今さら聞けない 「Microsoft Teams」 とは？メリットを徹底解説！

はじめに

SB テクノロジー Teams エンジニアの川名です。

皆さんは、この夏に日本マイクロソフトが週休3日制にチャレンジした結果生産性が向上したと発表し、大きな話題を呼んだことを覚えていますでしょうか？
マイクロソフトはこの生産性向上を実現した理由のひとつとして、自社製品である Microsoft Teams（以下、Teams）を徹底活用したことを挙げています。マイクロソフトの生産性向上実現の立役者こそ Teams であったと言えるでしょう。
また、同社は「Teams はマイクロソフトのビジネスアプリ史上もっとも速い成長を遂げている」とも述べており、リリースから2年間で利用する企業が50万社を超える急成長を遂げるなど、Teams は今大きな注目を集めているサービスなのです。

そんな Teams ですが、一方で「Teams ってなに？」「どんなツールなのかピンとこない」という声も業務の中で度々耳にします。
今日はそんな方に向けた、Teams の概要やメリットについての紹介をしていきたいと思います。

Teams とはズバリ…

そもそも Teams とは、いったい何のツールなのでしょうか。
ビジネスチャットのツールだ、という認識をお持ちの方も多いと思います。実際、Slack と比較されるサービスの中で、マイクロソフト社製のビジネスチャットのツールとして Teams はよく挙げられています。しかし、Teams はチャットだけのツールではありません。
アップデートを重ねた現在の Teams は、チャットツールとして開発されながらも Office 365 のサービス各種と連携する機能を持っており、業務をより円滑に進めるためのワークスペースを提供するツールへと進化しています。
つまり、ただのチャットツールではなく、「業務に必要なあらゆるリソースと繋がったチャットツール」なのです。

Teams の特徴とメリット

ここではもう少し具体的に、Teams の特徴やメリットについて紹介していきたいと思います。

1.必要な情報にすばやくアクセス！

Teams には、メンバーとチャットする機能に加えて、資料を共有する機能、通話やビデオ会議を開催する機能、各種 Office 365 ツールと連携できる機能などが集約して搭載されています。また、過去のやり取りを検索することもでき、モバイルアプリも提供されているため、いつでもどこでも Teams を起動するだけで必要な情報にアクセスすることができるようになります。

Teams と Office 365 の連携をフル活用すると、例えば「Outlook 予定表で会議通知を送信して、Plannner でタスクをメンバーに割り振り、通話しながら Teams 上で Excel 資料や PowerPoint 資料を共同編集で作成して、当日はビデオ会議で発表、後から Stream に保存された会議の録画を振り返りながら Forms でアンケートを実施、後日その結果を元に資料を修正して再度チャットで報告…」という一連の業務もすべて Teams を介するだけで可能になります。

このように様々な機能を集約することにより、「資料を更新して再送付を繰り返しているうちに、最新版の資料がどれかわからなくなってしまった！」「過去の資料ややり取りをもう一度確認したいのにどこに保存されているのか思い出せない！」「緊急の連絡をもらったのに電話やメールに気づけず、返事が遅くなってしまった！」といった様々な悩みが Teams を利用しているだけで解決されます。チャットツールとして導入して働き方改革を推し進めると同時に、チームやチャネル内で利用した資料を少し整理するだけでそのまま文書管理場所として利用できるのはお得ですよね。
こういった特徴は他のチャットツールには真似できない、マイクロソフト製品である Teams 独自の強みと言えるでしょう。

2.多彩な機能で柔軟に業務をサポート

Teams は多彩な機能により、状況を選ばず以下のように様々な場面に合わせた利用が可能です。

• 海外拠点のメンバーと仕事を進める必要があるけど、日本語が通じない！
  Teams のチャットには30以上の言語翻訳機能があるため、通訳を挟まず直接他言語を利用するメンバーとコミュニケーションできます。
• 目が悪いし、小さい文字を読むのは苦手で…
  イマーシブリーダー機能を利用することで、文字サイズやフォントの変更、文章の音声読み上げ等が可能です。
• 社内よりも外部組織メンバーとの共同業務が多い
  社外メンバーをゲストとしてチームに招待すれば、社内メンバーと同様に共同作業が可能です。Skype for Business との互換性もあり、Skype for Business を導入している企業とは直接チャットや会議ができます。また、Teams 会議は設定によって外部組織のメンバーや Office 365を利用していない人も参加が可能です。
• テレワーク環境を整える準備が面倒…
  上で述べたように、Teams にはチャット機能、会議・通話機能、文書管理の機能などが集約されているため、Teams を使って仕事をする習慣さえあれば、場所を選ばずに業務が可能です。
  ビデオ通話の際に自動で背景をぼかしてくれる機能もあるので、ちょっと部屋が汚い人も安心（？）ですね。
• ファイル共有には既に Box を利用しているし…
  Teams はサードパーティ製品との連携も可能ですので、既に導入しているサービスも Teams を通して利用できます。例えば Teams を Box と連携しておくと、Teams 内のタブから Box に格納したファイルに直接アクセスすることが可能になります。さらに、Bot と連携したり、開発環境と接続したりと、利用者ごとにワークスペースの拡張やカスタマイズをすることで、より便利に利用できる点も優れています。
• メイン環境が Linux だとそもそも対応していないのでは？
  従来 Office 365 のアプリケーションは Linux に対応していませんでしたが、2019年12月から Microsoft Teams for Linux のパブリックプレビューが利用可能になりました。今後 Linux 環境でもどんどん Teams の利用が広まっていくかもしれません。

上記は一例ですが、いつでもどこでもケースに応じて業務をサポートしてくれる機能が揃っています。

3.使い方が簡単！

業務効率化を目的に新しく社内にツールを導入したのはいいものの、使い方がわからないとの声が上がって使ってもらえない…という経験をした方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、Teams はあくまでチャットベースのツールであり、分かりやすい UI となっています。前述のように機能は豊富ですが、基本的な使用感はスマホで利用されるようなコミュニケーションアプリに近く、チャットでメンバーと会話したり、ビデオ会議を実施したりする機能がメインとなっています。
各種機能や連携の使い方について最初は戸惑うかもしれませんが、チャットのツールとして利用を続けているうちに、自然とわかってくると思います。

4.特殊なライセンスは不要！

Teams 利用開始にあたって特別なライセンスを取得する必要はありません。主に以下のプランにて Office 365 を利用している場合は、既に Teamsがプランに含まれていますので、追加料金なしですぐに使い始めることができます。

• Office 365 Business Essentials
• Office 365 Business Premium
• Office 365 E1
• Office 365 E3
• Office 365 E5

また、Office 365 を利用していない場合でも無償版が提供されているので、まずお試しで使用感を確認することも可能です。
このように利用開始のハードルが低いことも、Teams の特徴のひとつと言えるでしょう。

まとめ

Teams はコミュニケーションロスを減らし、日々の業務を円滑にしてくれる非常に便利なツールです。特に Office 365 を導入している企業では、間違いなく業務効率化に繋がると思いますので、この機会にぜひ利用を検討してみてください。
さらに、マイクロソフトは Teams のアップデートを継続して実施しており、Teams はまだまだ進化を続けています。もしかしたら、近い将来「Teams さえあれば仕事ができる」と言われる時代が来るかもしれませんね。

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