Mail Alert

Outlook アドイン型の誤送信対策ツールで、貴社の情報漏えいを未然に防ぎます

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Mail Alert

Mail Alert の概要

現在、メールはビジネスを行う上で欠かせないソリューションとなっており、それに伴いメールの誤送信事故は年々増加しています。平成29年度の JIPDEC の報告によると、個人情報に関する事故のうち、メール誤送信は全体の26.5%を最大の原因となっており、件数では4年間で2.3倍にも増加しています。

当社では、Mail Alert をはじめとする 「システムによる対策」での誤送信削減を推奨しており、お客様の誤送信事故の軽減・抑止をするための運用をご支援します。

JIPDEC の報告
出所:一般財団法人日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC)報告書より作成

こんな課題ありませんか?

  • 社員が宛先を確認せず、誤った宛先へお客様の個人情報を送付してしまった…
  • 社外用には誤送信対策を行っているが、社内に対しても誤送信対策を実施したい …
  • 少数ライセンスで部分導入を行いたいが、社員全員の購入が必要なツールしかない …

Mail Alert の特長

Mail Alert は、Outlook からの誤送信を防止するソリューションです。
柔軟なライセンス形態で環境を選ばずに導入することができます。

特長1
誤送信対策の機能が豊富
誤送信防止機能はもちろん、Zip 暗号化、BCC 一括変換などを標準でご提供。
Outlook アドインツールのため、即時にポップアップ画面が表示され、利便性が高く運用できます。
特長2
環境を選ばない
Office 365 や Exchange Online、オンプレミスなど、Outlook がサポートするメールサーバーすべてに対応しています。
特長3
柔軟なライセンス形態
最低10ライセンスから導入が可能です。部分導入ができるため、セキュリティを強固にする部門のみの適用や、子会社のみに導入することも可能です。

導入事例

大手建設業様
メール誤送信のインシデント発生を大幅に軽減(大手建設業様)

  • 課題:社員教育や IT 環境の整備を行っていたが、メール誤送信は増加
  • 効果:インシデントは大幅に減少し、業務効率を落とさずにセキュリティレベルを確保

大手製造業様
システム環境を変えることなく、低コストで管理強化を実現(大手製造業様)

  • 課題:メール誤送信によるインシデントの報告が増加
  • 効果:インシデントがゼロになり、自動化で業務を効率化

利用のイメージ

メール送信直後にポップアップ画面が表示され、社内・社外アドレスの宛先確認や、ファイルの暗号化を行えます。Outlook アドイン型のため、確認のために他の Web 画面へ遷移する必要がなく、利用者の利便性を保持したまま利用することが可能です。


ポップアップ画面
メール送信直後に表示される、ポップアップ画面

主な機能

左右にスクロールしてご覧ください。

機能 概要
誤送信防止・誤送信防止強化機能
  • 送信時間待ち設定:ポップアップ画面で内容を確認後、すぐに送信するか、指定分数待機してから送信するかを選択できます
  • 宛先社名表示:ドメインと社名を事前登録しておくと、送信時の警告ウィンドウで宛先の社名が太字で表示されます
  • 上司アドレス自動挿入:宛先に上司のアドレスが含まれない場合、上司のアドレスを Cc または Bcc に自動付与します
Zip 暗号化機能
  • ファイルが添付されている場合、メール送信時に添付ファイルを自動で Zip 暗号化をします
  • 解凍パスワードは以下の3種類の方式から選択できます。パスワード通知メールも自動で生成します
    • 手動入力:送信時に、パスワードを送信者が入力する方式
    • 自動生成:送信時に、自動でパスワードを生成する方式
    • 事前設定パスワード:事前にパスワードを登録しておき、送信時に選択する方式
宛先ドメイン判定機能
  • 宛先アドレスのドメイン部分と特定のキーワードをセットで事前登録しておくと、メール本文中にキーワードが出現しない時に警告します。これによって、例えば宛先が A社 なのに、メール本文に A社 の会社名が入っていない(別の会社名が入っている)、といった誤送信を防ぐことができます
お知らせポップアップ機能
  • Mail Alert の導入環境同士なら、管理者から送る重要なメールの件名と本文を、受信者の PC にポップアップで表示させることができます
働き方改革支援機能
  • あらかじめ出勤日や就業時間を登録しておきます。ユーザがその就業時間以外にメールを送信した場合、メッセージをポップアップとして表示することで、時間外労働を減らすための注意喚起を行えます
運用管理機能
  • 警告条件に関するポリシーを複数設定できます。
  • エンドユーザのメール送信時の Alert ログ情報は、共有サーバーに自動でアップロードされます
  • 管理者は、管理者ツールを使用し、ログ情報を期間を指定して検索表示できます。また CSV /XML などの形式でファイル保存できます
Bcc 一括変換機能
  • To と Cc の社外宛先件数が指定された件数以上の場合、確認ダイアログを表示して知らせます
  • Bcc への変更を指定した場合は自動で変換し送付します


メール誤送信ソリューション「Mail Alert」と「Mail Safe」の比較

左右にスクロールしてご覧ください。

Mail Alert Mail Safe
コンセプト Outlook アドイン型 クラウド型
適用環境 Office 365、オンプレミス Office 365
ライセンス適用範囲 部分導入可 全社適用
設定方法 管理者にて条件設定、クライアントにインストール 管理者にて条件設定
機能性 確認画面 ポップアップ画面にて内容を確認 別サイトで誤送信内容を確認
OWA・スマホ 非対応 対応
誤送信の適用範囲 社内、社外に適用 社外のみ

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