【社内事例】Microsoft Teams 設定の自動化を実現「Provisioning Flow」

当社では以前、Teams のチーム作成やチームの管理者変更を行う際、社員より「Excel の申請書が添付され、上長を CC に加えたメール」という形で依頼をもらっていました。そして、情報システム部門にてチームの作成作業を行った後は、受領した Excel の申請書をマスターとして保管していました。

そんな中、オンプレミスのファイルサーバーを Teams へ移行するというプロジェクトが始動し、大量のチームやチャネル作成が見込まれることになりました。アサインできるメンバーや工数も限られる中、従来のメールベースの申請や Excel によるマスターの管理、そして手作業による設定を行うには、運用上限界があります。

他にも、ユーザー側にある程度編集権限を持たせていたことにより、ユーザーが一部の設定を編集できてしまうため、目検での監視を行っていた部分もありました。チーム の作成時に SharePoint サイトや Office 365 グループなど複数のオブジェクトを同時作成するため、Office 365 管理者権限という強い権限が必要となり、情報システム部門でも一部のメンバーしか対応できないなどの問題があります。

細かい点では、コマンド実行で作成される部分と Office 365 管理ポータルからのみ設定できる箇所が分かれているため、チームの作成時に複数回の画面遷移が発生したり、メールから申請書（Excel ファイル）を1つ1つ開くのに時間がかかるなど、1つのチーム作成では目立たなくても、数百単位のチームを作成する際には、塵も積もって山となり、非常に工数のかかる作業もありました。

そこで、Provisioning Flow を導入したところ、ワークフローによる申請のため処理漏れがなくなり、承認の証跡が取れるようになりました。どこで承認が止まっているか、申請者が確認できるようにもなり、申請後の処理状況がクリアになったため、社員からも好評です。

また、以前は申請書をメールで受領後、手作業で申請書を情報システム部門の関係者だけが閲覧できる場所へ保管し申請書ごとに権限設定もしていました。Provisioning Flow を導入後は、申請書のデータは自動で保管され、権限がある人しか閲覧できないため、その分の手間が削減できました。手作業で行っていた設定が自動になったため、設定ミスがなくなった点も大きいです。

導入後は、さまざまなチームの作成工数が1日1時間程度かかっていたところを1日5分程度ですむようになり、工数を90％以上削減することができました。

現在は Teams 関連の申請のみで Provisioning Flow を利用していますが、今後はセキュリティグループや共有メールボックスなどの申請も Provisioning Flow へ移行していきたいと考えています。これにより、Office 365 周りのアカウント関連の設定業務も効率化を図ることができます。