SharePoint Online 上のポータルサイトでの掲示板利用方法について

関谷正

2022年08月19日

SharePoint Online 上で社内ポータルサイトを作成するお客様が多くいらっしゃいます。また、多くのお客様が社内ポータルサイトの掲示板などで情報共有をしています。
そこで今回は、SharePoint Online の社内ポータルサイトに利用される掲示板および当社のポータルサイト構築ソリューション「OnePortal Modern」の掲示板を表示する機能についてご紹介し、社内ポータルサイトにおける掲示板のあり方についてご提案いたします。

SharePoint Online の掲示板とは？

SharePoint Online では、リストと呼ばれる機能により、掲示板を管理・共有することができます。
リストとは具体的に、Excel のテーブルのようなもので、オンライン上で複数人が使用でき、データをメンバーで確認・編集できるため、情報共有を効率的に行うことができるものです。
そのリストを用いると、以下のような掲示板を作成することができます。

掲示板を作成する流れは、以下の通りです。

列を定義する：どのような形式（テキスト、日付、選択肢等）で情報を掲載するかを決める
表示項目を定義する：どの項目を一覧上で表示させるのか（ビュー）を設定する
アイテムを登録する：情報を共有する情報を登録する

掲示板の定義・アイテムの登録が完了したら、ポータルサイト上に掲示板の表示を行います。
設定方法は、ポータルサイトのページ上で追加したい箇所で追加ボタンを押下し、List アイコンから Web パーツを選択します。

List の Web パーツを選択したら、あらかじめ作成した掲示板を選択します。ここでは全社掲示板_1を選択します。

掲載したい掲示板の内容がポータルサイトのページ上に反映され、メンバーと情報をポータルサイト上で情報を共有することが可能です。

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OnePortal Modern のリストアイテムの表示 Web パーツについて

SharePoint Online 標準の List の Web パーツにおいては掲示板の内容を表示できるのですが、社内ポータルサイトの活用が高まってくると、以下のような意見をお客様からよくお伺いします。

掲示板について一目でどれを読んだのかがわかりづらい
複数の掲示板を1つのページ上に掲載したいが、複数配置するとスクロールが多くなり、視認性が低下する
サイトをまたがって情報を表示したい

それらを解決する手段として、OnePortal Modern ではリストに対して下記の機能を提供しております。

掲示板の未読が把握できる未読・既読 Web パーツ
複数の掲示板をタブとして切り替えて表示できるタブ形式 Web パーツ
複数の掲示板を一元集約できる新着情報 Web パーツ

上記3つの機能について概要をご紹介いたします。

1. 掲示板の未読が把握できる未読・既読 Web パーツ

未読・既読 Web パーツは、お知らせリストに投稿したお知らせアイテムをクリックして内容を確認したかどうかを、未読・既読のアイコンで視覚的に判別することができます。
掲示板は投稿数が多くなる傾向があり、自身がどの内容を確認したのか一目で判断できるようにすることで、同じものを二度確認する誤操作を防ぎ、確認すべき投稿を瞬時に判断でき、掲示板の確認に発生し得る無駄な時間の短縮が行えます。
すべての投稿を見て欲しい発信者側の要望と、どの投稿を確認すべきか一目でわかるようにして欲しいユーザー側の要望を、まとめて叶えることができます。

2. 複数の掲示板をタブとして切り替えて表示できるタブ形式 Web パーツ

タブ形式 Web パーツは、複数のリストを1か所に集約してタブ形式で切り替えて表示することができます。
1つの掲示板に対して目的別に複数のビューを用意し、タブで切り替えて情報を表示したい場合や、複数のサイトに点在するリストをタブで切り替えて1か所で様々な情報を表示させたいというような場面に適しています。
下記の図は実際に当社の社内ポータルサイトに掲載しているサービスのリリースノートとなります。1つのリストについてビューをタブ毎に設定し、全ての記事を表示するタブや、ある特定のサービスのみを掲載するタブを設定し、閲覧者が欲しい情報にすぐにたどり着けるような設定が可能になっています。

3. 複数の掲示板を一元集約できる新着情報 Web パーツ

「新着情報」Web パーツは、指定した複数のリストを集約し、1か所にまとめて新着アイテムを表示することができます。
部門ごとに発信された掲示板を全社向けに1か所に集約するなど、複数のサイトに点在するリストを1つのリストに集約し、まとめて閲覧させたいというような場面に適しています。
下記の図は複数のリストのアイテムの情報を集約して表示させ、閲覧者が複数のサイトにあるリストをわざわざ見に行かなくても確認できるようにしています。