【社内事例】Microsoft Teams 設定の自動化を実現「Provisioning Flow」

セキモリ

2020年01月24日

こんにちは、SBT ブログチームのセキモリです。

当社では今まで、セミナーやブログなどで Microsoft Teams（以下、Teams）の利活用がもたらす効果をお伝えしたり、Teams を社内でどう利用しているか、社内事例をご紹介してきました。

今でこそお客さまに Teams 活用の社内事例をご紹介していますが、そんな当社も Teams の導入当初は試行錯誤の連続で、運用の手間に悩まされることも多々ありました。本日のブログでは、Teams を導入したばかりの当社がどのような運用をしてどのような課題に悩まされていたのかの一例と、それを改善したソリューション「Provisioning Flow」の導入事例をご紹介します。

抱えていた課題、解決したかったこと

メールでの申請、 Excel による申請情報の管理、手作業で行う設定

当社では以前、Teams のチーム作成やチームの管理者変更を行う際、社員より「Excel の申請書が添付され、上長を CC に加えたメール」という形で依頼をもらっていました。そして、情報システム部門にてチームの作成作業を行った後は、受領した Excel の申請書をマスターとして保管していました。

そんな中、オンプレミスのファイルサーバーを Teams へ移行するというプロジェクトが始動し、大量のチームやチャネル作成が見込まれることになりました。アサインできるメンバーや工数も限られる中、従来のメールベースの申請や Excel によるマスターの管理、そして手作業による設定を行うには、運用上限界があります。

他にも、ユーザー側にある程度編集権限を持たせていたことにより、ユーザーが一部の設定を編集できてしまうため、目検での監視を行っていた部分もありました。チームの作成時に SharePoint サイトや Office 365 グループなど複数のオブジェクトを同時作成するため、Office 365 管理者権限という強い権限が必要となり、情報システム部門でも一部のメンバーしか対応できないなどの問題があります。

細かい点では、コマンド実行で作成される部分と Office 365 管理ポータルからのみ設定できる箇所が分かれているため、チームの作成時に複数回の画面遷移が発生したり、メールから申請書（Excel ファイル）を1つ1つ開くのに時間がかかるなど、1つのチーム作成では目立たなくても、数百単位のチームを作成する際には、塵も積もって山となり、非常に工数のかかる作業もありました。

メールでの申請、 Excel による申請情報の管理は作業漏れが発生しやすく、管理も煩雑になりやすい
限られたメンバーしかチーム作成やチームの管理者変更が行えない
数百単位のチームを、ミスなく手作業で作成することが難しく、目検確認も限度がある

導入の要件

複雑なセキュリティポリシーに対応でき、運用が自動化できる製品であること

新たなシステムを導入する要件として、まず必須となったのは「作成できるチームをプライベートチームのみに制御できる」「過去の申請内容の確認や変更が適切な人にしか実施できない」など、当社の複雑なセキュリティポリシーを満たすためのセキュリティ設定が可能であることです。

また、システムから申請・承認が行えることはもちろん、承認した内容に沿って各種設定が自動で適用され、人の手を介さずに利用を開始できること、チームの一括作成が可能で各チームごとに容量の制限ができることも、外せない要件でした。

もともと Microsoft Flow（現 Power Automate）を用いて申請書を自動で取り込むツールを作成していましたが、一部手運用が残ってしまい、完全に自動化ができず、別の方法を模索していました。

当社の複雑なセキュリティポリシーを満たすためのセキュリティ設定が可能であること
人の手を介さずに Teams を利用を開始できること
Microsoft Flow（現 Power Automate）では実現できない要件があった

導入効果と今後の展望

作業時間は1日約5分！従来かかっていた工数を90％以上削減

そこで、Provisioning Flow を導入したところ、ワークフローによる申請のため処理漏れがなくなり、承認の証跡が取れるようになりました。どこで承認が止まっているか、申請者が確認できるようにもなり、申請後の処理状況がクリアになったため、社員からも好評です。

また、以前は申請書をメールで受領後、手作業で申請書を情報システム部門の関係者だけが閲覧できる場所へ保管し申請書ごとに権限設定もしていました。Provisioning Flow を導入後は、申請書のデータは自動で保管され、権限がある人しか閲覧できないため、その分の手間が削減できました。手作業で行っていた設定が自動になったため、設定ミスがなくなった点も大きいです。

導入後は、さまざまなチームの作成工数が1日1時間程度かかっていたところを1日5分程度ですむようになり、工数を90％以上削減することができました。

現在は Teams 関連の申請のみで Provisioning Flow を利用していますが、今後はセキュリティグループや共有メールボックスなどの申請も Provisioning Flow へ移行していきたいと考えています。これにより、Office 365 周りのアカウント関連の設定業務も効率化を図ることができます。