自動で文書に付与されます。自由に入力することも可能ですが、文書の適切な管理を行うため、タグ情報をマスターで一元管理し、依存関係による絞り込みを行いながら付与することもできます(例:大分類「人事」、小分類「労働契約書」など) 。こうすることで、文書登録者による文書へのタグ情報のバラつきを抑え、適切な文書の管理が行うことが可能です。

申請文書にタグ情報を埋込み、検索のヒット率を向上



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さいごに

本日は、当社ワークフローサービス「Flow」の新機能である「文書管理機能」を例に、 SharePoint を利用して文書管理に関する課題や解決方法をご紹介させていただきました。SharePoint で文書管理を実現している、また実現されたいと考えているお客様には、有効にご利用いただけると思います。

なお、文書管理機能は、当社の Flow をご契約いただければ、追加費用なしでご利用いただけますので、コストの面においてもメリットを感じていただけると思っております。

今回ご紹介した文書管理についてより詳しい内容をご確認したい方は、是非お問い合わせいただき、詳細資料にて内容をご確認ください。

お気軽にお問い合わせ頂ければ幸いです。

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