クラウドサインを Teams からシームレスに活用し、煩雑な電子契約業務を効率化

デジタルトランスフォーメーション（DX）への機運の高まりやデジタル改革関連法の施行を受けて、紙とハンコに依存していた契約業務の電子化を検討している方も多いのではないでしょうか。本ブログでは、弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービス「クラウドサイン」に Microsoft Teams（以下、Teams）を連携させることで、電子契約業務を抜本的に効率化する方法についてご紹介いたします。

クラウドサインが持つ特長とは？

電子契約サービス市場は2021年も伸長し続けており、2021年9月1日にデジタル改革関連法が施行されたことも強い追い風となって、ますます身近なサービスになりつつあります。

クラウドサインの基本的な仕組みは、メール認証とアクセスコードによる2段階認証、アプリによる2要素認証を加えることで“本人性”を厳重に担保することにあります。電子署名とタイムスタンプにより、電子文書に「いつ」「誰が」同意したのか“非改ざん性”を担保できます。

また、契約交渉済みの契約書をアップロードして、相手方が承認するだけで簡単に契約を結ぶことができます。書類の送信者のみがクラウドサインに登録していれば、受信者はクラウドサインに登録する必要もなく使えます。

このクラウドサインは「Microsoft Teams」や当社の「ワークフローサービス」とシームレスに連携することで、効果的かつ利便性を高めた電子契約業務を実現できるので、本ブログと次のブログで2回に分けて詳しくご紹介します。

「クラウドサイン for Microsoft Teams」で解決できる課題とは？

当社では、日常業務で使い慣れた Teams 上で、クラウドサインへの書類送付から電子署名済みの書類の格納まで自動で完結する「クラウドサイン for Microsoft Teams」をご提供し、さらなる利便性の向上を図っています。

実際にクラウドサインを利用している企業様にヒアリングを行ったところ、以下のような課題がありました。

• 業務連絡と署名連絡が分断していて、電子署名を行うたびにクラウドサインにログインして依頼を行う必要があるため面倒
• 電子署名済みの書類を手作業で所定のフォルダに格納する必要があるため煩雑になりやすい
• 決裁完了通知は、受領した運用担当者から関係者へ別途個別に連絡する必要がある

このような課題に対し、クラウドサイン for Microsoft Teams は、電子署名の申請や承認、確認、書類保管に関する一連の作業を自動化することができるため、煩わしい電子契約業務から担当者を解放します。

クラウドサイン for Microsoft Teams の利用手順

それでは、クラウドサイン for Microsoft Teams の実際の使い方をご説明しましょう。

まずクラウドサイン for Microsoft Teams のユーザーは、Teams に表示されるクラウドサインのアプリケーションから電子署名の申請を行います。この際、宛先に契約相手の企業担当者はもちろん、自社の決裁者などを加えることも可能です。

こうして宛先に設定した相手に電子署名依頼メールが送られ、契約相手はその書類内容に問題がなければ承認します。これだけで電子署名は完了です。

この完了ステータスは、事前に設定したメールや個人チャットなどのチャネルに対して一斉に通知され、上長や決裁者などの関係者は Teams 上で完了した契約をすぐに確認することができます。

また、電子署名済みとなった書類は、あらかじめ指定された Teams 上のライブラリに契約タイトルとタイムスタンプ付きで自動保管されるため、手作業で煩雑になりがちだった書類管理もラクになります。

さいごに

今回は、クラウドサインの基本的な仕組みと、クラウドサイン for Microsoft Teams の利用イメージをご紹介しました。

クラウドサイン for Microsoft Teams をご利用いただくことで、申請者はクラウドサインのサイトにアクセスしなくても、Teams 上でクラウドサインの申請や閲覧が行えるようになり、効率的な電子契約業務がすぐに始められるようになります。
また、電子契約に関する一連の作業をさらに自動化し、より便利でより効率的に業務運用できる方法もご紹介しています。

もし本サービスにご興味をお持ちになりましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。