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SharePoint 上の社内ポータルの更新情報を閲覧者に配信する方法

関谷 正

Microsoft 365 の利用が進むにあたり、SharePoint Online(以下、SharePoint) 上でポータルサイトを運営する企業様が非常に増えていると日々実感しています。お問い合わせいただいお客様にお話を伺う中で課題として挙げられるのが、ポータルサイトに掲載した情報が見てもらえない、更新に気づいてもらえないという課題がございます。
今回、本課題に対して解決できるいくつかの方法について、当社のポータルサービス「OnePortal Modern」の機能も併せてご紹介させていただきます。

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SharePoint 標準で用意されている通知

リスト、ライブラリなど標準実装された通知が個別に設定できます。通知による設定は、メール宛先や送付条件、頻度を指定可能です。 実際の設定方法は下記の通りです。

  1. コマンド バーで省略記号(...)をクリックし、[通知] を選択して [アイテムが変更された場合に通知する] ダイアログ ボックスを表示します。
  2. SharePoint 通知機能フロー①
  3. 通知タイミングは受け取りたいタイミングや通知の対象を選択できます。
  4. SharePoint 通知機能フロー②
≪SharePoint の通知で設定できる項目≫
  • 通知の対象
    • すべての変更
    • 新しいアイテムの追加
    • 既存のアイテムの変更
    • アイテムの削除
  • 指定の変更に対する通知の送信
    • 変更があったとき
    • 作成したアイテム
    • 作成したアイテムをほかのユーザー・グループが変更したとき
    • 最後に更新したアイテムをほかのユーザー・グループが変更したとき
  • タイミング
    • すぐに通知する
    • 日に一度通知する
    • 週に一度通知する
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OnePortal Modern の新機能「Teams 通知」アプリ

OnePortal Modern では、標準では対応していない Microsoft Teams(以下、Teams)通知を可能とする機能を標準提供しています。 Teams の利用が進んでいるお客様においては、Taems 上でポータルの最新情報が確認できるので、情報の更新に気づくことができ、さらには社内への情報の浸透スピードを向上することができます。

「Teams 通知」アプリ 概要

簡単ではありますが、下記に OnePortal Modern を利用した際の具体的な設定方法を記載します。

あらかじめ関係者に対して通知したい対象のリスト(ページ、ドキュメントライブラリ、リスト)を決めます。
決めた内容について、私たちから提供している通知リストにその内容を記載します。

「Teams 通知」アプリ フロー①

通知対象者は、各サイトに設定されたセキュリティグループ/個別設定したメンバーに対して通知を行うので、全社ポータルや部門ポータルなどのアクセス者をセキュリティグループで設定すれば、その方に通知がされる仕様となっています。

「Teams 通知」アプリ フロー②
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さいごに

SharePoint で社内ポータルサイトを運営する際の情報が見てもらえない、更新に気づいてもらえない課題についての解決方法の1つとして、通知を行う方法についてご紹介しました。
まとめると以下の表の通りとなります。

SharePoint通知機能比較表

Teams を利用してより便利に社内情報を共有する方法は多数ありますので、社内ポータル運用についてお困りごとがありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

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