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Teams、SharePoint Online の情報検索時間や手間を削減し、生産性を向上させる方法

関谷 正

Microsoft Teams(以下、Teams)や SharePoint Online(以下、SharePoint)を日常的に使用していると、過去のチャットやファイルが埋もれてしまい、求めている情報を見つけるのに時間がかかって悩むことがよくあります。
今回のブログでは、そのような課題を解決する機能『FastMark(ファストマーク)』をご紹介します。チャットやファイルなどの検索において、日々の煩わしい情報探しの解決手段としてご検討いただければと思います。

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Teams や SharePoint における FastMark を開発した背景

冒頭に少し記載しましたが、Teams や SharePoint を日々使っていると、チャットやファイルが多数共有され、その情報を探すことに時間がかかってしまうことも多いのではないかと思います。

実際に当社内においてアンケートを採ったところ、92%の利用者が Teams 上でのファイルやメッセージの探索を手間に感じることがあると回答しています。また、一日のチャットの送受信回数が多い人の方が、よりそのように感じているということも、アンケート結果から顕著に出ています。

この課題を解決するために、社内で実証実験を行いながら開発したのが今回ご紹介するお気に入り機能の『FastMark』です。

『FastMark』という名称には、素早く自分のお気に入りフラグを立てられ、検索する手間を削減できる、という意味が込められています。

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Teams や SharePoint における FastMark の使い方

FastMark は、Teams や SharePoint 利用の生産性を向上させるための機能として Teams アプリにて提供しています。お気に入り登録したいチャットや SharePoint 上の掲示板の内容を簡単な操作ですぐにお気に入り登録できます。

※SharePoint 上のアイテムを登録するには当社の別サービス「OnePortal Modern」のご契約が必要です。

上図の操作を実施することで、重要なメッセージやファイルを素早く特定し、整理することができます。また、検索機能やフィルタリング機能も備えており、必要な情報を素早く見つけることができます。さらに、設定された期限に応じてアイテムの色も変化するため、期限が迫っているものや期限切れのものを一目で把握することができます。

なお、FastMark の導入は非常に簡単です。当社で提供している Teams アプリを導入することで、すぐに利用が可能です。

※当社で提供している別サービスの「OnePortal Modern」、「Flow」、「Provisioning Flow」をご契約のお客様には付帯機能として提供しています。

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まとめ

FastMark は、Teams と SharePoint の情報検索時間や手間を削減し、生産性を向上させる機能です。重要なメッセージやファイルを素早く特定し、整理することができるだけでなく、検索やフィルタリング機能、期限管理など、さまざまな便利機能を提供します。また今後の開発により、さらなる進化を予定しています。

Teams と SharePoint に FastMark を導入することで情報探しにかける時間や手間を大幅に削減し、業務における個人の生産性向上に寄与できればと思います。ぜひ、Teams と SharePoint の FastMark をお試しください。

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