SharePoint Online とはファイルや情報の共有、共同編集などを簡単に行うことができ、業務効率化に役立つサービスです。この記事では SharePoint Online の機能とともに、具体的な活用事例も解説します。SharePoint Online を社内でよりよく活用するための情報として、ぜひ参考にしてください。
SharePoint Online の概要
ここでは、SharePoint Online とはどのようなものであるか解説します。
SharePoint Online とは？
SharePoint Online とは、マイクロソフト社が提供するコラボレーションソフトウェアツールです。ファイルや情報の共有、共同編集などを行うことができ、メンバー同士が離れた場所にいながらも円滑なコミュニケーションを実現します。SharePoint Online によってシンプルな情報共有とシームレスな共同作業が可能となり、効率的に業務を進められます。
Microsoft 365 との関係
便利な機能を多く備える SharePoint Online とは、Microsoft 365 に含まれているサービスの一つです。そのため、Word や Excel などの Office 製品とスムーズに連携させながら活用できます。また Microsoft Teams や Microsoft OneDrive などのバックグランドとしても動作します。
SharePoint Online の特長
SharePoint Online は、ソフトをインストールせずに Web ブラウザ上から簡単に操作できます。Web サイトとして情報をまとめられるため、見やすさを重視したレイアウトやデザインに整えることが可能です。Office ファイルと連携するとより便利です。SharePoint Online の機能については、以下でさらに詳しく解説します。
SharePoint Online で活用できるさまざまな機能
ここでは、SharePoint Online で活用できる具体的な機能について解説します。
チームサイトで情報共有ができる
SharePoint Online にはチームサイトを作成するための機能があります。社内の一部のチームで共有したい情報を集約し、SharePoint Online 上で確認や管理ができます。チームサイトの機能を利用すると、チームの体制に合わせていつでも簡単にポータルサイトの作成が可能です。情報共有がスムーズになり、業務効率化に役立ちます。
大容量のストレージを利用できる
SharePoint Online を導入すれば、同時に OneDrive for Business も使えるようになります。ユーザー1人に対して 1TB の大容量のストレージが用意されているため、サイズの大きいファイルも気にすることなく保存可能です。業務に使用するたくさんの資料をクラウドに保存しておけるので、必要なときにすぐに確認できます。
オンライン上でファイルの共同編集や配布ができる
SharePoint Online のドキュメントライブラリでは、複数のユーザー同士でのファイル共有や、クラウド上からの共同作業をすることができます。そのため、同じ資料に対して同時に編集を加えることも可能です。また、会議に使用する資料もオンラインで簡単に配布できるため、相手が離れた場所にいてもすぐに同じデータを確認でき、便利です。
全文検索によりファイルにアクセスできる
SharePoint Online に保存しているファイルは全文検索に対応しています。ファイルのタイトルや本文などちょっとした手がかりさえあれば、探しているファイルをすぐに見つけられます。検索機能をカスタマイズし、自社にとってより使いやすい状態にするエンタープライズ検索も利用可能です。
場所にとらわれず利用できる
SharePoint Online はクラウド上から利用できるシステムであり、基本的にいつどこからでもアクセスできます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどからでも閲覧可能です。社内にいなくても外出先から確認できるため、リモートワーク勤務をしている社員にとっての使い勝手も抜群です。
アンケートで社内の意見を把握できる
SharePoint Online にはアンケート機能もついており、簡単にアンケートの作成と回答の収集・集計を行うことができます。例えば、社員が感じていることを聞き取り、より良い社内環境を整えるために活用したり、新しいプロジェクトに対する意識調査をしたりと、さまざまな活用方法があります。選択肢から選ばせるだけでなく、数値やコメントを記入させる形式にもできます。
ファイルのバージョン管理ができる
ファイルのバージョン管理もできるため、作業中に誤ってファイルを削除しても簡単に前の状態を復元できます。気をつけていても操作ミスは起こる可能性があるので、そんな時バージョン管理は便利な機能です。ミスへの対処も簡単に行えるため、業務効率化に役立てられます。
データを一覧で管理できる
SharePoint Online のリスト機能では、Excel のような表形式でデータの管理が手軽に行えます。Excel と同様に主に行と列で構成されており、データの並び替えやフィルター処理などの機能で効率よくデータを扱えます。豊富なテンプレートがあり、顧客情報や売上情報などそれぞれのデータの内容によって適切な書式を使うことが可能です。
