SharePoint Online / Microsoft Teams 上の社内ポータルサイトを活性化し
お客様内の情報共有の効率化を実現
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SharePoint Online 上で社内ポータルサイトを作成するお客様は多くいらっしゃいます。また、多くのお客様が社内ポータルサイトの掲示板などで情報共有をしています。
そこで今回は、SharePoint Online の社内ポータルサイトに利用される掲示板および当社のポータルサイト構築ソリューション「OnePortal Modern」の掲示板を表示する機能についてご紹介し、社内ポータルサイトにおける掲示板のあり方についてご提案いたします。
目次
SharePoint Online 上のポータルサイトの掲示板とは？
SharePoint Online では、リストと呼ばれる機能によりポータルサイトの掲示板を管理・共有することができます。
リストとは具体的に、Excel のテーブルのようなもので、オンライン上で複数人が同時に使用してデータをメンバーで確認・編集できるため、情報共有を効率的に行うことができるものです。
そのリストを用いると、以下のようなポータルサイトの掲示板を作成することができます。
ポータルサイトの掲示板を作成する流れは、以下の通りです。
- 列を定義する：どのような形式（テキスト、日付、選択肢等）でポータルサイトの掲示板に情報を掲載するかを決める
- 表示項目を定義する：どの項目を一覧上で表示させるのか（ビュー）を設定する
- アイテムを登録する：共有する情報を登録する
掲示板の定義・アイテムの登録が完了したら、SharePoint Online のポータルサイト上に掲示板の表示を行います。
設定方法は、SharePoint Online のポータルサイトでのページ上で追加したい箇所で追加ボタンを押下し、List アイコンから Web パーツを選択します。
List の Web パーツを選択したら、あらかじめ作成した掲示板を選択します。ここでは全社掲示板_1を選択します。
掲載したい掲示板の内容がポータルサイトのページ上に反映され、ポータルサイト上で情報をメンバーと共有することが可能です。
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SharePoint Online 上のポータルサイトの掲示板における課題や要望
SharePoint Online 標準の List の Web パーツにおいてはポータルサイトの掲示板の内容を表示できるのですが、社内ポータルサイトの活用が高まってくると、以下のような意見をお客様からよくお伺いします。
- ポータルサイトの掲示板について一目でどれを読んだのかがわかりづらい
- ポータルサイト内にある複数の掲示板を一つのページ上に掲載したいが、複数の掲示板を配置するとスクロールが多くなり、視認性が低下する
- ポータルサイトをまたがって情報を表示したい
これらの課題や要望を解決できる、当社のお薦めの方法をご紹介します。
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SharePoint Online のポータルサイトの情報共有を効率化する「OnePortal Modern」とは？
先に述べたお客様の課題や要望を解決できるのが、当社のサービス「OnePortal Modern」です。
「OnePortal Modern」は、SharePoint Online 上で稼働する SaaS 型のポータルサービスです。独自の Web パーツで、社内ポータル上での情報の利活用を促進します。SharePoint Online だけでなく Teams アプリとしても利用でき、Teams 通知にも対応しています。PC やモバイルからいつでもどこでもアクセスできるので、従業員のアクセス動線が向上します。
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SharePoint Online 上で作るポータルサイトサービス「OnePortal Modern」の Web パーツ
「OnePortal Modern」は、SharePoint Online のリストに対して下記の機能を提供しています。
- ポータルサイトの掲示板の未読が把握できる未読・既読 Web パーツ
- ポータルサイト内にある複数の掲示板をタブとして切り替えて表示できるタブ形式 Web パーツ
- ポータルサイト内にある複数の掲示板を一元集約できる新着情報 Web パーツ
上記3つの機能について概要をご紹介します。
1. 掲示板の未読が把握できる未読・既読 Web パーツ
未読・既読 Web パーツは、お知らせリストに投稿したお知らせアイテムをクリックして内容を確認したかどうかを、未読・既読のアイコンで視覚的に判別することができます。
ポータルサイトの掲示板は投稿数が多くなる傾向があり、自身がどの内容を確認したのか一目で判断できるようにすることで、同じものを二度確認する誤操作を防いで、確認すべき投稿を瞬時に判断します。これにより、ポータルサイトの掲示板の確認に発生し得る無駄な時間の短縮が行えます。
すべての投稿を見て欲しい発信者側の要望と、どの投稿を確認すべきか一目でわかるようにして欲しいユーザー側の要望を、まとめて叶えることができます。
未読既読機能について、詳しくはこちらのブログでもご紹介しています。
2. 複数の掲示板をタブとして切り替えて表示できるタブ形式 Web パーツ
タブ形式 Web パーツは、複数のリストを一か所に集約してタブ形式で切り替えて表示することができます。
ポータルサイト内の一つの掲示板に対して目的別に複数のビューを用意し、タブで切り替えて情報を表示したい場合や、複数のポータルサイトに点在するリストをタブで切り替えて一か所でさまざまな情報を表示させたいというような場面に適しています。
下記の図は実際に当社の社内ポータルサイト「OnePortal Modern」に掲載しているサービスのリリースノートとなります。一つのリストについてビューをタブごとに設定し、すべての記事を表示するタブや、ある特定のサービスのみを掲載するタブを設定し、閲覧者が欲しい情報にすぐにたどり着けるような設定が可能になっています。
3. 複数の掲示板を一元集約できる新着情報 Web パーツ
「新着情報」Web パーツは、指定した複数のリストを集約し、一か所にまとめて新着アイテムを表示することができます。
部門ごとに発信されたポータルサイトの掲示板を全社向けに一か所に集約するなど、複数のポータルサイトに点在するリストを一つのリストに集約し、まとめて閲覧させたいというような場面に適しています。
下記の図は複数のリストのアイテム情報を集約して表示させ、閲覧者が複数のポータルサイトにあるリストをわざわざ見に行かなくても確認できるようにしています。
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さいごに
SharePoint Online で利用できるポータルサイトでの掲示板の作り方と、その内容を社内ポータルサイト上で共有する方法についてご紹介しました。
なお、SharePoint Online 標準のリストの共有方法と「OnePortal Modern」でのリストの共有の方法をまとめると以下の表の通りとなります。
掲示板の情報を効率的に共有することは、社内ポータルサイトの利活用を推進する際に非常に重要な要素となります。情報の掲載方法を工夫することにより、閲覧者の情報取得の時間を削減することもできますので、この機会に自社の掲載方法を見直してみるのも良いのではないでしょうか。
社内ポータルサイト運用についてお困りごとがありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。
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