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SharePoint Online を活用するには|便利な機能と使い方を詳しく解説

Microsoft 社の提供する SharePoint Online は、企業内の組織やプロジェクト単位で、ポータルサイトを作成できます。サイト内で情報共有や共同編集ができるため、チームワークを高めながら業務を進められるでしょう。この記事では、SharePoint の使い方や活用のメリットについて解説します。

SharePoint Online とは

SharePoint Online は、Microsoft 365 に含まれている企業向けのサービスです。情報やファイルをオンライン上で、保存・整理・共有・編集ができます。また、社内の組織ごとに、サイトの作成も可能です。ポータルサイトを作成することで、社内の情報共有を効率的に進められるでしょう。

SharePoint Online 活用のメリット

ここでは、SharePoint Online の活用がもたらすメリットの中から、特に2つの点に絞って解説します。

業務効率の向上

最も大きなメリットは、業務効率の向上です。SharePoint 活用による社内ポータルサイト作成は、情報共有を容易にします。社内のメンバーであれば、誰でも資料やデータにアクセスし、閲覧できます。必要な情報がすぐに見つかるようになれば、業務が円滑に進みます。

テレワークをサポート

テレワークに強いのも、SharePoint のメリットです。SharePoint では、ファイルごとに共有の設定をする必要はありません。ファイルはすべて SharePoint 上に一括して保管されるため、出張先や自宅等、社外から情報にアクセスできます。メンバー間でファイルの共同編集もできるため、ファイルの競合や重複も防げます。

SharePoint Online の不便な点

便利な機能がある一方で、SharePoint Online がもつ不便な点についても、2つ解説します。

「いいね!」機能に匿名性がない

SharePoint には、コミュニケーション機能のひとつとして、「いいね!」やコメントをつけることができます。しかし、SharePoint がログインを前提として使うシステムであるため、「いいね!」やコメントをつけたユーザーを特定することも可能です。これは、利用する企業によっては、不便な機能ととらえる可能性があります。

カスタマイズが必要

SharePoint は、操作性や見やすさが十分とはいえない部分もあります。そのため、標準機能の状態で利用すると、使いにくいと感じるかもしれません。そのような場合には、カスタマイズをして、自社で利用しやすい形に変える必要があります。カスタマイズに手間がかかる点が不便ともいえるでしょう。

SharePoint Online の機能と使い方

ここでは、SharePoint Online の機能や使い方について解説します。実際に利用する際のイメージづくりに役立ててください。

ポータルサイト作成

SharePoint には、社内向けポータルサイトの作成機能があります。チームやプロジェクト単位でサイトを作成できるため、情報共有の場として活用できます。また、サイト内ではファイルや文書の保存・閲覧・共同編集などの作業も可能です。

使い方

はじめて SharePoint を利用する際には、部署や部門・プロジェクトごとに、チームサイトを作成します。社内全体ではなく、細かな区分の中から、自分の作業するサイトに入るイメージです。チームサイト内では、利用するメンバーを細かく分けることも可能です。細かな設定をすることで、他部署への情報漏れや、担当外のメンバーの情報閲覧を制限できます。逆に、公開対象を広げたコミュニケーションサイトの作成も可能です。例えば、コンテンツの作成や編集は少数のメンバーに限定し、公開した情報は社内の大勢のメンバーで共有するという使い方です。

ワークフロー

ワークフロー機能は、承認や申請などの事務作業を、一部自動化する機能です。ワークフローのテンプレートを利用することで自動化が可能です。直接承認や申請が不要になるため、業務の効率化が進みます。

使い方

ワークフローでは、テンプレートを活用しましょう。日常業務で頻繁に利用する「承認手続き」や「申請手続き」などが、テンプレートとして用意されています。さらに、自社の手続きの流れにあわせて、ワークフローを作成することも可能です。例えば、数名の上長が書類に押印して承認をする場合、承認の過程をオンライン上で進められます。また、すべて承認がおりた段階で、申請者にメールで通知が届く設定にするのも便利です。

ファイル共有と共同編集

「ファイル共有と共同編集」では、社内外のメンバー間で、ファイル共有や共同編集ができます。データを安全にやりとりするために活用するとよいでしょう。ファイルへのアクセス権限や編集権限の設定も可能です。

使い方

ファイル共有と共同編集の機能により、離れた場所にいても、ファイルの共有や共同編集ができます。テレワークの際に、自宅から SharePoint にアクセスし、他のメンバーと共同で作業を進めることも可能です。共同で編集作業を行っている場合には、誰が編集しているかがリアルタイムでわかります。そのため、コミュニケーションを取りながら、作業を進められるでしょう。

SharePoint Online の便利な機能

SharePoint Online で利用できる、3つの便利な機能について解説します。ぜひ活用してください。

全文検索

SharePoint Online では、全文検索が利用できます。全文検索は、ファイルだけではなく、サイト内にあるシステム全体の情報を検索できます。ファイルの保存場所がわからない場合などに便利な機能です。検索結果にはファイルの内容が表示されるため、目的のファイルを見つけやすいのもメリットといえるでしょう。

アンケート

SharePoint Online 上で実施できるアンケート機能も便利です。アンケートの作成から実施・集計まで自動で行います。テンプレートを活用し、アンケート内容や回答形式を選択できるため、社内でアンケートを取りたい場合に活用しましょう。アンケートの回答形式は、選択式・記述式・数値の入力の3種類から選べます。

Office 連携

SharePoint Online は、Microsoft Office とスムーズに連携ができます。Excel・Word・PowerPoint などの共同編集も可能です。ブラウザで利用できるため、パソコンに Office のソフトウェアが入っていない場合でも、閲覧や編集ができるのも、大きなメリットです。

まとめ

Microsoft の SharePoint Online は、社内のポータルサイトの作成や、情報やファイルの共有ができます。Office 製品との連携もスムーズで、Excel・Word・PowerPoint などが入っていないパソコンでリモートワークをする場合にも役立ちます。

SharePoint Online は、自社にあわせたカスタマイズが難しいため、SBテクノロジーでは「OnePortal Modern」を提供しています。OnePortal Modern は、簡単な操作でポータルサイトを作成し、情報を共有する機能を備えています。そのため、導入時の負担も軽減できるでしょう。

また、SharePoint Online を実際に運用していると、Microsoft 社のアップデートの影響を受ける場合があります。しかし、OnePortal Modern を利用することで、アップデートの影響を受けずにポータルサイトを利用できます。サービスの詳細は以下を参照してください。

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