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クラウドサインとワークフローとの連携で得られるメリットとは?

関谷 正

前回の記事では、クラウドサインの基本的な仕組みから「クラウドサイン for Microsoft Teams」のご利用イメージまでを解説しました。 今回は、さらに便利にお使いいただける「ワークフローとクラウドサインの連携」をテーマに、得られるメリットや実際の連携方法をご紹介します。



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ワークフローサービスの個別利用が非効率を招く?

クラウドサインは、Web 完結型の電子契約サービスとして知られていますが、電子署名の申請や承認、確認、書類保管に付随する一連の作業を自動化できれば、より効果的な業務運用が可能となります。

実際にクラウドサインを利用している企業様を調査すると、契約相手に電子署名を依頼する際に、社内での事前申請を別途個別のワークフローで行っているケースが散見されました。担当者にしてみれば、まず社内で承認を取ったのち、クラウドサインにログインして改めて申請を開始しなければならないため、どうしても二度手間に感じることがあるはずです。

クラウドサインとFlowの連携

このようなお悩みに対し、当社が提供しているワークフローサービス「Flow」を組み合わせることで、シームレスでより効率的な運用を見据えたクラウドサインの活用が可能となります。

具体的には、クラウドサインと Flow を連携させることで、事前の社内申請から契約相手への依頼、関係者へのステータス通知、電子署名済みの書類の保管まで、一気通貫で処理を進めることができ、これにより非効率な契約作業を解消し、電子契約の前段階の社内承認も Microsoft Teams(以下、Teams)上で行えるようになります。

クラウドサインとFlowの連携フロー
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クラウドサインと Flow との連携方法

クラウドサインと Flow の連携方法をご紹介します。

まずは Teams から事前申請を行い社内で承認されると、その書類やデータがクラウドサインに自動的に引き渡されて契約相手に依頼が行われます。

さらに契約相手によって承認されると、申請者および関係者の個人チャットに完了通知が自動的に送られると同時に、電子署名済みとなった書類は、あらかじめ設定された社内ポリシーに応じて Teams の所定のライブラリに自動的に振り分けられます。


クラウドサインとFlowの連携操作画面
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クラウドサインしたファイルの自動連携方法とは?

Flow には「書類ファイル管理機能」があります。
これまでの文書管理は、承認依頼から顧客名や分類項目などのタグ付け、フォルダ格納などほとんどの作業が担当者の手作業で行われてきました。そこに Flow の書類ファイル管理機能を適用することで、クラウドサインされたファイルを申請書の項目に基づいたタグの埋め込みや、申請部門ごとに振り分けたフォルダ格納などを自動で行うことが可能となります。

Flow文書管理のメリット
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ITの専門知識不要で使える利便性や豊富な機能

Flow においてお客様よりご好評いただく部分は、操作性となります。
Flow はワークフローを作成する際、プログラムコードを記述する必要はなく、承認経路の設定もフォームの定義もすべて GUI 上で行うため、IT の専門知識を持たない業務部門のエンドユーザーでも直感的にワークフローを作成することができます。
こうして作成するワークフローのひとつのオプションとしてクラウドサインを定義することで、クラウドサインと Flow との連携が実現します。

また、ユーザーの Microsoft SharePoint 環境にアドインしながらサービス提供でき、Outlook や Teams などへの通知も標準装備しているため、申請・承認にすぐに気付くことができます。

そのほか申請・承認機能に必要な導線をすべて Teams にワークフローアプリとして集約するなど、Flow には豊富な機能が用意されています。

Flow 申請・承認時に必要となる、Microsoft Teams に集約された機能
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さいごに

今回は、クラウドサインを効果的に利用する手段として、Flow との連携を中心にご紹介しました。

クラウドサインをワークフローサービスとシームレスに連携させることで、法務担当者の運用負荷を軽減し、より厳密な社内ポリシーのもとで電子契約を運用するなど、着実に改善を図ることが可能です。

すでにクラウドサインをご契約済のお客様であれば、Flow をお申込みいただくことでワークフローとの連携が可能になります。クラウドサインの導入がこれからの方も、本サービスにご興味をお持ちになりましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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