新型コロナウイルスの影響などにより、イベント中止のお知らせやリモートワークとする旨を主要メディアやお客様向けに一斉送信するケースが増えています。
それと共に一斉メールを誤送信した旨のニュースも目立つようになり、最近「添付ファイル誤りにより外部に情報を送信してしまった」というニュースも出ていました。
誤送信を防ぐには、「起こる前に防ぐ仕組みを作っておく」ことが最も有効です。
そこで今回は、誤送信を防ぐための対策についてご紹介します。
メール誤送信の状況
平成29年度の JIPDEC の報告によると、個人情報に関する事故のうちメール誤送信は全体の26.5%と最大の原因となっており、件数は4年間で2.3倍へと急増しています。主なメール誤送信事故の原因としては、以下の3つに分類されます。
- メールの宛先間違い
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- 同姓の別人にメールを送信
- オートコンプリート機能による間違い
- 宛先データのコピー＆ペースト間違い
- ファイルの添付ミス
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- 他人の個人情報が入力されたファイルを添付
- 添付ファイルの取り違い
- Bcc と To/Cc の誤り
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- Bcc 送付予定先のメールアドレスが流出
誤送信対策ツールを導入する場合は、主な事故原因である上記の3点に対応できるものを選定する必要があります。
「メール誤送信防止ソリューション」に関する資料請求・お問い合わせはこちらすぐにでも実施すべき、誤送信事故に対する対策
１ メールの宛先間違い対策
メールの宛先間違いを抑制するため、下記のアプローチが重要です。
- メール内容確認時に送信先アドレスを確認する。
- 社内／社外に時間差配信する。
そうすることで、社外にメールが届く前に、社内でミスに気づくことができます。 - ある一定条件において（重要顧客など、メールアドレスのドメインでの絞り込み）、メール送信可否に上長承認が行えるよう制御することも重要です。これにより、第三者の目を通してからメールを送信することができます。
２ ファイルの添付ミス対策
ファイルの添付ミスを抑制するためには、下記のアプローチが重要となります。
- ファイル添付があった際には、上長承認を行うように制御する。
第三者の目を通してから、メールを送信することができます。
また、業務に合わせた運用を行うため、ドメイン指定や送信者グループ等の条件設定ができることも重要です。 - 社内／社外に時間差配信すること。
社外にメールが届く前に、社内でミスに気づくことができます。
３ Bcc と To/Cc の誤り対策
Bcc と To/Cc の誤りを抑制するため、下記のアプローチが有効です。
- 外部アドレスが一定数以上含まれていた際には、自動で Bcc に変換する。これにより、条件に合致した際に Bcc でメールが送付することができます。
さいごに
当社では、ご紹介したメール誤送信事故の原因、それぞれに対して対策が可能なソリューション「Mail Safe」をご提供しています。Mail Safe は、Office 365 に特化したクラウド型のメール誤送信対策ツールです。メールの誤送信対策に必要な上記の7つの機能をオールインワンで提供し、情報漏えいや誤送信を防止することができます。
お客様の環境やビジネスの状況によって異なるセキュリティ・運用ルールに対応するため、きめ細かな条件設定が可能です。毎日利用するメールの利便性を損ねないようユーザーに優れたインターフェースと使い勝手を提供します。
人的ミスにより発生するメールの誤送信は、運用でカバーするには限界があり、システムによる対策が必要です。
少しでも興味などございましたら、まずはお気軽に資料請求ください！
