Teams を活用して業務課題を解決するカスタムアプリとは？

新型コロナウイルス（COVID-19）感染拡大の影響もあり、リモート環境での業務が広がる中、Microsoft Teams（以下、Teams）の利活用がさらに広がっています。2020年10月、マイクロソフト社は「1日あたりの Teams の利用者数が1億1500万人に達した」と発表しており、Teams 上でチャットや Web 会議等を実施している方も多いのではないでしょうか。

そんな中、皆様は業務を行う際、Teams を含めた Microsoft 365 の各アプリを、どのような方法で利用しておりますでしょうか？Teams をアプリで立ち上げた上で、SharePoint にアクセスするためにブラウザを立ち上げたり、Power BI などの専用アプリを開きながら、業務を行っている方も多いと思います。しかし、このように各アプリを利用すると、複数のブラウザ・アプリが立ち上がるため利用したいアプリを切り替えながら作業を進めることになり、わずらわしいと感じているのではないでしょうか（私はわずらわしいです）。

本ブログでは、各アプリを利用する際、複数のブラウザやアプリを立ち上げることなく Teams から利用できる「Teams のカスタムアプリ」についてご紹介します。

Microsoft Teams に組み込むことができるアプリと、その種類

Teams に組み込むことができるアプリは、3つの種類があります。

1. 既定のアプリ： チーム、通話、ファイルなど、プリインストールされているアプリ
2. カスタムアプリ（ストア公開）： プリインストールされていない Microsoft のアプリや、その他審査を受けてストアにて公開されているサードパーティー製のアプリ
3. カスタムアプリ（自社開発）： 各テナントにてユーザーや IT 管理者が作成したアプリ。社内システムや業務との親和性を強くすることができる

カスタムアプリを Teams に登録すると、Teams の PC アプリ／モバイルアプリ／ブラウザ に自動的に追加され、利用者はどこから Teams にアクセスしてもすぐにそのアプリを利用することができます。

カスタムアプリのメリット① 利用頻度の向上が期待できる

例えば社内ポータルでは、「従業員になかなかポータルサイトにアクセスしてもらえず、重要な情報が読まれていない」などの課題を抱えているお客様がいらっしゃいます。Teams のカスタムアプリを利用すれば、ブラウザを立ち上げることなく普段使用している Teams 内のボタンワンクリックするだけでポータルサイトへアクセスできるため、アクセス数の増加が期待できます。

実際当社においても、Teams アプリとしてポータルサイトを配置したことにより、Teams アプリを入れる前と比較して1.5倍近くアクセスが増えております。

テレワークを行っていて情報共有がなかなかできない状況下においては、このような手段は非常に有効に働くと思います。

カスタムアプリのメリット② エンドユーザーの作業時間の削減ができる

例えば「ワークフローによる申請」を例にあげると、申請は以下のような流れで行うのが一般的かと思います。

1. ブラウザを立ち上げ
2. 全社ポータルにアクセスし
3. ワークフローシステムのリンクを押下
4. 該当のワークフローを探し、申請する

しかし、これだとワークフローにアクセスするまでの手順が多く、また入社して間もない方、申請の機会が少ない方はどこにワークフローがあるか確認する作業もあり、必要以上に時間がかかっているかと思います。

この場合、Teams のカスタムアプリとしてワークフローシステムを登録すると、Teams からワンクリックですぐにワークフローにアクセスでき、検索等を行うことなくすぐに利用を開始できます。このように、カスタムアプリは必要以上にかかっている作業時間を削減できることが期待できます。

おすすめのカスタムアプリ① 社内ポータルの組み込みで、アクセス頻度増

Teams へ組み込むおすすめのカスタムアプリ、一つ目は「社内のポータルサイト」です。特にテレワークでは、社員に対し実際に声をかける、といったことがなかなかできません。そのため、社内ポータルで発信される情報を、社員自らが能動的に閲覧することが重要です。そこで、ポータルサイトは社員が毎日使用する Teams に組み込み、アクセス頻度を向上させることをおすすめします。

例えば、当社がご提供する、SharePoint Online のポータルサイトを手軽に構築できるサービス「 OnePortal Modern」を利用すると、社内ポータルをカスタムアプリとして Teams に簡単に組み込むことができます（適用に一部条件がございます）。OnePortal Modern は、情報共有を促進するアクセス解析の機能もあり、ボタン１つで簡単にアクセス状況を確認することができます。

また、専門知識不要で GUI による簡単設定が可能でなため、社内ポータルの情報促進を加速したいという方だけでなく、ポータルを自社開発されていてメンテナンスが大変だと感じている企業様におすすめです。

おすすめのカスタムアプリ② ワークフローの組み込みで、承認タイムラグを削減

Teams へ組み込むおすすめのカスタムアプリ、二つ目は「ワークフローシステム」です。Teams を活用している方は、Teams を常に開きながら、個人チャット／グループチャットの確認・やりとりを行うケースが多いと思います。そのため、常に開いている Teams にも「承認依頼や承認完了の通知を受け取りたい」という方も多いのではないでしょうか。この場合、Teams へ通知を飛ばすことのできるカスタムアプリの導入がおすすめです。

例えば、当社がご提供する、Microsoft 365 を活用してワークフローを簡単に構築できるサービス「 Flow」では、申請したワークフローが Exchange Online、Teams 通知の双方に対応しているため、申請があった場合の承認依頼の連絡を Teams と Outlook、双方で受信することができます。また、以下の画像のように Teams アプリにピン留めを行い専用メニュー画面を表示させることができるため、ワークフローの申請もすぐに行うことが可能です。

こちらのサービスも SharePoint Online にアドインした形でご提供しており、シングルサインオンでログイン可能です。申請書のフォーム設定・承認経路が簡単に作成できるだけでなく、スマホで簡単に申請・承認できます。紙のワークフローから脱却したい、社内にワークフローが入っているがメンテンスが課題となっているお客様に大変おすすめです。

さいごに

今回は、複数のアプリを立ち上げることなく、Teams のみで各アプリが可能となる「Teams のカスタムアプリ」についてご紹介しました。カスタムアプリを有効に活用することにより、ユーザビリティや利用頻度を向上させ、不要な作業時間を削減することが可能です。

社内ポータルやワークフローシステムの Teams への組み込みは、当社のご提供するサービスでも実現可能です。ご興味がございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。