先日、「テレワーク中のセキュリティ課題 ～メール誤送信編～」というブログにて、個人情報に関するメール誤送信の件数が4年間で2.3倍に急増していること、また主なメール誤送信事故の原因と解決方法についてご紹介しました。
人的ミスにより発生するメールの誤送信は、社員教育など運用でカバーするには限界があり、システムによる対策が必要です。そのシステム的な対応には、2つの方法があり、利用する環境ごと、要件に合わせてに使い分けることが重要です。
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2つのメール誤送信ソリューションの違いとは
メール誤送信を防ぐ2つの方法とは、クラウド型の誤送信防止ソリューションを導入すること、もしくはメールアプリケーションアドイン型の誤送信防止ソリューションを導入することです。その2つのソリューションの具体的な違いについて、当社が提供します製品を例に用いて、ご紹介したいと思います。
クラウド型誤送信防止ソリューション「Mail Safe」
Mail Safe は、「メールの誤送信対策に必要な7つの機能をオールインワンで提供し、情報漏えいや誤送信を防止する」がコンセプトとなっております。様々な利用形態に応じており、スマホやブラウザ経由でメール送信するお客様に最も適応した製品です。ポリシー設定が管理者／グループ／ユーザー毎に段階的に設定できるため、お客様のセキュリティ要件に細かく対応できることも強みの一つです。
アドイン型誤送信防止ソリューション「Mail Alert」
Mail Alert は、Outlook のアプリにのみ適応しております。クライアントにインストールしてご利用いただく形となりますが、送信アドレスの確認などがポップアップですぐに確認できることが強みです。 他のツールでは、誤送信ツールで提供した画面にアクセスしてから、誤送信の内容を確認する流れとなります。利用者のストレスなく確認できるということはお客様から好評いただくポイントの１つです。
また、管理者が定めた設定をベースにしながら、利用者が定めた設定も追加できるため、パーソナライズした設定で利用することができます。
では、実際にどのようにメールの誤送信を防止すればよいのか？
メール誤送信ソリューションを使われたことのない方は、実際にそれらのソリューションでどのような操作が可能で、どのように誤送信を防止すればよいのかイメージが付かない方もいらっしゃるかと思います。
メールの宛先間違い対策や PowerPoint など Office のファイルに含まれるプロパティ情報からの情報漏えい対策について、具体的な対策方法を「Mail Alert」の機能を例にご紹介します。
① メールの宛先間違い対策
Mail Alert は、メールの宛先間違いを抑制するため、メール送信を行おうとした際に以下のようなポップアップ画面を表示させることができます。ここには宛先に入れたメールアドレスから推測される会社名が表示されるため、自分の意図した会社が宛先に設定されているか、確認することができます。
会社名の表示方法について、簡単な流れを記載いたします。
- 管理者側にて事前にデータ登録を行えば、利用者全員に会社名を表示することが可能です。
登録方法は、Excel にてアップロードすることも可能なため一括でデータ登録を行うことができます。 - 管理者側でデータ登録されていないものがあれば、利用者自身でドメイン、会社名を登録することができます。
利用者側でもすぐに情報を登録できるため、よく送付するお客様を登録すれば、宛先間違いを行わないように抑制が可能です。
② PowerPoint などのプロパティ情報からの情報漏えい対策
PowerPoint や Excel、Word など のファイルにはプロパティ情報の設定が可能ですが、見落としがちなのがプロパティ情報からの情報漏えいです。
例えばお客様へ提案資料をお送りする際、過去に提案した資料をコピーしてから作成することがあると思います。この際、PowerPoint に含まれるプロパティ情報も引き継がれ、過去のお客様の名前やプロジェクト名などが含まれたまま、別のお客様に提示してしまうなどの事例が散見されております。プロパティ情報の確認や削除は情報漏えい対策の上で重要です。
Mail Alert には、このプロパティ情報を自動で確認・削除する機能があります。
- 送信時にファイル名をクリックするとプロパティ情報を表示・削除ボタンが表示
- 削除ボタンを押下し、プロパティ情報を削除します。
※ PDF 等の編集ロックが行われていると削除できないこともあります。 - プロパティ情報が削除された資料に置き換わり、資料を送付可能となります。
ボタンワンクリックですぐにできるため、非常におすすめの機能です。
さいごに
今回は、当社にてご提供可能な「Mail Alert」「Mail Safe」を例にとって、クラウド型とアドイン型の誤送信防止ソリューションの違いについてご説明しました。これらは得意とする領域が少し異なっているとご説明しましたが、自社に最適な誤送信対策がどちらか分からない、というお客様もいらっしゃると思います。その場合、お客様の環境やビジネスの状況によって、最も適したソリューションをご提案いたしますので、まずはお気軽にお声がけください。
「メール誤送信防止ソリューション」に関する資料請求・お問い合わせはこちらなお、最近では2つのソリューションを双方導入し、2つの良いところを使いながら運用するケースも増えてきております。私も2つのソリューションを導入し、日々業務運用を行っております。宛先チェックは Mail Alert にて基本実施し、Zip 暗号化の対応などは Mail Safe にて実施するような運用をしております。
日々の業務運用の観点から得られたノウハウ等もお伝えできると思いますので、少しでも興味などございましたら、まずはお気軽に資料請求いただければと思います！
