メールの誤送信を防ぐためには、専用のソフトを使用すると効果的です。この記事では、メールの誤送信としてよくあるパターンに触れたうえで、メールの誤送信の防止に役立つソフトの特長を解説します。メールの誤送信を防ぐための対策を導入する際の参考として、ぜひ役立ててください。
メールの誤送信でよくあるパターン
ここでは、メールの誤送信としてよくあるパターンを解説します。
内容のミス
メールを作成している途中で送信してしまい、不完全な状態で相手に届くケースがあります。メールの場合、送信ボタンを押すとすぐに送信されるため注意が必要です。また、メールの本文が正しくても、添付するファイルを誤るパターンもあります。送るべきでないファイルを添付したり、ファイルを添付する作業を忘れてしまったりするケースも少なくありません。
宛先の間違い
メールの誤送信としては、宛先の間違いもよく見られます。送る相手を誤り、重要な情報を関係ない人に漏らしてしまうケースも珍しくありません。また、メールでは「TO」以外にも「CC」や「BCC」などにアドレスを入力できます。それぞれの違いを理解しておらず、適切でないアドレスを設定してしまう場合もあります。
セキュリティポリシー違反
メールを適切に扱うため、独自のセキュリティポリシーを定めている企業もあります。例えば、添付ファイルを暗号化したり、CC に上長を入れたりするのを必須にしている企業も多いようです。しかし、社内のセキュリティポリシーを忘れ、違反した状態でメールを送ってしまう社員もいます
メールの誤送信を防止するためにできること
ここでは、メールの誤送信を防ぐためにはどのようなことができるか解説します。
アドレス帳に漢字名を登録する
メールアドレスを誤って設定しないためには、アドレス帳に漢字名も登録しておくと効果的です。ローマ字の表記だけでは、似ている名前の人を誤って設定する可能性があります。ただし、アドレス帳に登録している名前はメールを送る相手にも見えてしまいます。失礼のないよう、表記は略さずきちんと記すことが大切です。
補助機能を使わない
メールソフトには、宛先を入力するときに候補を表示する補助機能がついている場合があります。しかし、似た宛先が複数あれば、選択ミスにより誤送信につながる恐れもあります。補助機能は便利ですが、誤送信を防ぐためには使用しないほうがいいでしょう。アドレスを設定するときは、1つずつ確認したほうが安心です。
アドレス帳を分けて管理する
重要な情報の誤送信を防ぐためには、社内と社外の宛先を別のアドレス帳に登録する方法があります。それぞれを分けて管理していれば、社外秘の機密情報を社外の宛先へ誤送信するリスクを減らせます。誤って送信したとしても、機密情報を社内に留められる可能性が高くなります。
メールの誤送信を防止するためのソフトとは？
メールの誤送信を防ぐためのソフトを使えば、メールを送信する前に自動的に宛先や内容をチェックできるようになります。いちいち時間をかけずに少ない手間で誤送信への対策ができるため便利です。具体的な機能については、以下でさらに詳しく解説します。
メールの誤送信を防止するソフトの主な機能
メールの誤送信を防止するソフトには、さまざまな機能があります。例えば、上長承認機能では、部下のメールの送信が一時的に保留になり、上長が確認しないと送信されないようになっています。上長の確認を行わない場合でも、一時的にメールの送信を保留にする機能の利用が可能です。
また、自動暗号化機能を使えば、メールの添付ファイルに自動でパスワードを設定できます。パスワードはファイルを添付したメールとは別に送信されるため、手間をかけずに重要なファイルの送信が可能です。
さらに、セキュリティ管理機能を活用すると、条件に応じて送信先のアドレスを BCC に変換できます。これにより、アドレスの漏えいを防止できます。
メールの誤送信を防止するソフトのメリット
ここでは、メールの誤送信を防止するためにソフトを使用するメリットを解説します。
適切にビジネスを進められる
メールの誤送信を防止するためのソフトを導入すれば、社員のメールの内容を全社的に共有できます。問題があっても、すぐに指摘して必要な対処ができます。また、警告画面が表示されてメールの誤送信のリスクを知らせるため、社員自身が問題に気付きやすくなります。適切なメールを送信しやすくなり、スムーズにビジネスを進められるようになります。
