ヒューマンエラーによってメールを誤送信するリスクは誰にでもあります。メール誤送信のヒューマンエラーを防ぐには、さまざまな対策が必要です。この記事では、ヒューマンエラーによるメールの誤送信の原因とともに具体的な対策を解説します。メールの誤送信を防ぐためにぜひ参考にしてください。
ヒューマンエラーによるメール誤送信の例
ここでは、ヒューマンエラーによって引き起こされるメールの誤送信の例を解説します。
宛先
宛先のアドレスをアドレス帳から入力するとき、誤って送信したい相手とは異なる別のアドレスを選んでしまう場合もあります。誤りに気付かずメールを送信すれば、後から間違いが発覚して問題になってしまいます。
また、本来は BCC に入力するつもりだったアドレスを TO や CC に入力した結果、公開したくないアドレスを拡散してしまうケースも多く発生します。さらに、BCC や CC に第三者のアドレスが入力されている状態に気付かずメールを送信し、必要ない相手に情報を伝えてしまう場合もあります。
文面
メールを書いている途中で誤って送信ボタンを押してしまい、中途半端な内容を送信してしまうケースもあります。また、メールを最後まで書き終えて送信しても、内容に誤りがあって正しい情報が伝わらない場合もあります。メールで正確に情報を伝えるためには、アドレスだけでなく文面にも注意を払わなければなりません。
添付ファイル
メールの誤送信は添付ファイルに関して生じる場合もあります。例えば、本来は添付してはいけないファイルを誤って添付するケースもあります。特に、機密情報や個人情報を含むファイルの誤送信には注意が必要です。また、相手に送りたいファイルの添付を忘れ、必要な情報を届けられていないケースもあります。
ヒューマンエラーでメールを誤送信した場合のリスク
ヒューマンエラーでメールを誤送信すれば、さまざまなリスクがあります。ここでは、具体的なリスクについて解説します。
個人情報の漏えい
本来は伝えるつもりがなかった相手に情報が伝われば、情報漏えいとなります。特にそれが個人情報である場合、大きな問題に発展する可能性が高くなります。例えば、イベント参加者や顧客などの個人情報をまとめたファイルを誤送信した場合、大量の情報漏えいが起きてしまいます。
社員がそのような問題を引き起こせば、企業として個人情報の管理体制を疑問視される恐れがあるでしょう。メールではさまざまな個人情報を送信する機会があるため、慎重に操作して誤送信を防ぐ必要があります。
機密情報の漏えい
メールでは個人情報だけでなく、企業の機密情報を扱う場合もあります。機密情報とは、社外秘の商品情報、一般公開されていないデータ、研究データなどが該当します。日常的に機密情報を扱っている担当者は、特に注意が必要です。商品の研究開発や広報に携わっている場合は、十分に気をつけましょう。
責任の追求
個人情報や機密情報を漏えいさせた場合、企業に対する社会的信用が著しく低下するリスクがあります。一度そのようなイメージがつくと、ビジネス上の取引や売上にも悪影響を及ぼす可能性が高まります。また、漏えいさせた情報によっては、多額の賠償金を請求される恐れもあります。
なぜヒューマンエラーによるメール誤送信が起きるのか？
ヒューマンエラーによるメールの誤送信はなぜ起きるのでしょうか。ここでは、その理由について解説します。
操作方法にミスがある場合
新入社員など業務上の経験が少ない社員は、メールの使い方を正しく理解できていない場合があります。また、業務に対する集中力や注意力が低下した結果、誤送信につながるミスをしている可能性もあります。
さらに、なかには業務効率化を意識しすぎて、誤送信を防ぐために必要な手順を省略してしまう社員もいるでしょう。
物理的な問題がある場合
メールの操作がしにくい場合、社員が気をつけていてもメールの誤送信を引き起こしやすくなります。例えば、パソコンのスペックが低いことで操作がすぐに反映されず、送信する内容を正しく確認できなくなっているケースもあります。
また、パソコン本体に問題がなくても、キーボードが打ちにくいことで誤字脱字が発生している可能性もあるでしょう。
ヒューマンエラーによるメール誤送信を防ぐための対策
ここでは、ヒューマンエラーによるメールの誤送信を防ぐためには、どのような対策が必要であるか解説します。
ダブルチェックを行う
メールの誤送信をなるべく少なくするには、ダブルチェックを行うと効果的です。メールを作成したらそのまま送信するのではなく、同じチームの他のメンバーにチェックしてもらいましょう。ダブルチェックを行えば、自分では気付かなかったミスをみつけられる可能性があります。
なお、ツールの機能を活用すれば、ダブルチェックの強制も可能です。他のメンバーのチェックを受けるのを忘れる心配がなくなるため、着実にメール内容を確認したうえで送信できます。
関係者のアドレスを CC に入れる
誤送信による問題を最小限に抑えるには、メールを送信するときは必ず上長やセキュリティ管理担当者のアドレスを CC に入れる方法もあります。このようにすれば、すべてのメールを上長やセキュリティ管理担当者が確認できるため、ミスが生じてもすぐに発見できます。
ミスに対して迅速なフォローが可能になるため、大きな問題に発展しないようにするための適切な対処ができます。
添付ファイルにパスワードを設定する
メールに添付ファイルをつけるときは、必ずパスワードを設定しましょう。パスワードは、ファイルを添付したメールとは別のメールで通知します。このようにすれば、ファイルの送信先を誤っていても関係のない相手に中身を見られるリスクがありません。
ただし、ファイルとパスワードの送信先の両方を誤っていた場合、関係のない相手に中身を見られてしまう可能性があるため、パスワードを設定してもファイルの添付は慎重に行う必要があります。
誤送信対策のツールを使う
社員が細心の注意を払っていても、何通もメールを送るなかでヒューマンエラーが起きるリスクは少なからずあります。ヒューマンエラーを防ぐには、単にルールを定めて徹底するだけでなく誤送信を防ぐためのツールを導入すると効果的です。
ツールを導入すれば、送信ボタンを押すと送信に関する確認が表示されたり、添付ファイルに対して自動でパスワードが設定されます。ツールをうまく活用し、メールの誤送信をしっかり防止しましょう。
まとめ
ヒューマンエラーによるメールの誤送信は、どんなに注意していても場合によって発生する可能性があります。さまざまなルールを取り入れつつ、メールの内容をしっかり確認したうえで送信できるようにすることが重要です。誤送信対策のツールも活用しながら、メールを正しく送信できるようにしましょう。
Outlook アドイン型 メール誤送信防止サービス「Mail Alert」は、効果的にメールの誤送信を防止するためのツールです。画面がわかりやすく、管理者によって設定を変えられるようになっています。社内メールにもポリシーを適用できるため、幅広く活用できます。ヒューマンエラーによるメールの誤送信を防ぐために、ぜひ活用してください。
