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SharePoint Online を社内ポータルとして活用するには?特長や使い方を解説

SharePoint Online(以下、SharePoint)にはさまざまな機能がついており、情報共有のための社内ポータルとしても活用可能です。この記事では、SharePoint の特長とともに、社内ポータルとしての使い方を解説します。SharePoint を社内ポータルとして活用したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

SharePoint とは?

SharePoint とは、マイクロソフト社が提供する企業向けのクラウドサービスで、ビジネスに役立つ幅広い使い方があります。SharePoint 上では社内ポータルを簡単に作成することができ、社内の情報一元化やコミュニケーションの活性化を促進します。Excel や Word など Office 製品との連携もでき、ファイル共有や複数人での同時編集が可能で、スムーズな情報共有や業務の効率化を図れます。

SharePoint でできること

ポータルサイトの作成

SharePoint では、チームや部署、プロジェクト単位で社内ポータルを作成することが可能です。社内掲示板やファイル共有、スケジュール管理など、さまざまな使い方ができます。利用目的に応じて複数のテンプレートが用意されているため、短時間で簡単に社内ポータルを作ることができます。

ドキュメント管理

SharePoint はドキュメント管理のツールとしての使い方もできます。クラウドサービスである SharePoint 上にファイルをアップロードするだけで、メンバーとのファイル共有が簡単に行えます。アクセス権限の設定もできるため、安全にドキュメントの管理が可能です。

ワークフロー

ワークフロー機能は、承認や申請などの業務を自動化する機能です。SharePoint に用意されているテンプレートを利用することもでき、誰でも直感的にワークフローを構築可能です。

モバイルアプリが利用可能

SharePoint にはモバイルアプリが用意されており、スマートフォンなど PC 以外のデバイスからもアクセス可能です。外出先でも SharePoint 上に保管されている情報をいつでも手軽に確認できます。

バージョン管理

SharePoint 上に保管されているファイルは、バージョン管理ができます。SharePoint がファイルの編集履歴を自動保存し、バックアップしてくれるため修正前のファイルの確認が可能です。もし修正を誤ってしまった場合でも、過去のバージョンから復元することができます。メンバーとファイル共有して編集している場合も、誰がいつどのような変更を行ったかが分かります。

SharePoint と OneDrive の違い

OneDrive もマイクロソフト社が提供しているクラウドサービスであり、ファイルやデータなどを保存できます。SharePoint と同様、OneDrive でも複数のユーザー同士のファイル共有や同時編集が可能です。ただし、SharePoint ではポータルサイトの構築が可能ですが、OneDrive ではポータルサイトは構築できません。

自社のビジネススタイルに合わせ、OneDrive と SharePoint の特長を生かして使い分ける必要があります。

SharePoint を社内ポータルとして利用するメリット

ここでは、SharePoint を社内ポータルとして利用する場合、どのようなメリットがあるのか解説します。

業務効率の向上

最も大きなメリットは、業務効率の向上です。SharePoint 活用による社内ポータルサイト作成は、情報共有を容易にします。社内のメンバーであれば、誰でも資料やデータにアクセスし、閲覧できます。必要な情報がすぐに見つかるようになれば、業務が円滑に進みます。

リモートワークをサポート

リモートワークに強いのも、SharePoint のメリットです。SharePoint では、ファイルごとに共有の設定をする必要はありません。ファイルはすべて SharePoint 上に一括して保管されるため、出張先や自宅など、社外から情報にアクセスできます。メンバー間でファイル共有し、同時編集もできるため、ファイルの競合や重複も防げます。

SharePoint を社内ポータルとして利用するための基本機能

ここでは、SharePoint を社内ポータルとして利用する際の基本的な機能について解説します。

サイトコレクション

サイトコレクションとは、SharePoint 上で構築できるサイトの単位です。同じ階層のサイトを複数作成することも可能です。また、サイトコレクションごとに、アクセスするための権限を分けて設定できます。

サイト

サイトは、各サイトコレクション内にあるワークスペースです。チームサイトやドキュメントなどがサイトに該当します。サイトごとにアクセス権限の設定が可能であり、部署やチームに合わせて活用できます。

ライブラリ

SharePoint 上にあるファイルの保管場所をライブラリと呼びます。バージョン管理や共同編集などの機能もついているため、幅広く活用できます。

リスト

リストとは、SharePoint 上のデータやコレクションを活用するアプリのことです。リストを新しく作成すると任意でデータを定義することも可能であり、さまざまな活用方法があります。

