テレワークでも「社内ポータル」で情報共有を促進する方法

社内ポータルで最も多い課題は「情報が伝わっているかわからない」こと

私は今、マーケティングの業務をしていますが、以前はお客様の社内ポータルのアドバイザーをしていたことがあります。社内のポータルをどのように作れば、社員の方に毎日見ていただけるか、必要な情報を必要な人へ届けられるかをお客様とともに検討し、ポータルの改善や、新たなポータルを作るお手伝いをしていました。

アドバイザーをしている中で、ポータルの管理者の方から受ける相談で多いのはこのようなことでした。

• 毎日「掲示板/お知らせ」を見てほしいのに、アクセス数が少ない
• 社員に情報が届いているかがわからない
• 本社と支社で情報格差がある
• ポータルに情報が多すぎてわかりづらい

ポータルが社内システムへのリンク集化しているという企業様も多かったです。さらに、情報が伝わっていないから、ポータルに掲載した内容をメールしていますという企業様もありました。
個人的な見解ですが、メールでお知らせ発信はお勧めできません。なぜなら、人に寄りますが1日何百通とメールが届いていることもあるため、お知らせが埋もれてしまうからです。さらに「お知らせ」メールが多いと、お客様からの重要なメールの見落としを助長することにもなりかねません。社員の中には、「メールで来るからポータルは見なくていいや」という人まで現れ、さらにポータルを見無くなる人が増えてしまいます。それでは元も子もないですよね。

会社からの重要な情報を伝えるために作られたポータルが使われないのは、日々一生懸命情報をアップしている発信者側の方にとって、とても悲しいことです。

社内ポータルは、外部向けのサイトと同じ感覚で作る

ポータルを改善するポイントは山ほどあるのですが、今回はまず簡単な改善からということで、ポータルの見た目や配置を変えて、見られやすくする工夫についてご紹介したいと思います。

社内ポータルは、社外向けに作成している Web サイトと同じように作るものだと考えてください。きれいな Web サイトは、見る気になりますよね。ショッピングサイトなら古めかしいページより、今どきのきれいなサイトの方が同じ商品でも素敵なものに見えたりしますよね。それと同じ感覚で、社内ポータルも見た目をちょっときれいにするだけで、閲覧数が上がるのです。

では、どの部分で見た目を変えるのか。
すでに取り組まれている企業様も多いと思いますが、例えばこんなことです。

• 重要なお知らせは文字から画像に変える
• リンク集は単色のバナーではなく、画像入りの画像にする
• 変えられるなら背景に薄めの色や画像を付ける

文字ばかりの味気ないポータルから、ちょっと写真を使うだけで、Web サイトのようなきれいな見た目にすることができます。発信する情報にあわせた写真を使うことで、視認性も上がるので情報を探しやすくもなります。

画像は自分で作る必要がありますが、PC に入っているペイントソフトや、PowerPoint の画像編集などでバナーを作ることができるので、専門的なデザインのツールを使えなくても心配はありません。私は Photoshop も使いますが、簡単なものは PowerPoint で画像を作ってしまいます。

今のポータルでは見た目を変えるのが大変、そんな時は…

社内で Office 365 を導入している場合、SharePoint Online でデザイン性のあるポータルを作ることは可能ですが、少し凝ったことをしようとすると専門の知識が必要になり、現場主導でポータルを導入するハードルは高くなります。
そういった場合、あらかじめさまざまなパーツが用意されたポータルのテンプレートを導入するというのも1つの解決手段です。

当社の SharePoint Online のモダン UI に対応した、『OnePortal Modern』であれば、デザイン性のあるポータルを簡単に作成することが可能です。『OnePortal Modern』は、アイキャッチになる「スライダー」をはじめ、「掲示板」「ドキュメント」「社員検索」などのパーツが用意されていて、画面上で簡単にレイアウトができます。

＜OnePortal Modern の特長＞

• 画像スライダー：画像を使って注目トピックスをスライダー形式で通知できます。（最大10スライドまで）
• 未読・既読表示：利用者自身がお知らせの未既読を判別できるので、確認し忘れを防止します。
• 記事単位のアクセス者一覧取得：掲示板の記事がどれだけ読まれているかを把握できます。
• タブ形式：1つのパーツ内でタブ表示ができます。リストやライブラリをタブ表示することで、ポータルをコンパクトに見せることができます。
• 社内アドレス帳：事前にマスターの組織情報を設定しておくことで、部署や従業員情報を検索することができます。

この中で最もインパクトのある「画像スライダー」は、社員に必ず知ってもらいたい重要な情報を掲載します。例えば“社内規定の変更”“経営メッセージ”、今だと“テレワークに関する情報”など。
配置は自由に設定できますが、位置は左上に置くことをお勧めします。ポータルの作りにもよりますが、下図のように人の目線は左上から①～④の順番で見ることが多いからです。
必ず見てほしいものを左上の①に、何もしなくても絶対に社員が見るような情報、例えば“リンク集”や“売上実績の速報”などは右下④に置くと全体的に目を通してもらえるようになります。

さいごに

ポータルの工夫、いかがでしたでしょうか。本当に些細なことではありますが、ちょっとしたことでポータルの情報を社員の方へより伝えやすくなります。他にも、掲示板の発信ルールや、さらに見てもらうためのコンテンツ、目的別のポータルなど工夫ポイントは多くありますが、また機会があればご紹介させていただこうと思います。

以上、最後までお読みいただきありがとうございました。