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【テレワークに必要なもの】テレワーク導入を成功させるために必要不可欠なモノ・コトについて解説!

新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワークの導入・推進を迫られている企業も多いのではないでしょうか。テレワークをスムーズに導入・推進するためにも、事前に運用方針を固め、テレワークの環境を整備しましょう。

この記事では、テレワークの導入に必要なモノやコトを解説します。テレワークの特徴やメリット・デメリットも解説するので、ぜひ役立ててください。

テレワークとは

テレワークとは、インターネットなどの情報通信技術を活用して、オフィスに出社せずに業務を行う働き方です。情報通信技術の発達により、書類や資料はデータでやり取りする、会議はテレビ電話を使って開催するといったことが可能になりました。テレワークには、モバイルワークやサテライトオフィス勤務も含まれます。

場所にとらわれず、通勤時間や労力をかけずに就業する働き方は、個人が抱える家庭の事情や趣味など、プライベートな時間の確保にもつながります。テレワークは、業務の効率化だけでなく、働く人一人ひとりのワークライフバランスの向上を実現します。

在宅勤務

在宅勤務は自宅で就業する働き方です。通勤にかかる労力や時間がなくなり、労働者の負担を軽減できます。育児や介護で外出しにくい人でも働けるだけでなく、災害などで一時的に出勤が困難になった場合などに対処しやすくなります。

モバイルワーク

移動中の電車内や顧客先のオフィス、カフェなどで就業する働き方です。時間と場所の制約がなく、いつでもどこでも働けるという特徴があります。モバイルワークでは、持ち運びが便利なノートパソコン、タブレット、スマートフォンを利用します。ネットワークが必要な場合は、スマートフォンをデザリングするか、モバイル Wi-Fi ルーターを用意しましょう。

サテライトオフィス勤務

レンタルオフィスやシェアオフィスといったオフィスや施設を借りる働き方です。自宅そばのサテライトオフィスを借りれば、通勤にかかる時間や労力を減らせます。サテライトオフィスには、あらかじめ Wi-Fi やプリンタなど、テレワークに必要な環境や機器が揃っている場合が多いです。

テレワークのメリット

テレワークは事業者側と従業員側、双方にメリットがある働き方です。それぞれどのようなメリットなのか解説します。

事業主側のメリット

テレワークは事業者側にとって、主に運営面と採用面にメリットがあります。導入するときの参考にしてください。

運営面

テレワークを導入すると、育児や介護といった家庭の事情や、病気やケガで出社が困難になった従業員を雇用し続けられます。育成に時間をかけた人材や、優秀な人材の離脱も防止でき、社内の人材確保を維持できます。

出社する人数を減らせば、オフィスの縮小も可能になります。これにより家賃や施設費などの固定費を削減できます。どの業務をテレワークにするかを考える過程で、無駄なプロセスを失くせば、業務の効率化にもつながるでしょう。

また、テレワークは非常時の事業継続計画(BCP)にも有効です。地震や台風などの災害が起きても、BCP のもとテレワークを実施することで、通常に近いパフォーマンスを保てます。

オフィスに人が密集することもなくなるので、新型コロナウイルスなどの感染症対策の効果が期待できるのもメリットです。

採用面

家庭の事情で出社が難しい人や、遠方で暮らす人も採用可能になるのも、テレワークのメリットです。テレワーク可能とした勤務形態で求人を出すことで、これまで勤務地や通勤時間のために応募を諦めていた人材も応募できるようになります。幅広い人材が、場所にとらわれずに活躍できる職場であるとアピールできれば、企業イメージも向上するでしょう。

従業員側のメリット

テレワークは従業員の生産性やワークライフバランスを向上させるというメリットが期待できます。どのようなことかくわしく解説します。

生産性向上

総務省の2017年の調査によると、生産性向上のためにテレワークを導入した企業の、82.1%が目的を達成したと回答しています。テレワークでは業務に集中できないのではないかと心配する人もいますが、効率よく仕事を終わらせることは可能です。

※参考:総務省| テレワークによる働きやすい職場の実現

ワークライフバランスの向上

テレワークではオフィスへの出勤がなくなるため、通勤時間を大幅に減らせます。その時間を使って家族と過ごす、趣味を充実させるなど、ワークライフバランスを向上できるでしょう。自己啓発を行う余裕もでき、業務における能力向上も期待できます。

テレワークのデメリット

テレワークのデメリットは、従業員同士のコミュニケーションが減ってしまう点にあります。コミュニケーションが不足すると、情報の共有がスムーズにいかない、従業員が孤独感を感じる、分からないことを相談しにくいといったことが起こり得ます。

テレワークを導入した後も、従業員同士が円滑にやり取りできるよう、チャットやオンライン会議を支援する ICT ツールを導入するなど、コミュニケーションコストを管理することが大切です。

テレワークの導入のために必要なこと

ここではテレワークを導入するにあたっての事前準備について解説します。テレワークはインターネット環境やツールの設定などが必要ですが、ほかにも労務管理やルールの策定といった管理面の整備も必要です。

