SBTのスベテ

Microsoft Teams で決算説明会を開催してみて、得られたこと

椎名 美保

こんにちは。SBT ブログチームの椎名です。
4月27日、SBT は新型コロナウイルス感染拡大防止策として、国内初となる「Microsoft Teams」を利用した決算説明会を実施しました。
そのレポートを、ノウハウを交えながらお届けします。


オンライン説明会開催の背景

決算説明会を行うにあたり、参加者の皆さまの安全を第一に考慮し、オンラインでの開催に踏み切りました。使用したツールは、当社が豊富な知見と経験を持つ Microsoft Teams です。
当日の運営には日本マイクロソフト株式会社(以下、日本マイクロソフト社)にご協力いただき、代表取締役社長 CEO の阿多による決算内容の説明、画面共有を用いた資料閲覧、チャットや音声通話を用いた質疑応答を行いました。
その結果、60名を超える機関投資家・アナリスト、メディアの皆様のご参加に加え、社員170名以上が参加(※)。大きな問題もなく、約1時間の説明会を無事に終えることができました。

※機関投資家・アナリスト向けの配信は Teams 会議、社員向け配信はライブイベント機能を利用


オンライン説明会開催の背景
配信会場では十分な間隔をあけて着席し、全員マスクを着用しました(発言時を除く)


開催してみて得られたこと

オンライン決算説明会の開催は当社にとっても初の試みです。事前に入念な準備を行い、当日を迎えたのですが、スムーズな開催に向けて当社が行った工夫と、開催してみて得られたことをピックアップしてご紹介します。


① 多様な参加者への配慮

参加者の中にはオンライン会議等に馴染みのない方がいる可能性があり、そのような方でもスムーズに参加できるよう操作マニュアルを準備し、事前に参加者へ配布しました。 マニュアルは操作手順を厳選し、画面キャプチャーと短い説明文のみのシンプルな内容で構成。それにより、開催後のアンケートで「きれいで見やすかった、わかりやすかった」と高い評価をいただくことができました。


多様な参加者への配慮
参加者に事前配布したマニュアルの一部
(SBT のグループ会社で、テレワークを推進するための研修やコンサルティングサービスを提供している株式会社 環が提供)


② 本番前に「接続テスト」を実施

本番前にテスト期間を数日設け、「テスト専用オンライン会議」を用意して接続テストを実施しました。参加者が Teams 会議にスムーズに参加できるかどうかや、当日の質疑応答を想定して音声やチャットで問題なくやりとりができるかどうかなどの確認を行いました。参加者の皆さんは Web 会議等をすでに経験済の方が多かったようで、問題なく接続テストを行うことができました。


③ 運営における Tips

  1. チームワーク
    準備期間は約1ヶ月ですが、実働時間は1週間ほどでした。このような短期間でも準備を行うことができたのは、SBT はもちろん、協力していただいた日本マイクロソフト社の「オンライン決算説明会を成功させよう」という意識と意欲の高さがあったからこそだと思います。

    チームワーク
    オンライン決算説明会までのスケジュール


  2. Teams 会議と Teams ライブ配信の併用
    株主・投資家と社員株主(約500人)が参加できる体制を用意するため、Teams 会議と Teams ライブ配信の機能を併用しました。2つの機能の違いは音声でのやり取りの可否です。
    これまでの決算説明会と同様、質疑応答の時間は欠かせません。そのため株主・投資家向けには音声・チャットでのやりとりが可能な Teams 会議を利用しました。一方、Teams 会議は参加人数が250人までという制限があり、かつ社員株主向けには閲覧のみの参加想定であったため、10,000人まで視聴可能な Teams ライブ配信を利用することとしました。

  3. 映像と音声
    オンラインでの開催にあたり検証と検討を重ねてきた結果、映像と音声をより良い状態で参加者に届けるため、当日の撮影等は日本マイクロソフト社に協力を依頼しました。その結果、映像も音声も途切れることなく配信することができました。また、Teams 会議と Teams ライブ配信の両方に、大きなタイムラグなどもなく、同一の映像と音声を流すこともできたことも大きな成果と言えます。

  4. 参加者名の入力
    マニュアルでは参加者名を「会社名―氏名」での入力をお願いしていましたが、接続テストの結果、会社名が長い場合は会社名が途中で切れるだけではなく、氏名が見えなくなってしまい、主催者側で参加者の氏名を把握するのに時間がかかってしまうことがわかりました。そのため、事前の案内メールや、当日に「氏名―会社名」の順で入力していただけるようにアナウンスをしました。アンケートの結果では「会社名や氏名が出ないようにしたい」という意見もあり、今後は氏名と会社名を受付番号に変更するなどの改善が必要と考えています。

  5. オンライン開催のメリット
    今回、新型コロナウイルスの感染拡大防止のためオンライン開催に踏み切りましたが、こうした説明会を Microsoft Teams で開催するメリットは、ロケーションを選ばず、移動時間を節約できることです。臨場と変わらない内容で、どこからでも参加が可能であれば、決算説明会をオンラインで実施できれば、PC があればどこからでも参加することができるため、参加率の向上が期待できます。実際に事前の申し込みでは、80名以上の方に参加表明をいただいておりました。

    オンライン開催のメリット
    ライブ配信中の PC の画面。右側と下に表示されているのが参加者です


おわりに

SBT では緊急事態宣言発令中、新型コロナウイルス感染拡大への対策として、社員の原則テレワーク勤務を実施しました。最大で社員の95%がテレワーク勤務を実施しました。こうした状況の中でコミュニケーションの核となっているのが Microsoft Teams です。

Microsoft Teams は、特別な機材やシステムを揃えることなく、セキュアにイベント開催やコミュニケーションを実現することができます。
Teams 会議では250人まで、ライブイベント機能では10,000人まで参加することができるため、さまざまな用途で幅広く活用することが可能です。
企業の決算説明会や社員向けイベントなどで Microsoft Teams の利用を検討される場合には、当社の取り組みを事例の1つとして参考にしていただけたら幸いです。

SBT では自社活用で培ったノウハウを多くのお客さまに共有するため Microsoft Teams 活用セミナーの開催や、Microsoft Teams 導入ノウハウをパッケージ化した 『Microsoft Teams 向け簡単導入パック』を提供しています。

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関連リンク

Microsoft 365 を利用した働き方改革推進

今回の取り組みについて、マイクロソフトのブログでご紹介いただきました
https://news.microsoft.com/ja-jp/2020/05/15/200515-japans-first-online-results-briefing/

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