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メール誤送信対策と PPAP 対策の事例紹介

原田 豊久

2020年末ごろから PPAP 対策という言葉が広まってきていますが、PPAP 対策は簡単に言うと、パスワード付き zip 暗号化ファイルをメールでやり取りすることのリスク対策です。
PPAP 対策はメールセキュリティという観点でも認識されてきていますが、大きくは2つのポイントがあります。
一つは、情報漏洩。パスワードを付けた zip 暗号化ファイルをメールで送信し、パスワードは別メールで送信しても、対象メールが盗聴されてしまうと情報漏洩に繋がります。
もう一つは、ウィルス感染。こちらは最近では「Emotet(エモテット)」が引合によく出されていますが、パスワードがかかっているファイルのウイルスチェックがスキップされてしまう可能性があります。直近の事例として、ソフトバンクが Emotet などのセキュリティ対策から2022年2月15日以降に暗号化添付ファイルを含むメールを受信した場合、添付ファイルを自動で削除する運用を開始し、3月からは送信メールに対しても同様の措置を適応すると発表しています。

またこの2つのポイント以外にも、そもそも誤って別の人にメールを送ってしまう、もしくは誤った内容のメールを送ってしまうという人的ミスへの対策も同時に進めなければ充分とは言えないのではないでしょうか。

本ブログでは、PPAP 対策やメール誤送信の対策の効果的な利用例として、当社サービス Mail Safe と Mail Alert の併用活用をご紹介させていただきます。

クラウド型メール誤送信防止サービス(PPAP 問題対策)「Mail Safe」詳細はこちら
Outlook アドイン型 メール誤送信防止サービス「Mail Alert」詳細はこちら

Mail Safe と Mail Alert の特長

当社ではメール誤送信対策として Mail Safe と Mail Alert の2サービスを提供しています。
Mail Safe はクラウド型のサービスとなっており、クライアントへの展開作業も不要な為、Microsoft 365 をデバイスを問わずに短期間で利用開始できできます。
一方、Mail Alert は Outlook 専用のアドインツールとなります。ポップアップによりユーザへわかりやすく警告表示ができます。

Mail Safe の主な特長

  • デバイスや環境を問わず利用が可能
  • Web ダウンロード機能を標準搭載
  • 社外メールがポリシー適用対象範囲

Mail Alert の主な特長

  • Outlook 専用アドインツール
  • ポップアップでの警告表示が可能
  • 社内メールにもポリシーを適用可能
  • オンプレ Exchange や Gmail での利用が可能
Mail Safe・Mail Alertの特長
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Mail Safe と Mail Alert の併用例

どちらかのサービスをご利用いただくケースが多いのですが、2つの製品を組み合わせると、より便利で効果的にメール誤送信防止対策ができます。Mail Safe と Mail Alert を併用してご利用いただく場合のそれぞれのメリットを生かした利用例をご紹介します。

Mail Safe の設定例

Mail Safe はデバイスを問わず利用可能なので、メール送信フロー全体を Mail Safe でカバーするように設定します。送信拒否・一時保留・上司承認に加え、PPAP 対策を考慮して Web ダウンロードをデフォルト設定として利用します。

Mail Alert の設定例

Mail Alert は、以下3点を利用します。

  1. Outlook の送信ボタンを押下したタイミングで判りやすく警告表示ができる
  2. 簡単に zip 暗号化ができる
  3. 社内メールにも制御を掛けられる

また、送信先の要望に合わせ Web ダウンロードと zip 暗号化ファイルを選択する必要がある場合、Mail Alert であれば簡単に zip 暗号化することができるので、送信先の要望に合わせて Mail Safe で設定した Web ダウンロードを Mail Alert で zip 暗号化することができます。

Mail Safe・Mail Alertの動作のフロー
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さいごに

Mail Safe には無いポップアップによる警告表示が Mail Alert にはあるので、この点だけで併用されている場合もありますが、それぞれの特長を上手くご利用いただくことで、より効果的にメールセキュリティやメール誤送信対策が取れると思います。

Microsoft Office 365 はとても便利でリモートワークに最適ですが、その一方で基本機能でカバーされていないメール誤送信やセキュリティに関する部分もあります。実際に誤送信が発生してしまった際には、多大な業務負荷がかかりますので、本ブログがセキュリティリスク低減検討のきっかけになれば幸甚です。

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