ページ

SharePoint 内で操作でき、レイアウトの変更や文字・画像の追加が行えるページです。ポータルサイトのトップページを作ったり、情報をまとめたりできます。

SharePoint の導入方法

Microsoft 365 を導入すれば、SharePoint も同時に導入できます。Microsoft 365 を導入した後は、さらに SharePoint アプリをインストールしましょう。マイクロソフトアカウントでログインすると、SharePoint を利用できるようになります。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからでも使用できます。

SharePoint で社内ポータルを利用する手順

ここでは、SharePoint を社内ポータルとして利用するための流れを解説します。

サイトを作成する

SharePoint を開いたら、「サイトの作成」をクリックしましょう。開いた画面で「チームサイト」または「コミュニケーションサイト」の作成を進めます。サイトの名前を付けたら説明を入力してください。さらに、プライバシー設定を選んだうえで「次へ」をクリックします。

次に、「所有者の追加」の箇所にユーザー名またはメールアドレスを入力します。メンバーのユーザー名またはメールアドレスも追加し、「完了」を押しましょう。

ページをサイトに追加する

ページを追加したいサイトのホームページに移動します。開いた画面で「新規」のタブを選びましょう。「リスト」「ドキュメントライブラリ」「ページ」「アプリ」などの選択肢が表示されるので、「ページ」をクリックします。さらに、ページに付けたいタイトルをページ領域の「名前」の部分に入力してください。

コンテンツをページに追加する

Web パーツを使用して、ページ内に文字や画像などを追加しましょう。ページのタイトルにマウスのカーソルを当てると「+」のマークが表示されるので、選択します。「テキスト」「イメージ」などさまざまなコンテンツの候補が表示されます。目当てのコンテンツを選択し、内容を追加しましょう。

ナビゲーションをカスタマイズする

左側のメニューの最下部に「編集」があるので、クリックしましょう。リンクの追加や、リンクの表示名またはアドレスを編集できます。また、リンクを上下に移動させたり、サブリンクを作ったりすることも可能です。イメージに合わせてナビゲーションを自由にカスタマイズしてください。

社内ポータルとしての SharePoint の活用方法

ここでは、SharePoint を社内ポータルとしてどのように活用できるか、基本的な使い方とともに解説します。

OneDrive と SharePoint を同期する

SharePoint は OneDrive と同期できます。まずは SharePoint を開いて同期したいサイトを選び、「ドキュメント」をクリックしましょう。さらに「同期」を選択すると、OneDrive の使用許可を要求する表示が出ます。問題がなければ許可し、同期するフォルダを選択します。さらに「OK」をクリックすると同期は完了です。

ファイルを共有する

メンバーとファイルを共有したい場合は、最初に該当するファイルを選択しましょう。その上で、画面の上部に表示されている「リンクのコピー」または「共有」をクリックします。「リンクのコピー」をクリックすると共有するためのリンクがコピーされます。「共有」を選択する場合、その後に「リンクのコピー」ボタンが表示されるので、クリックしてリンクを取得します。そのリンクを相手に伝えてファイルを共有しましょう。

共有するファイルのダウンロードを制御する

該当するファイルを選択して画面の上部にある「共有」をクリックします。「リンクを持つすべてのユーザーが編集できる」を選択し、「リンクの設定」を開きます。「編集を許可する」のチェックを外し、「ダウンロードのブロック」にチェックを付けます。メッセージを追加して招待を送信すると、受信者にはファイルを表示できるがダウンロードはできないというメッセージが表示されます。このように、SharePoint ではファイルを共有しつつもダウンロードはコントロールするという使い方ができます。

まとめ

SharePoint を活用すれば、簡単に自社のイメージに合う社内ポータルを構築できます。SharePoint の特長や基本的な使い方を理解し、うまく使いこなしましょう。

SharePoint をより便利に活用するためには、機能をサポートするための製品を導入すると効果的です。SBテクノロジーの手軽に社内ポータル構築できる専用ツール「OnePortal Modern」を利用すると、SharePoint における情報共有をよりスムーズに行えます。マイクロソフトのアップデートにも影響を受けずにポータルサイトを運用できるため、おすすめです。まずは資料請求をして詳細を確認してみてください。

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