ヴィジョンの再認識

テレワークを導入する目的は何か、導入することで何を実現するのかなど、テレワークにおけるヴィジョンを今一度、認識しましょう。ヴィジョンを明確にしたら、自社全体で共有します。従業員の一人ひとりがヴィジョンを把握することにより、個人で準備するものを確認できます。社内が一体となってテレワークに取り組む流れにしましょう。

テレワークに合わせた労務管理方法の策定

テレワークで難しくなることの1つに、労務管理があります。テレワークでは従業員が働いているところを直接見られないため、個人の就労状況を把握しにくくなります。そのため、勤務時間も「通常通りの労働時間」「フレックスタイム制」「出来高による裁量労働制」から選択し直すことになります。

また、「事業場外みなし労働時間制」は導入するのか、在席状況を管理する勤怠管理ツールはどうするのかなど、テレワークに合った労務管理を考える必要があります。

テレワークでのルール策定

自社の従業員全員をテレワーク化してしまうと、導入のコストも手間もかかります。あらかじめ、テレワークを許可する条件など、ルールを策定しておきましょう。希望者全員をテレワークとすることが難しい場合、家庭に事情がある人、交通機関の停止などで出勤できない人を対象とします。

また、テレワークには Wi-Fi などの通信機器の導入費、通信費、郵送費など、出勤していたときにはかからなかった費用が発生します。これらの費用をどうするのかも、ルールとして決めておくと安心です。

事前研修

本格的にテレワークを導入する前に、テレワークの目的や必要性を全体で共有しましょう。その上で、実際にテレワークをする人にはツールの使い方や勤怠管理の方法を研修します。また、テレワークをする人だけでなく、上司や同僚などテレワークに関係する人全てを対象とすることが大切です。

実際にテレワークを行ってみて分かる問題点もあります。事前の研修がないまま実施して、従業員からの問い合わせが増えないよう、ルール作りとマニュアル化を整備し、しっかり現場に落とし込みましょう。

テレワーク導入のために必要なもの

テレワークを導入するには、企業側だけではなく、テレワークを行う従業員側にも用意が必要です。ここでは事前に用意するべき環境やツールについて解説します。

ネットワーク環境

テレワークを行うやり方には、主に「会社の端末を持ち出す」「リモートデスクトップ機能を利用」「クラウドサービスを利用」の3つがあります。いずれもネットワーク環境を利用して作業します。

たとえば、会社の端末を自宅などに持ち帰る方法は、普段使っているパソコンなどをそのまま使えて便利です。ただし、紛失や情報漏えいなどセキュリティのリスクがともないます。このように、テレワークのやり方やセキュリティに応じて、VPN 接続やサーバー構築といったネットワーク環境を整えましょう。

コミュニケーションツール

テレワークでは、対面で会議を行う、従業員同士が気軽に雑談を交わすといったやり取りがしづらくなります。メールやチャットといったコミュニケーションツールを使って、積極的にコミュニケーションを図りましょう。

ずっと一人で勤務していると孤独感を感じる従業員もいます。この場合は、Web 会議ツールでカメラを ON にして会話をするなど、顔が見えるコミュニケーションを取り入れると良いでしょう。

ファイル共有ツール

従業員同士でファイルを共有するためには、社内ファイルサーバーとクラウドストレージのどちらかを利用することが多いです。従業員が遠隔から社内サーバーにアクセスするためには、VPN などの機器を導入する必要があります。

クラウドストレージは手軽に利用できますが、自社のセキュリティポリシーを参照し、セキュリティ性が高いものを選ぶようにしましょう。

セキュリティ環境

テレワークにおいて、セキュリティ環境の整備は重要なポイントになります。自宅や外出先で端末を操作する、インターネットに接続するといった行為には、常にウイルス感染や不正アクセスのリスクがともないます。実際に、テレワーク中の従業員から、顧客や社員の個人情報が漏えいする被害も発生しています。

このようなリスクを防ぐためには、セキュリティソフトを導入する、機密情報の扱い方を厳密にする、パソコンの持ち運びや管理のルールを徹底するといった対策が必要です。

テレワーク導入をより促進するには?

テレワークにはネット環境やセキュリティシステムといった環境の整備から、顧客や従業員同士のコミュニケーション方法まで、さまざまな準備が必要になります。すべてを自社で用意するには難しいといった場合、テレワークに必要なツールやサービスの導入支援を行うサービスを利用する方法もあります。

このようなサービスを選ぶときは、自社の課題にあったツールを選定してくれる、あるいはテレワーク環境全体の整備を請け負ってくれるなど、柔軟な対応がとれるサービスを探すとよいでしょう。

まとめ

テレワークを導入するには事前に環境を整え、機材やルールを準備する必要があります。テレワークは企業と従業員の両方にメリットがあり、人事採用や個人のワークライフバランスの向上に有効です。また、自然災害や感染症の流行など、いつ起きるかわからない非常時の対策としても効果があります。

テレワークをスムーズに導入する方法として、コミュニケーションや業務効率化を支援するサービスを利用する方法があります。SBテクノロジーの clouXion(クラウジョン)は、エンタープライズ企業への導入実績が豊富であり、難易度の高い要件に対応してきた高い技術力をもっています。

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