作業を効率化できる
人が作業している以上、ミスが生じる可能性をゼロにはできません。誤送信をなくすために慎重に作業すれば、その分だけ手間や時間がかかります。しかし、ソフトを使うとメールのチェックにかかる手間や時間の削減が可能です。
例えば、宛先の確認や BCC への 強制変換の機能があるため、メールのチェックにかかる負担を軽減できます。メール送信を効率化できれば、他の業務に集中しやすくなります。
コスト削減につながる
メールの誤送信が発生すると、それに対処するための余計な手間がかかります。謝罪や修正を行うにはコストがかかる可能性もあるでしょう。しかし、ソフトを導入すればメールの誤送信を防ぎやすくなるため、ミスに対処するための手間やコストを減らせます。ソフトの導入にはコストがかかるものの、費用対効果は大きくなります。
メールの誤送信を防止するソフトのデメリット
ここでは、メールの誤送信を防止するためにソフトを使用するデメリットを解説します。
導入に費用がかかる
ソフトを導入するには、初期費用や月々のランニングコストなどがかかります。かけた費用を無駄にしないためにも、自社のメールの誤送信の状況を踏まえたうえで、最も高い効果を得られると予測できるソフトを選ぶ必要があります。
作業量が増える場合もある
ソフトを導入すると、それまで必要なかった作業も発生します。例えば、メールを送信する際に確認画面が表示されるため、毎回チェックしなければなりません。また、ソフトによっては外部にメールを送るには、上長の承認を待つ必要も出てきます。
メールの誤送信を防止するソフトの選び方
ここでは、メールの誤送信を防止するためのソフトをどのように選べばいいか解説します。
機能
誤送信を防止するソフトはさまざまあり、製品によって機能は異なっています。自社に適したソフトを選ぶには、現状課題に即したものを選ぶことが大切です。企業によっては、必要最低限の機能さえあれば十分な場合もあります。しかし、中には複数の機能を使って徹底的に誤送信を防止したいという企業もあるでしょう。社内の状況を踏まえたうえで、よく検討してください。
社内ツールとの相性
新しくソフトを導入するうえでは、社内にある既存のツールとの相性も考慮する必要があります。社内の設備に対してスムーズに導入できるソフトを選びましょう。また、社内で設定しているセキュリティポリシーも考慮し、それに即したソフトを選ぶ必要があります。
費用
誤送信を防止するためのソフトを導入するには、初期費用として数万円がかかります。月々のランニングコストは、数百円から数千円程度です。実際にかかる費用は、利用するユーザーの数によっても変化します。全社的に導入するとコストが高くなる場合は、一部の部署のみに導入するのもひとつの方法です。
メール誤送信を防止するためのおすすめソフト
メールの誤送信を防止するためのソフトとして、Outlook アドイン型 メール誤送信防止サービス「Mail Alert」がおすすめです。誤送信を防止するための豊富な機能を備えており、自社に適した対策を取り入れられます。
具体的には、警告画面を即時に表示し、宛先を確認するための機能や、一時保留や添付ファイルの暗号化に加え、BCC への強制変換や PDF 化など行うことも可能です。また、10ライセンスから提供可能であり、部分的な導入にも対応しているため、自社の状況にあわせて柔軟にスムーズに活用できます。
まとめ
メールの誤送信を防ぐためにできることは、たくさんあります。ただし、人為的なミスを完全に無くすのは難しいため、ソフトも活用しながら対策することが大切です。ソフトを導入すれば、より効果的にメールの誤送信を防止できるようになります。
SBテクノロジーの Outlook アドイン型 メール誤送信防止サービス「Mail Alert」は、メールの誤送信を防ぐための豊富な機能を備えるソフトです。社内メールにもポリシーを適用できるようになっており、幅広く活用できます。メールの誤送信を着実に防ぐために、ぜひ導入を検討してください。
