Microsoft 365 の利用が進むにあたり、SharePoint Online（以下、SharePoint） 上でポータルサイトを運営する企業様が非常に増えていると日々実感しています。お問い合わせいただいお客様にお話を伺う中で課題として挙げられるのが、ポータルサイトに掲載した情報が見てもらえない、更新に気づいてもらえないという課題がございます。
今回、本課題に対して解決できるいくつかの方法について、当社のポータルサービス「OnePortal Modern」の機能も併せてご紹介させていただきます。
リスト、ライブラリなど標準実装された通知が個別に設定できます。通知による設定は、メール宛先や送付条件、頻度を指定可能です。 実際の設定方法は下記の通りです。
OnePortal Modern では、標準では対応していない Microsoft Teams（以下、Teams）通知を可能とする機能を標準提供しています。 Teams の利用が進んでいるお客様においては、Taems 上でポータルの最新情報が確認できるので、情報の更新に気づくことができ、さらには社内への情報の浸透スピードを向上することができます。
簡単ではありますが、下記に OnePortal Modern を利用した際の具体的な設定方法を記載します。
あらかじめ関係者に対して通知したい対象のリスト（ページ、ドキュメントライブラリ、リスト）を決めます。
決めた内容について、私たちから提供している通知リストにその内容を記載します。
通知対象者は、各サイトに設定されたセキュリティグループ／個別設定したメンバーに対して通知を行うので、全社ポータルや部門ポータルなどのアクセス者をセキュリティグループで設定すれば、その方に通知がされる仕様となっています。
SharePoint で社内ポータルサイトを運営する際の情報が見てもらえない、更新に気づいてもらえない課題についての解決方法の1つとして、通知を行う方法についてご紹介しました。
まとめると以下の表の通りとなります。
Teams を利用してより便利に社内情報を共有する方法は多数ありますので、社内ポータル運用についてお困りごとがありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。
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