Microsoft Teams（以下、Teams）、SharePoint Online（以下、SharePoint）、Outlook は、現代のビジネスにおいて欠かせないツールとなっています。これらのツールは、コミュニケーション、コラボレーション、情報共有を円滑に進めるための強力な機能を提供しています。
しかし、これらのツールを使用する中で、多くのユーザーが情報過多という課題に直面しています。日々やり取りされる膨大な量のチャット、ファイル、メールの中から、必要な情報を迅速に見つけ出すことは容易ではありません。このような状況は、従業員の生産性低下につながりかねず、企業にとっても大きな損失となります。
今回のブログでは、そのような課題を解決する機能『FastMark（ファストマーク）』をご紹介します。チャットやファイルなどの検索において、日々の煩わしい情報探しの解決手段としてご検討いただければと思います。
Teams、SharePoint、Outlook における FastMark を開発した背景
冒頭に少し記載しましたが、Teams や SharePoint、Outlook を日々使っていると、チャットやファイルが多数共有され蓄積していく中で、やるべきタスクの抜け漏れや必要な情報を探すことに時間がかかってしまうことも多いのではないかと思います。
実際に当社で社内アンケートを行ったところ、Teams ユーザーの 92% がファイルやメッセージを探すのに手間を感じているという結果が出ています。特に、チャットの送受信回数が多いユーザーほど、情報検索に時間がかかっている傾向が見られます。重要な会議資料、顧客とのやり取り、プロジェクトの進捗状況など、必要な情報にすぐにアクセスできないことは、業務の遅延や機会損失につながる可能性があります。
この課題を解決するために、社内で実証実験を行いながら開発したのが今回ご紹介するお気に入り機能の『FastMark』です。
FastMark は、Teams アプリとして提供され、Teams、SharePoint、Outlook 上の重要な情報を簡単に登録、整理、検索することができます。
『FastMark』という名称には、素早く自分のお気に入りフラグを立てられ、検索する手間を削減できる、という意味が込められています。
Teams、SharePoint、Outlook における FastMark の使い方
FastMark の最大の特長は、シンプルさと柔軟性にあります。FastMark を使用すると、ユーザーは直感的な操作で、重要なチャット、SharePoint のページ、Outlook のメールなどをお気に入りに登録することができます。この操作は、本に付箋を貼るように簡単にできるので、IT スキルに自信がないユーザーでも問題なく使いこなすことができます。
FastMark の主な機能は以下の通りです。
- ①簡単な操作で情報をお気に入りに登録
- マウス操作だけで、重要な情報に素早くフラグを立てることができます。これにより、必要な情報に後から簡単にアクセスできるようになり、情報検索にかかる時間と労力を大幅に削減することができます。
- ②キーワード検索やフィルタリング機能で目的の情報を素早く発見
- 膨大なデータの中から必要な情報を絞り込むための検索機能とフィルタリング機能が搭載されています。キーワード、日付、送信者などの条件を指定することで、目的の情報に効率的にアクセスすることができます。
- ③設定された期限に応じてアイテムの色が変化し、期限管理を容易に
- タスクやプロジェクトの締め切りを視覚的に管理することができます。期限が近づくにつれてアイテムの色が変化するため、重要なタスクを見逃すことなく、的確なスケジューリングを行うことができます。
FastMark を導入して、その効果がすでに数字に表れています。社内アンケートでは、FastMark の利用により、1 人あたり月 2 時間、年間で 24 時間もの時間削減効果が確認されています。これは、従業員一人ひとりの生産性向上に大きく貢献するだけでなく、企業全体としての時間とコストの削減にもつながります。
まとめ
FastMark は、Teams や SharePoint、Outlook の情報検索時間や手間を削減し、生産性を向上させる機能です。重要なメッセージやファイルを素早く特定し、整理することができるだけでなく、検索やフィルタリング機能、期限管理など、さまざまな便利機能を提供します。また今後の開発により、さらなる進化を予定しています。
FastMark はすでに多くのお客様に導入いただいており、高い評価を得ています。情報検索にかける時間と手間を大幅に削減し、個人の生産性向上に貢献します。ぜひ Teams、SharePoint、Outlook で利用できるタスク管理サービス「FastMark」をお試しください。
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