【活用事例】SharePoint を活用した「社内報」、当社の運用方法とは？

こんにちは。SBT ブログチームの椎名です。私はインターナルコミュニケーション（社内広報）を担当しており、SBT グループ社内報の運営に携わっています。
突然ですが、みなさんの会社の社内報は、どのような媒体で発行されていますか？　紙や冊子、PDF、Web サイトでの公開など、さまざまな形式の社内報があるかと思います。
当社の社内報は、SharePoint Online（以下、SharePoint）および、SharePoint 上に稼働する「OnePortal Modern（以下、OnePortal）」を活用したポータルサイト形式で構築しており、ほぼ毎日更新しています。

社内報は社内のコミュニケーション活性化に役立つコンテンツですが、昨年から続く新型コロナウイルス感染拡大防止対策としてリモート環境で業務をされる方が増えたことにより、これまで通りのコミュニケーションが難しいケースも出てきました。そのような状況の中で、社内報の Web 化を検討されている方もいらっしゃるのではないかと思います。

そこで、今回の記事では当社が SharePoint を活用した社内報（社内ポータル）をどのようにして運営しているのかということと、閲覧者数を増やすために実施した施策についてご紹介したいと思います。

種類豊富な Web パーツとページコピー機能でスムーズな更新を実現。運営負担も軽減

当社の社内報は2018年1月に SharePoint で運用を開始し、2019年3月から「OnePortal Modern」に移行しました。OnePortal は、SharePoint 上で稼働する SaaS 型のオールインワンテンプレートサービスで、手軽に社内ポータル構築ができ、運用の負荷も軽減することができます。Microsoft クラウドソリューションのさらなる利活用を促進するために誕生した、当社オリジナルサービス「clouXion（クラウジョン）」のラインアップの1つです。

SharePoint は、あらかじめ用意されたテンプレートや Web パーツにより、短期間ですぐに社内ポータルが構築できるツールなのですが、「どのようにしたら見やすいポータルが作れるのかわからない」、「うまく活用しきれていない」といったお客様からの声が多く寄せられていました。そこで、SharePoint の利便性をさらに高めるソリューションとして OnePortal が開発され、まずは自分たちで実際に使ってみようということで、当社の社内報を OnePortal に移行することになったのです。

OnePortal では、SharePoint に標準で用意されている Web パーツと SBT 独自の Web パーツ、併せて50を超えるパーツを組み合わせて、簡単で使いやすいポータルサイトを構築することができます。また、サイト内へのTwitter や YouTube 動画の埋め込みなども可能で、多様な情報を集約することが出来ます。

1から作らなくてもいい！ ページをコピー＆テンプレート登録

OnePortal では、ページの作成も簡単にできます。先に作ったページをコピーすることができるほか、作ったページをテンプレートとして登録できるため、手間を極力減らしながら、統一したレイアウト＆デザインのポータルサイトをつくることが出来ます。
公開したページには、どれだけ見られたかがわかる「表示回数」や「いいね！」機能など、運営側にとって目標や励みになる機能も付いています。

クイックリンクでバナーの作成が不要に

豊富な Web パーツの中で、当社でよく使用しているのが「クイックリンク」です。「クイックリンク」では、Web ページの URL を入力するだけでリンクを張ることができ、リンク先のページの画像を自動でアイキャッチとして表示してくれます。画像が入ることで、文字情報だけではなく視覚情報も与えることができるため、クリック率を高めることができます。
以前は見せたい記事をトップページなどにピックアップする際、バナーを1個1個作成しており、更新に時間がかかっていたのですが、今ではクイックリンクを貼るだけなので、わずか数分で更新完了できるようになりました。

閲覧者数 UP なるか？ 利用者増加中の Teams と OnePortal が連携

SharePoint から OnePortal に切り替えたことで、社内報の運用負荷を下げることができ、更新頻度も上がりました。そうすると、次はページビュー数（PV 数：閲覧者数）を上げたいところです。しかし、PV 数を上げるためのよい施策を見つけることができず、伸び悩む日々が続いていました。一体どうしたらもっと多くの社員に見てもらえるのかと頭を悩ませていたところ、OnePortal 開発チームから「Microsoft Teams（以下、Teams ）との連携が可能になります」という吉報がもたらされました。

Teams はチャット機能、資料共有機能、通話機能、ビデオ会議開催機能、各種 Microsoft 365 ツールとの連携機能などが集約して搭載されているコミュニケーションツールです。新型コロナウイルス感染拡大の影響でテレワークの導入が急速に進んだことに伴い、リモート環境での業務やコミュニケーション手段として Teams の利用者も増加しています。

当社でも Teams を活用しており、テレワークが定着した今では、Teams が業務とコミュニケーションの基盤となっています。業務開始時には Teams を確認し、連絡や情報共有、会議など社内のオンラインコミュニケーションはほぼすべて Teams で完結できています。もはや仕事に欠かせない重要なツールとなった Teams と連携ができれば、社内報の閲覧者が増えることは間違いありません。期待に胸を躍らせながら、実装される日を待ちました。そして2021年1月、ついに Teams との連携が開始されました。

なお、Teams への OnePortal の組み込みに関する技術的なことや、詳しい経緯についてはお問い合わせください。

Teams と OnePortal が連携した結果、なんと閲覧者数が2倍以上に！

Teams と OnePortal の連携から3ヶ月。PV 数はどのようになったのでしょうか？

ご覧のとおり、Teams との連携開始後、PV 数が向上しました！ 2020年の同月と PV 数を比較したところ、1月は1.1倍、2月は1.6倍、3月は2.3倍になり、徐々に連携の効果が表れ始めています。
社員からも、「わざわざアクセスしなくても、Teams で社内報を見られるのが良い」、「Teams に入ってから社内報を見る頻度が上がった」などの声をいただき、社内報運営者としては感無量です。
とはいえ、今後も訴求＆周知活動を怠らず、社内報の閲覧者を増やしていきたいと思っています。また、今回の結果を OnePortal 開発チームにフィードバックし、サービスの改善に役立ててもらえたらと考えています。

Web 社内報、社内ポータルでお悩みの方、ぜひご相談ください

今回は Web 社内報の当社事例をご紹介させていただきました。
同じように SharePoint の活用、Web 社内報や社内ポータルの運用、閲覧者数の伸び悩みなどでお困りの方や、OnePortal にご興味を持たれた方がいらっしゃいましたら、ぜひ当社にご相談ください。
また、既存の社内ポータルやワークフローシステムの Teams への組み込みは、当社のご提供するサービスでも実現可能ですので、こちらもご興味がございましたら、お気軽にご相談ください。