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テレワーク導入時のおすすめツール|ツールの活用でテレワークが安全で快適に行えます

テレワーク導入にあたり、セキュリティの問題にどう対策すればよいか迷っている方も多いのではないでしょうか。この記事では、セキュリティ対策や情報共有などに役立つおすすめのツールを紹介します。さらに、ツール活用によって安心かつ快適にテレワークを行う方法についても解説しますので、自社でテレワークを導入する際の参考にしてください。

テレワークとは

テレワークとは、ICT(インターネットや情報通信技術)が進んだことによって可能になった新しいワークスタイルです。場所や時間を限定せずに働けるという特徴があります。テレワークの主な勤務形態は在宅勤務、リモート(モバイル)ワーク、サテライトオフィスの3種類です。

テレワークを推進する政策にくわえて、新型コロナウィルス感染拡大を阻止するための対策としても注目されており、導入する企業が急増しています。

テレワークのメリット

家事や育児、介護などと両立しやすいなど柔軟な働き方ができる点が、従業員にとってのテレワークのメリットです。また、企業にとっては新たな人材や優秀な人材を確保する機会が増えます。

オフィスの維持費などにかかるコストを削減できる点もテレワークのメリットです。それから、大型災害や感染症流行など、オフィスでの通常業務を継続できないような事態になっても、テレワークなら対応できる可能性があります。

このようなメリットから、今後はテレワーク推進によって業務効率化や生産性向上をめざすことが重要といえるでしょう。

テレワーク実施の際の企業の抱える課題

テレワークを実施する際には、「セキュリティ」「情報共有」「コミュニケーション」「人事評価、労務管理、勤怠管理」の課題が発生します。

セキュリティ面での不安

テレワークを行う従業員は、自宅やカフェなどセキュリティ対策が徹底しているか不明な場所から社内データにアクセスします。そのため、機密情報が漏えいしたり、ウイルスが侵入したりするリスクがあり、セキュリティ対策が欠かせません。

情報共有はどのようにするのか

オフィスワークとは違い、テレワークでは働く時間も場所もさまざまです。そのため、重要事項の周知を徹底する方法や、業務において従業員が参照する必要のあるデータやファイルの置き場所など、情報共有の方法について対策しなければなりません。

コミュニケーションをどうするか

対面でのコミュニケーションはチームワークを高める効果があります。テレワークでは対面コミュニケーションの機会が減るため、チームの士気が下がったり、伝達不足によって業務効率が低下したりするおそれがあるでしょう。

人事評価、労務管理、勤怠管理などをどうするか

テレワークでは従業員が働くところを実際に見ることができないため、どのように業務に対応しているかを把握しにくいでしょう。テレワークにおいても従業員の作業時間や作業効率、成果などを正確に掌握しなければ、人事評価や労務管理、勤怠管理が困難です。

テレワークツールの活用で課題を解決する

上で紹介した4つの課題は、以下のような支援ツールの活用によって解決できます。

  • コミュニケーションツール・ウェブ会議ツール
  • クラウドストレージサービス・ファイル管理ツール
  • スケジュールやプロジェクト管理ツール
  • 人事管理、評価システム、勤怠管理ツール

テレワークに活用できるツールの種類(例)と特徴

ここでは、上で述べた4種類のテレワーク支援ツールについて、主な製品やサービスと特徴を、それぞれ、紹介します。

コミュニケーションツール・ウェブ会議ツール

リモートワークでは専用機器不要で、個人のパソコンやスマートフォンで参加できるツールの活用がコミュニケーションに役立ちます。

Slack や ChatWork などビジネスチャットツールでは、チャット機能にくわえてオンラインミーティング機能も利用可能です。Zoom などウェブ会議ツールでは、オンライン会議のほか、画面や資料の共有も可能です。

Office 365・Microsoft 365 に入っている Microsoft Teams アプリでもチャット機能やオンラインミーティング機能などを利用できます。くわえて、Office 365・Microsoft 365 のグループウェア機能(アプリ)やサードパーティー製アプリと連携させることも可能です。

クラウドストレージサービス・ファイル管理ツール

クラウド上でデータやファイルを保管・管理すれば、メンバーがどこにいても同じデータやファイルにアクセスできます。業務に使用するならデータ容量が大きくセキュリティ対策が強化されたビジネス向けプランがよいでしょう。

Office 365・Microsoft 365 に含まれる OneDrive for Business は1ユーザーあたり 1TB の容量を使用できます。同じく Office 365・Microsoft 365 に付いている SharePoint Online の容量は1社あたり1TB+(従業員数×10GB)です。

Google が提供する G Suite では、Business と Enterprise のプランで容量無制限で利用できます。一方、Dropbox のビジネス向けプランのデータ容量はプランの種類に応じて1ユーザーあたり 5TB 以上です。

スケジュールやプロジェクト管理ツール

スケジュールやプロジェクト管理ツールを使用することによって、従業員一人一人のタスクやプロジェクト全体の進捗などをクラウド上で管理できます。「だれが何をしているか、どの程度稼働しているか、どこまで進めているか」などがオンラインで可視化されるため、テレワークでも効率的なチームワークを実現することが可能です。

