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SharePoint では何ができる?活用事例や基本的な機能について解説

SharePoint を利用すれば、社内ポータルを簡単に構築できます。社内ポータルとは、さまざまな社内情報をまとめているサイトのことです。この記事では、SharePoint の機能とともに、具体的な活用事例を解説します。SharePoint を使って社内ポータルを構築するための情報として、ぜひ参考にしてください。

Microsoft SharePoint の概要

ここでは、Microsoft SharePoint がどのようなものであるか解説します。

「Microsoft SharePoint」とは?

Microsoft SharePoint とは、社内向けのポータルサイトを作成できるツールです。社内向けのポータルサイトとは、社内で共通で活用できる情報をまとめたサイトを意味しています。社内の情報を安全に管理しながら共有できるため、便利です。社員はアクセスするだけで必要な情報を入手し、担当する業務に活用できます。

Microsoft 365 との関係

便利な機能を多く備える Microsoft SharePoint は、Microsoft 365 に含まれている機能の一つです。そのため、他の Office 製品とスムーズに連携させながら活用できます。Microsoft SharePoint は、Microsoft Teams や Microsoft OneDrive などのバックグランドとしても動作します。

Microsoft SharePoint の特長

SharePoint Online を利用すれば、ソフトをインストールせずに Web ブラウザ上から簡単に操作できます。Web サイトとして情報をまとめられるため、見やすさを重視したレイアウトやデザインに整えられます。Office ファイルと連携するとより便利です。SharePoint の機能については、以下でさらにくわしく解説します。

SharePoint で活用できるさまざまな機能

ここでは、Microsoft SharePoint で活用できる具体的な機能について解説します。

チームサイトで情報共有ができる

SharePoint にはチームサイトを作成するための機能があります。社内の一部のチームで共有したい情報を集約し、SharePoint 上で確認や管理ができます。チームサイトの機能を利用すると、チームの体制に合わせていつでも簡単にポータルサイトの作成が可能です。情報共有がスムーズになり、業務効率化に役立ちます。

大容量のストレージを利用できる

SharePoint を導入すれば、同時に OneDrive for Business も使えるようになります。ユーザー1人に対して 1TB の大容量のストレージが用意されているため、サイズの大きいファイルも気にすることなく保存可能です。業務に使用するたくさんの資料をクラウドに保存しておけるので、必要なときにすぐに確認できます。

オンライン上でファイルの共同編集や配布ができる

SharePoint では、複数のユーザーがクラウド上から共同で作業することができます。そのため、同じ資料に対して同時に編集を加えることも可能です。また、会議に使用する資料もオンラインで簡単に配布できるため、相手が離れた場所にいてもすぐに同じデータを確認でき、便利です。

全文検索によりファイルにアクセスできる

SharePoint に保存しているファイルは全文検索に対応しています。そのため、ちょっとした手がかりさえあれば、探しているファイルをすぐに見つけられます。検索機能をカスタマイズし、自社にとってより使いやすい状態にするエンタープライズ検索も利用可能です。

場所にとらわれず利用できる

SharePoint はクラウド上から利用できるシステムであり、基本的にいつどこからでもアクセスできます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどからでも閲覧可能です。社内にいなくても外出先から確認できるため、外回りやテレワーク勤務をしている社員にとっての使い勝手も抜群です。

アンケートで社内の意見を把握できる

SharePoint にはアンケート機能もついています。アンケート機能は、例えば、社員が感じていることを聞き取り、より良い社内環境を整えるために活用したり、新しいプロジェクトに対する意識調査のためにも活用可能です。選択肢から選ばせるだけでなく、数値やコメントを記入させる形式にもできます。

ファイルのバージョン管理ができる

ファイルのバージョン管理もできるため、作業中に誤ってファイルを削除しても簡単に前の状態を復元できます。気をつけていても操作ミスは起こる可能性があるので、そんな時バージョン管理は便利な機能です。ミスへの対処も簡単に行えるため、業務効率化に役立てられます。

SharePoint を活用した社内ポータルの事例

ここでは、Microsoft SharePoint を社内ポータルとして活用している事例を紹介します。

キャリアに関する情報発信のために活用した事例

ある企業では、社員の就労意欲を向上させて離職を防ぎたいと考えていました。そのため、社員のキャリアデザインに対する意識を醸成するという課題を掲げました。具体的な取り組みとして、SharePoint を使用した社内向けメディアサイトを構築しています。

そこでは、社員のキャリアデザインに関するコンテンツや、自社で行っている支援の内容を発信しています。また、キャリア形成のヒントになるおすすめの書籍や社内で有名な社員へのインタビューも掲載しました。その結果、社員の意識や行動を変化させるきっかけとなっています。

研修の質を向上させるために活用した事例

ある企業では研修を実施しているものの、社員の当事者意識が低く、想定どおりの費用対効果を感じられていませんでした。そこで、SharePoint を活用し、研修の目的や重要性を社内向けに発信しました。また、研修そのものも SharePoint を基盤として実施できるような体制を構築しています。

SharePoint を介して業務にも直結する内容のコンテンツを発信したところ、研修の効果を高められました。また、研修にかかるコストの削減にも成功しています。

テレワークの情報共有のために活用した事例

ある企業では、社員の多くが業務時間の大半を外出先や顧客先で過ごしており、社内のコミュニケーションについて課題を感じていました。そこで、スムーズに社員同士が情報共有するための基盤を構築する必要性が意識されるようなりました。

その基盤として SharePoint を採用した結果、社内のコミュニケーションの活発化に成功しています。また、自宅でのテレワークを導入する際も、スムーズに業務を移行できました。

SharePoint をスムーズに使いこなすには?

SharePoint を社内に導入する場合、SharePoint 上で稼働する SaaS 型のオールインワンテンプレートサービス OnePortal Modern の利用がおすすめです。標準の Web パーツを含む50以上の機能を組み合わせ、自社にとって最適なポータルサイトを構築できます。OnePortal Modern を使用していれば、たとえアップデートが行われてもその影響を受けずに安定的なポータルサイトの運用が可能です。

SharePoint とともに OnePortal Modern を活用し、より使い勝手のいい社内ポータルを構築しましょう。

まとめ

SharePoint なら、便利な社内ポータルを簡単に構築できます。さまざまな機能を備えているため、自社にとって必要なコンテンツを選択し導入できます。実際の活用事例をヒントにしながら、より良い活用方法を検討しましょう。

SBテクノロジーの手軽に社内ポータル構築できる専用ツール「OnePortal Modern」は、SharePoint Online で利用できるテンプレートサービスです。サイトの払い出しも簡単操作のみ、情報共有をスムーズにするための機能も備えています。自社の体制に即した社内ポータルを構築するために、ぜひ活用してください。