SBTのスベテ

テレワーク中のセキュリティ課題 ~メールの誤送信編~

関谷 正

新型コロナウイルスの影響などにより、イベント中止のお知らせやリモートワークとする旨を主要メディアやお客様向けに一斉送信するケースが増えています。

それと共に一斉メールを誤送信した旨のニュースも目立つようになり、最近「添付ファイル誤りにより外部に情報を送信してしまった」というニュースも出ていました。

誤送信を防ぐには、「起こる前に防ぐ仕組みを作っておく」ことが最も有効です。
そこで今回は、誤送信を防ぐための対策についてご紹介します。

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メール誤送信の状況

平成29年度の JIPDEC の報告によると、個人情報に関する事故のうちメール誤送信は全体の26.5%と最大の原因となっており、件数は4年間で2.3倍へと急増しています。主なメール誤送信事故の原因としては、以下の3つに分類されます。

原因 1
メールの宛先間違い
  • 同姓の別人にメールを送信
  • オートコンプリート機能による間違い
  • 宛先データのコピー&ペースト間違い
原因 2
ファイルの添付ミス
  • 他人の個人情報が入力されたファイルを添付
  • 添付ファイルの取り違い
原因 3
Bcc と To/Cc の誤り
  • Bcc 送付予定先のメールアドレスが流出

誤送信対策ツールを導入する場合は、主な事故原因である上記の3点に対応できるものを選定する必要があります。

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すぐにでも実施すべき、誤送信事故に対する対策

① メールの宛先間違い対策

メールの宛先間違いを抑制するため、下記のアプローチが重要です。

  1. メール内容確認時に送信先アドレスを確認する。
  2. 社内/社外に時間差配信する。
    そうすることで、社外にメールが届く前に、社内でミスに気づくことができます。
  3. ある一定条件において(重要顧客など、メールアドレスのドメインでの絞り込み)、メール送信可否に上長承認が行えるよう制御することも重要です。これにより、第三者の目を通してからメールを送信することができます。

宛先/文面等の確認画面の例(当社 Mail Safe の場合)
メールの宛先間違い


② ファイルの添付ミス対策

ファイルの添付ミスを抑制するためには、下記のアプローチが重要となります。

  1. ファイル添付があった際には、上長承認を行うように制御する。
    第三者の目を通してから、メールを送信することができます。
    また、業務に合わせた運用を行うため、ドメイン指定や送信者グループ等の条件設定ができることも重要です。
  2. 社内/社外に時間差配信すること。
    社外にメールが届く前に、社内でミスに気づくことができます。

上長承認の確認画面の例(当社 Mail Safe の場合)
ファイルの添付ミス


③ Bcc と To/Cc の誤り対策

Bcc と To/Cc の誤りを抑制するため、下記のアプローチが有効です。

  1. 外部アドレスが一定数以上含まれていた際には、自動で Bcc に変換する。これにより、条件に合致した際に Bcc でメールが送付することができます。

BccとTo/Ccの誤り



さいごに

当社では、ご紹介したメール誤送信事故の原因、それぞれに対して対策が可能なソリューション「Mail Safe」をご提供しています。Mail Safe は、Microsoft 365 に特化したクラウド型のメール誤送信対策ツールです。メールの誤送信対策に必要な上記の7つの機能をオールインワンで提供し、情報漏えいや誤送信を防止することができます。

お客様の環境やビジネスの状況によって異なるセキュリティ・運用ルールに対応するため、きめ細かな条件設定が可能です。毎日利用するメールの利便性を損ねないようユーザーに優れたインターフェースと使い勝手を提供します。

人的ミスにより発生するメールの誤送信は、運用でカバーするには限界があり、システムによる対策が必要です。
少しでも興味などございましたら、まずはお気軽に資料請求ください!

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