システム上でワークフローが完結できる
SharePoint Online ではワークフローを作成することができ、各種申請業務の手続きをオンライン上で完結させます。Power Automate と連携することでより複雑なワークフローも作成できます。紙媒体ではなくシステム上でワークフローが完結するので、滞りがちな申請・承認の流れをスムーズにし、コストや手間を軽減できます。
Office アプリケーションとの連携
SharePoint Online とは Office アプリとの親和性が高いサービスであり、簡単に連携できます。例えば SharePoint Online 上で Word や Excel のファイルを編集したり、Teams と連携すれば SharePoint Online 上のファイルを Teams のチャットで共有したりと、より効率的な運用が可能になります。
SharePoint Online を活用するメリット
SharePoint Online とは、情報共有の効率化をしたいときにおすすめのサービスです。また、チームサイト作成機能やリスト機能などさまざまな機能が備わっており、使い方次第ではより便利で迅速な情報共有を実現します。さらに SharePoint Online を含む Microsoft 製品は万全のセキュリティ対策機能を備えているため、安心してサービスを利用することが可能です。
SharePoint Online によるスムーズな情報共有で、組織内のコミュニケーションは円滑になり、生産性の向上につながります。SharePoint Online とはまさに業務のハブ的役割を担う、頼れる存在なのです。
SharePoint Online を活用した社内ポータルの事例
ここでは、SharePoint Online の機能のひとつであるチームサイトの作成について、SharePoint Online を社内ポータルとして活用している事例を紹介します。
キャリアに関する情報発信のために活用した事例
ある企業では、社員の就労意欲を向上させて離職を防ぎたいと考えていました。そのため、社員のキャリアデザインに対する意識を醸成するという課題を掲げました。具体的な取り組みとして、SharePoint Online を使用した社内向けメディアサイトを構築しています。
そこでは、社員のキャリアデザインに関するコンテンツや、自社で行っている支援の内容を発信しています。また、キャリア形成のヒントになるおすすめの書籍や社内で有名な社員へのインタビューも掲載しました。その結果、社員の意識や行動を変化させるきっかけとなっています。
研修の質を向上させるために活用した事例
ある企業では研修を実施しているものの、社員の当事者意識が低く、想定どおりの費用対効果を感じられていませんでした。そこで、SharePoint Online を活用し、研修の目的や重要性を社内向けに発信しました。また、研修そのものも SharePoint Online を基盤として実施できるような体制を構築しています。
SharePoint Online を介して業務にも直結する内容のコンテンツを発信したところ、研修の効果を高められました。また、研修にかかるコストの削減にも成功しています。
リモートワークの情報共有のために活用した事例
ある企業では、社員の多くが業務時間の大半を外出先や顧客先で過ごしており、社内のコミュニケーションについて課題を感じていました。そこで、スムーズに社員同士が情報共有するための基盤を構築する必要性が意識されるようなりました。
その基盤として SharePoint Online を採用した結果、社内のコミュニケーションの活発化に成功しています。また、自宅でのリモートワークを導入する際も、スムーズに業務を移行できました。
SharePoint Online をより便利に使いこなすには？
SharePoint Online を社内に導入する場合、SharePoint Online 上で稼働する SaaS 型の OnePortal Modern の利用がおすすめです。標準の Web パーツを含む50以上の機能を組み合わせ、自社にとって最適なポータルサイトを構築できます。OnePortal Modern を使用していれば、たとえアップデートが行われてもその影響を受けずに安定的なポータルサイトの運用が可能です。
SharePoint Online とともに OnePortal Modern を活用し、より使い勝手のいい社内ポータルを構築しましょう。
まとめ
SharePoint Online なら、便利な社内ポータルを簡単に構築できます。さまざまな機能を備えているため、自社にとって必要なコンテンツを選択し導入できます。実際の活用事例をヒントにしながら、より良い活用方法を検討しましょう。
SBテクノロジーの手軽に社内ポータル構築できる専用ツール「OnePortal Modern」は、SharePoint Online で利用できるテンプレートサービスです。サイトの払い出しも簡単操作のみ、情報共有をスムーズにするための機能も備えています。自社の体制に即した社内ポータルを構築するために、ぜひ活用してください。
