SharePoint にはさまざまな機能がついており、情報共有のための社内ポータルとしても活用可能です。この記事では、SharePoint の特長とともに、社内ポータルとしての使い方を解説します。SharePoint を社内ポータルとして活用したいと考えている人は、ぜひ参考にしてください。
ここでは、社内ポータルとして利用できる SharePoint とはどのようなものか解説します。
SharePoint は、マイクロソフトにより提供されているファイルや情報共有のためのサービスです。Web 上で利用できるグループウェアのようなものとも解釈できます。
SharePoint では、ファイルや情報の管理を行えます。社内共有のためのポータルサイトの構築はもちろん、インターネット上で一般に公開するための本格的な Web サイトも作成できます。文書管理の機能では、バージョン管理にも対応していて便利です。また、個人用のオンラインストレージ OneDrive for Business も利用できます。
OneDrive はマイクロソフトが提供しているクラウドサービスであり、ファイルやデータなどを保存できます。SharePoint と同様、OneDrive でも複数のユーザー同士のファイル共有や同時編集が可能です。ただし、SharePoint ではポータルサイトの構築が可能ですが、OneDrive ではポータルサイトは構築できません。
自社のビジネススタイルに合わせ、OneDrive と SharePoint の特長を活かして使い分ける必要があります。
ここでは、SharePoint を社内ポータルとして利用する場合、どのようなメリットとデメリットがあるのか解説します。
SharePoint は Office 製品と連携しやすいため、多くの企業がスムーズに導入できるサービスです。パソコンだけでなくモバイルにも対応しており、テレワークなどで社外からアクセスしたい場合にもスムーズです。
また、SharePoint では単にポータルサイトを構築できるだけでなく、下部組織としてのチームサイトも立ち上げられます。カスタマイズの幅も広いため、工夫次第でさまざまな活用ができます。
SharePoint にはさまざまなメリットがあるものの、デメリットといえる部分もあります。たとえば、SharePoint ではコメントや「いいね！」によるコミュニケーションが可能ですが、誰がアクションしたか必ず分かる仕組みになっています。場合によっては、匿名性をもたせたほうがコミュニケーションを取りやすい場合もあるでしょう。そのため、想定する使い方によっては、不便に感じる可能性があります。
また、詳細なアクセス解析には対応していないため、利用状況を把握しづらいとも言われています。
ここでは、SharePoint を社内ポータルとして利用する際に使用する基本的な機能について解説します。
サイトコレクションとは、SharePoint 上で構築できるサイトの単位です。同じ階層のサイトを複数作成することも可能です。また、サイトコレクションごとに、アクセスするための権限を分けて設定できます。
サイトは、各サイトコレクション内にあるワークスペースです。チームサイトやドキュメントなどがサイトに該当します。サイトごとにアクセス権限の設定が可能であり、部署やチームに合わせて活用できます。
SharePoint Online 上にあるファイルの保管場所をライブラリと呼びます。バージョン管理や共同編集などの機能もついているため、幅広く活用できます。
リストとは、SharePoint Online 上のデータやコレクションを活用するアプリのことです。リストを新しく作成すると任意でデータを定義することも可能であり、さまざまな活用方法があります。
SharePoint Online 内で操作でき、レイアウトの変更や文字・画像の追加が行えるページです。ポータルサイトのトップページを作ったり、情報をまとめたりできます。
Microsoft 365 を導入すれば、SharePoint Online も同時に導入できます。Microsoft 365 を導入した後は、さらに SharePoint アプリをインストールしましょう。マイクロソフトアカウントでログインすると、SharePoint を利用できるようになります。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからでも使用できます。
ここでは、SharePoint を社内ポータルとして利用するための流れを解説します。
SharePoint を開いたら、「サイトの作成」をクリックしましょう。開いた画面で「チームサイト」または「コミュニケーションサイト」の作成を進めます。サイトの名前を付けたら説明を入力してください。さらに、プライバシー設定を選んだうえで「次へ」をクリックします。
次に、「所有者の追加」の箇所にユーザー名またはメールアドレスを入力します。メンバーのユーザー名またはメールアドレスも追加し、「完了」を押しましょう。
ページを追加したいサイトのホームページに移動します。開いた画面で「新規」のタブを選びましょう。「リスト」「ドキュメントライブラリ」「ページ」「アプリ」の選択肢が表示されるので、「ページ」をクリックします。さらに、ページにつけたいタイトルをページ領域の「名前」の部分に入力してください。
ページ内に文字や画像などを追加しましょう。ページのタイトルにマウスのカーソルを当てると「+」のマークが表示されるので、選択します。「テキスト」「画像」「ドキュメント」「リンク」などさまざまなコンテンツの候補が表示されます。目当てのコンテンツを選択し、内容を追加しましょう。
左側のメニューの最下部に「編集」があるので、クリックしましょう。リンクを追加したり、リンクの表示名またはアドレスを編集できます。また、リンクを上下に移動させたり、サブリンクを作ったりすることも可能です。イメージに合わせてナビゲーションを自由にカスタマイズしてください。
ここでは、SharePoint を社内ポータルとしてどのように活用できるか解説します。
SharePoint は OneDrive と同期できます。まずは SharePoint を開いて同期したいサイトを選び、「ドキュメント」をクリックしましょう。さらに「同期」を選択すると、OneDrive の使用許可を要求する表示が出ます。問題がなければ許可し、同期するフォルダを選択します。さらに「OK」をクリックすると同期は完了です。
外部のユーザーとファイルを共有する場合は、最初に該当するファイルを選択しましょう。そのうえで、画面の上部に表示されている「リンクのコピー」または「共有」をクリックします。「リンクのコピー」を選んだ場合、「コピー」をクリックすると共有するためのリンクがコピーされます。そのリンクを相手に伝えてファイルを共有しましょう。
該当するファイルを選択して画面の上部にある「共有」をクリックします。ダウンロードさせたくないユーザーを選び、「編集を許可する」についているチェックマークを外しましょう。また、「ダウンロードを禁止する」にチェックマークをつけます。必要に応じてチェックをつけたり外したりすれば、ダウンロードのコントロールが可能です。
SharePoint を活用すれば、簡単に自社のイメージに合う社内ポータルを構築できます。SharePoint の特長や基本的な使い方を理解し、うまく使いこなしましょう。
SharePoint をより便利に活用するためには、機能をサポートするための製品を導入すると効果的です。SBテクノロジーの手軽に社内ポータル構築できる専用ツール「OnePortal Modern」を利用すると、SharePoint における情報共有をよりスムーズに行えます。マイクロソフトのアップデートにも影響を受けずにポータルサイトを運用できるため、おすすめです。まずは資料請求をして詳細を確認してみてください。
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