主なスケジュール・プロジェクト管理ツールには Microsoft の Planner のほか、Trello やイノピーエム、Asana(アサナ)などがあります。

人事管理、評価システム、勤怠管理ツール

クラウド勤怠管理ツールを使用すれば、従業員がオンラインで業務開始時間や就業時間を入力することによって労働時間や作業効率、給与などの管理が可能です。その他の人事管理機能を備えたツールもあります。

SmartHR は従業員の勤怠管理にくわえて、住所変更や扶養変更などの一元管理が可能です。KING OF TIME には指紋認証など不正打刻防止機能があります。ジョブカン勤怠管理は従業員の勤務形態別に設定できるほか、使いたい機能だけを選択し組み合わせて使うことも可能です。

テレワークツールを選ぶ際の注意点

クラウドのテレワークツールはどのような点に注意して選べばよいでしょうか。ここでは、主な2点を説明します。

セキュリティ、情報共有、コミュニケーションへの注意は必須

テレワーク導入時の課題としては、セキュリティ対策や情報共有の漏れを防止する対策、コミュニケーション不足によるミスを防止する対策などが挙げられます。まず、選択候補となるテレワークツールがこれらの課題に対応する機能を搭載しているかどうかを確認しましょう。そのうえで、すべての課題に対応するツールを選ぶ必要があります。

テスト運用する期間を設ける

テレワークにいきなりクラウドツールを運用しても、管理者や従業員が使いこなせなければ業務効率化につながりません。まずは、オフィスの通常業務でテスト運用し、使いやすさのチェックや管理機能・運用ルールの設定などを行いましょう。

多くのクラウドツールサービスに設けられている無料トライアル期間を活用すればコストを抑えながらのテスト運用が可能です。

テレワークにおすすめのシステムツールをご紹介します

ここでは、テレワークにおすすめのシステムツールとして Microsoft 365(Office 365)、OneDrive for Business や SharePoint Online、Microsoft Teams や Exchange Online、Outlook を取り上げ、それぞれの特徴を紹介します。

Microsoft 365(Office 365)

Microsoft 365(Office 365)には、強固なセキュリティ、スムーズな情報共有機能、コミュニケーション機能など、テレワークを導入する企業の課題を解決できる特徴がそろっています。Microsoft 365(Office 365)には多くの機能が搭載されており、各機能と連携して使用できる点もおすすめする理由の一つです。

OneDrive for Business や SharePoint Online

OneDrive for Business と SharePoint Online は、Microsoft 365(Office 365)に含まれるオンラインストレージ機能です。業務に必要なデータに素早くアクセスしてパソコンに同期させたり編集したりできるため、情報共有の効率化に役立ちます。

OneDrive for Business は社内のユーザーアカウントでログインして使用しますので、IT 部門での管理もスムーズです。SharePoint Online は業務に必要なデータをすべてオンラインに保存しておけるので、急に別のパソコンでテレワークをするような状況でも通常と変わらない効率で作業できます。

Microsoft Teams や Exchange Online、Outlook

Microsoft Teams や Exchange Online、Outlook は、Microsoft 365(Office 365)に搭載されているウェブ会議機能とメール機能です。併用すれば、テレワークにおけるさまざまなコミュニケーションの促進に役立てることができるでしょう。

Microsoft Teams ではチャットと音声通話、テレビ会議と多様なコミュニケーション機能を利用できます。メール機能も Exchange Online や Outlook があれば問題ありません。

Microsoft 365(Office 365)を効果的に活用して、テレワークで成果をあげるには?

Microsoft 365(Office 365)は、非常に多くの機能を搭載している点がメリットである反面、使いこなすことが難しいともいわれています。そこで、自社だけで導入や運用が難しい場合は、外部に導入時の支援から導入後の運用、利活用までを依頼することも手段の一つです。

SBテクノロジーの clouXion(クラウジョン)を利用すれば、低コストかつスピーディーにベストプラクティスを導入できます。

Microsoft 365(Office 365 )を効果的に活用して、テレワークで成果をあげるには?

Microsoft 365(Office 365 )は、非常に多くの機能を搭載している点がメリットである反面、使いこなすことが難しいともいわれています。そこで、自社だけで導入や運用が難しい場合は、外部に導入時の支援から導入後の運用、利活用までを依頼することも手段の一つです。

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まとめ

テレワーク導入にあたっては、セキュリティやコミュニケーション、勤怠管理などをクラウド上で管理できるツールを活用しましょう。特に、Microsoft 365(Office 365)は多機能かつ高機能ですが、使いこなすのが難しいともいわれています。そこで、Microsoft 365(Office 365)導入支援や運用支援の外部サービスを利用することがおすすめです。

SBテクノロジーの clouXion(クラウジョン)は、Microsoft 365(Office 365)の利活用促進サービスで、エンタープライズ企業への豊富な導入実績や、難易度の高い要件に対応してきた高い技術力を誇ります。検討から利活用までワンストップでサービス提供でき、企業のデジタルトランスフォーメーションを促進させます。

テレワーク導入を目指す企業担当者様はぜひ、clouXion(クラウジョン)の利用をご検討ください。

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