こんにちは。広報部の椎名です。私はインターナルコミュニケーション（社内広報）を担当しており、社内報の運用に携わっています。当社の社内報はWeb社内報で、SharePoint Online（以下、SharePoint）上で稼働する当社の社内ポータル構築サービス「OnePortal Modern（以下、OnePortal）」を使用して運用しています。
2021年3月に『SharePoint を活用した「社内報」、当社の運用方法とは？』という記事を書いたのですが、それから4年の月日が経ち、OnePortalも仕様が変更されたり、さまざまな機能が追加されたりしており、当社のWeb社内報も改善を行ってきました。そこで、その後の社内報運用のことを記事に書いてみようと思いました。SharePoint の活用方法で悩んだり、OnePortalの導入を検討されたりしている皆さんの参考になれば幸いです。
SharePoint を活用した社内報、4年間で閲覧者数が約4倍に！
当社の社内報は2018年1月から運用を開始しました。当初は SharePoint で運用していましたが、2019年3月にOnePortalへ移行し、現在に至っています。
OnePortalは、SharePoint 上で稼働するSaaS型の社内ポータル構築サービスで、開発の知識がない方でも手軽に社内ポータルを構築することができ、運用の負荷を軽減できます。
また、2021年1月からは Microsoft Teams（以下、Teams ）とOnePortalを連携させて、Teams でも社内報を閲覧できるようにしました。その結果、閲覧者数が2倍以上になったというのが4年前の記事のあらすじです。
では、その後4年経った現在の閲覧者数はどうなっているでしょうか？ ありがたいことに順調に増えており、移行前と比較してみたところPV数・UU数ともに、なんと約4倍になっていました。運用開始当初の閲覧数が少なかったとはいえ、約4倍はなかなかすごい数字と言っても過言ではないですよね？！
進化するOnePortalに追加された機能とWebパーツとは？
閲覧者数が4年間で約4倍に伸びたのは、社内での周知活動などを頑張ったことも影響していると思いますが、一番の理由は機能が追加されたりアップデートされたりしたことによってOnePortalが進化し、操作性がより良くなったことでページのクオリティが上がったからではないかと思っています。
この4年間でOnePortalに追加され、当社の社内報運用にも使用している機能をいくつかご紹介します。
1. Teams通知
OnePortalは Teams と連携し、社内ポータル上の掲示板やファイルなどの更新情報を Teams 通知でお知らせすることができます。OnePortalに記事を公開すると Teams のチャットにて「新着情報のお知らせ」通知が自動的に送信されるため、社内へスピーディーに情報を伝えることが可能です（詳細はこちら）。このお知らせ機能を使用することで、記事を見てもらえる確率が上がりました。
2. Webパーツ 「画像スライダー」
社内報のトップページの上部にスライダーを設置し、新着記事へのリンクを貼っています。スライダーとは、Webサイト上で複数のコンテンツをスライドショー形式で表示するツールのことです（詳細はこちら）。動きがあるためユーザーの目を引くことができ、クリック率の向上に寄与します。
以前の画像スライダーは文字を入力することができず、スライダー用にあらかじめ決めたサイズの画像を用意し、その画像にタイトルや公開日などを入れていましたが、作る人によってフォントの種類や文字のサイズがバラバラで統一感がありませんでした。
アップデートされたWebパーツ「画像スライダー」は画像を用意するだけでよく、タイトルや公開日などは別途入力する形になっています。また、画像のサイズや画像を表示する秒数などの調整も可能です。
「画像スライダー」を導入する際にトップページのリニューアルを行い、「画像スライダー」が目立つようにシンプルなレイアウトに変更しました。以前は「ごちゃごちゃしてどこをクリックしていいのかわからない」というご意見も出ていたのですが、リニューアル後は見やすくなったことでアクセス数の向上につながったと感じています。
3. StyleExtension For Compact
StyleExtension For CompactとはOnePortalのデザインを SharePoint のサイトに適用するための機能です。SharePoint 標準のデザインだとテキストとテキストの間や画像の上下などにあらかじめスペースが入っていますが、StyleExtension For Compactはそのスペースを最小限にし、“For Compact”という名称の通りコンパクトでスッキリしたデザインにすることができます。
とはいえ、あまりスペースがなさすぎてもギチギチで見栄えが悪くなるだけではなく、読み手に“読みづらい”という印象を与えてしまうおそれも・・・。そうならないために当社ではStyleExtension For Compactでスペースを０にしたうえで、SharePoint の標準Webパーツ「スペーサー」を使用しています。Webパーツ「スペーサー」は、テキストとテキストの間や画像とテキストの間などにスペースを入れることができるWebパーツで、スペースのサイズも自由に調整することが可能です。
StyleExtension For Compactとスペーサーのおかげで、ほど良いスペースを入れることができるようになり、より見栄えの良いページを作れるようになりました。
4. アクセス解析機能
社内ポータルを運用するにあたって指標となるのが「アクセス数」です。作成したページが「どのくらい見られているのか」、「誰が見てくれているのか」がわかることで、今後どのようなページ作りをしていけばよいのか傾向をつかむことができます。
SharePoint では、「重複しない閲覧者（ユニークユーザー数）」、「サイトの訪問数（ページビュー数）」、「ユーザーの平均滞在時間」を確認できますし、アクセスが多いページをランキング形式で確認できます。そのため「どのくらい見られているのか」を把握することは可能なのですが、「誰が見てくれているのか」を把握することは難しいというのが現状です。
OnePortalでは独自のアクセス解析機能が標準機能として提供されており、「どの部署からのアクセスが多いのか」ということや「誰が見てくれているのか」を把握することができます。おかげでサイトの傾向がつかみやすくなりました。現在は“より多くの人に見てもらえる記事にするには、どのような記事を書けばよいか”と考えながら、効果的なサイト運用を目指して日々奮闘しています。
まとめ
OnePortalを使用した社内ポータル運用の事例として当社のWeb社内報についてご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。この記事を読んで少しでも社内ポータル運用に興味を持っていただけていたら嬉しいです。
また、もし SharePoint の活用方法、Web社内報や社内ポータルの運用、閲覧者数の伸び悩みなどでお困りの方がいらっしゃいましたら、ぜひ当社にご相談ください。
