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クラウドサインと Microsoft Teams を連携させるには?

関谷 正

テレワークの普及に伴い、「脱ハンコ」を目的に社内のワークフローを紙から電子化される企業様が非常に増えてきていると実感しております。また、社外との契約においても「脱ハンコ」が可能な電子契約(電子署名)サービスへの注目が高まっており、2019年に68億円だった電子契約市場の規模は、2024年には約4倍の264億円になると予想されています(矢野経済研究所、2020年11月発表)。当社でも「署名済みの契約書類を、 Microsoft 365 や Microsoft Teams で効率的に一元管理したい」といったお声をいただくようになりました。

そんな中、当社では2021年3月に、多くの企業でコラボレーションツールとして利用されている Microsoft Teams(以下、Teams)上で、「クラウドサイン」への書類送信から電子署名済みの書類格納までを完結するサービス「クラウドサイン for Microsoft Teams」を同年4月26日より提供開始する、と発表しました。

本日は、クラウドサイン for Microsoft Teams の利用イメージやメリットなどを、提供開始より先行してご紹介します。




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クラウドサインと Microsoft Teams、連携のメリットとは?

クラウドサインとは、弁護士ドットコム株式会社が提供する Web 完結型のクラウド契約サービスです。

Microsoft Teams などのコラボレーションツールを利用したテレワークは、新しい働き方として定着してきています。クラウドサイン for Microsoft Teams は、多くの企業でコラボレーションツールとして利用されている Teams 上で、クラウドサインへの書類送信から電子署名済みの書類格納までを完結することができるサービスです。

クラウドサインと Microsoft Teams の連携により、ユーザーは Web ブラウザやメールなど複数のツールを切り替えることなく、Teams を使った業務の延長で電子署名を利用できるため、効率よく電子契約業務を行うことができます。

クラウドサインと Microsoft Teams、連携のメリットとは?


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利用手順1. クラウドサインの事前設定

クラウドサイン for Microsoft Teams の利用手順をご紹介します。まず、ユーザー(クラウドサインの申請者)は初期設定として、自身の Teams アカウントに対して、「クライアント ID」、「どのチャネルに通知したいか(下記図、Web フック URL)」、「どのチャネルのどのファイルに格納したいか(保存先 URL)」といった情報を登録します。これらの情報を設定してただくことで、例えば「あるユーザーが申請したものはすべて同じチャネルのファイルに格納する」といったことが可能となります。

クラウドサインの事前設定
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利用手順2. クラウドサインを利用して、電子申請・電子署名を行う

クラウドサインの事前設定が完了したら、ユーザーは Teams に表示されるクラウドサインのアプリケーションから、各種申請を行います。この際、宛先には契約相手の企業担当者だけでなく、自社の決裁者などを加えることも可能です。

宛先に設定した社内・社外の担当者・決裁者にはメールで通知が届くため、そこから電子サイン(電子署名)を行っていただきます。ここは、通常のクラウドサインと同じです。

クラウドサインを利用して、電子申請・電子署名を行う
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利用手順3. 電子サイン後の書類を、Microsoft Teams へ自動保管・通知

電子サイン済みの書類は、「利用手順1. クラウドサインの事前設定」にてあらかじめ指定した Teams 上のチャネル・ファイルに自動で格納されます。格納されるファイルは、クラウドサインにて電子サインされた署名付きのファイルです。

なお、署名が完了した際には、事前に設定したチャネルに通知が飛びますので、申請者や関係者はその内容に即時に確認することができます。

電子サイン後の書類を、Microsoft Teams へ自動保管・通知
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さいごに - すでにクラウドサインをご利用中の方でも、ご利用可能

本日は、クラウドサイン for Microsoft Teams の利用イメージをご紹介させていただきました。本サービスをご利用いただくことで、申請者はクラウドサインのサイトにアクセスしなくても、Teams 上でクラウドサインの申請や閲覧が行えるようになります。

本サービスは、2021年4月26日よりご提供を開始します。すでにクラウドサインをご契約済のお客様でも、本サービスをお申込みいただければすぐに利用可能です。もし本サービスにご興味をお持ちになりましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

※ クラウドサインならびに Microsoft Teams の利用料金は別途発生いたします。


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