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Microsoft 365 導入時によくある3つのお悩みごと

関谷 正

テレワークの浸透にともない、Microsoft 365 の導入が伸びています。当社にも既存のグループウェアから Microsoft 365 ヘの載せ替え、あるいは Microsoft 365 を導入したけれど利活用が進まない、というお問い合わせが寄せられています。
今回はそのお悩みごとと対応策についてご紹介します。

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テレワーク環境の浸透と Microsoft 365 導入の伸び

新型コロナウイルス感染症は私たちの生活、そして働く環境に大きな影響を与えました。その一つに Web 会議やテレワークの浸透があります。コロナ禍以前はそれほど浸透していなかった Web 会議やテレワークが、現在では当り前の働き方となり、あらゆる企業において定着しようとしています。

そんな中、企業での導入が進んでいるのが Microsoft 365 です。
Microsoft365 の導入がどれくらい伸びているのかといえば2021年11月に日本マイクロソフトが行った説明会では、グローバルでの同社のクラウド利用について触れ、「FY21 Q2のグローバルにおけるクラウド利用は前年同期と比較して、Azureは50%増、Microsoft 365は21%増、Dynamics 365が39%増で、日本の場合はAzureはこれより伸びており、Microsoft 365はグローバルの伸びの3倍増」と伝えています。
出典: https://news.mynavi.jp/article/20211118-2191810/(マイクロソフト、政府、自治体向けの新たな施策を発表)

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既存のグループウェアを Microsoft 365 に載せ替えたい

こうした Microsoft 365 の導入進展を受けて、当社にも多くのお問い合わせをいただいています。その多くは、今まで使用してきたグループウェアを Microsoft 365 に載せ替えたいというものや、Microsoft 365 を導入したが、利活用がうまく進んでおらず、どうしたら利活用をもっと進められるのか、というものです。

こうしたお問い合わせには次の3つのお悩みごとがあると感じています。

 Microsoft 365 運用時の悩み3つ

①既存のポータルサイト環境を置き換えるだけでなく、情報の利活用を推進できるようにしたい

このお問合せの背景には、今までもポータルサイトを運用してきたが、思ったほど従業員に浸透していない、活用してもらえていない、といった課題をお持ちの企業様が多く見られます。新たに導入した Microsoft 365 において、どのようにポータルサイトを構築すれば従業員の利活用が進むのか、業務部門の担当者でもポータルサイトの運用ができるのかなどの声をよくお伺いします。

②既存のワークフローを早期に載せ替えたい

既存のグループウェアで使用しているワークフローを、できるだけ早く Microsoft 365 に載せ替えて運用したいというものです。既存のグループウェア上で稼働するワークフローが存在すると、Microsoft 365 とのコストが二重にかかってしまうこともあり、ワークフローの早期載せ替えが課題となっています。

③Microsoft 365 に関する問い合わせ対応の負荷を減らしたい

新しいシステムを導入した際、従業員の方々の習熟度は業務等の兼ね合いからバラつきが出てしまいます。また、利用者へのマニュアル提供・説明会を完璧に行うということは現実的にはなかなか難しいかと思います。そのため、情報システム部門の担当者宛に日々の業務に影響が出るほど問い合わせが来てしまうということをよく耳にしますが、その負荷を減らすために問い合わせへの対応を効率化したい、できることなら自動化したいというお問い合わせも多くいただきます。

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情報の利活用に焦点をあてた「情報利活用パック」

今回のテーマである Microsoft 365 の導入あるいは導入直後に、ご活用いただけるものとして、当社には clouXion(クラウジョン)というソリューションがあります。 clouXion は Microsoft 365 の利活用を促進し、企業様の DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進に貢献します。

その中でも Microsoft 365 の導入を検討している企業様や導入直後の企業様にお薦めなのは、グループウェア移行で必要となるポータル、ワークフロー、チャットボットがパッケージングされた clouXion for Microsoft Teams「情報利活用パック」(以下、情報利活用パック)です。

 Microsoft 365 情報利活用パック内容

①ポータル

社内ポータルサイトを、SharePoint Online(以下、SharePoint)上で作成して展開できるサービスです。社内ポータルの利活用最大化を目的に作られたもので、SharePoint の標準内容に加えて、より視認性・利便性を高めるための機能を用意しています。

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②ワークフロー

一般的には Microsoft 365 でワークフローを利用するには、Power Automate を利用して作成を行うことができます。ただ、専門知識が必要になるため、業務部門のユーザー様で手軽に作成するということは難しい実情です。
一方、当社では業務部門でもワークフローの作成・利用ができることをコンセプトにしたサービスをご提供しています。簡易な設定でワークフローを作成できるため、早期にワークフローを移管したい、情報システム部門ではなく業務部門でも気軽にワークフローを作って展開したい、とお考えの企業様には大変好評をいただいています。
例えば、導入1年で200を超えるワークフローを作成したお客様や、7割が業務部門でワークフローを作成したというお客様もいらっしゃいます。
また、電子契約との連携機能も用意しており、電子契約業務を一気通貫して行え、効率化を図ることも可能となります。

申請・承認業務効率化のためのワークフローサービス「Flow」詳細はこちら


③チャットボット

質問と回答を登録することで、問い合わせ対応を自動化するチャットボットサービスです。事前に登録したデータに基づき24時間365日即時応答が可能です。ボットノナカミ for Office 365 を併せてご契約いただくと、Microsoft 365 の標準的な QA を登録いただいた状態でスタートできるため、Microsoft 365 導入時、情報システム部門に多く寄せられる操作方法などの問い合わせ対応の負荷を軽減できます。

チャットボットツール「Knowledge Bot」詳細はこちら

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Microsoft Teams を業務のフロントエンドとして活用

すでにご存じの方も多いと思いますが、Microsoft 365 に含まれている Microsoft Teams(以下、Teams)は、Web 会議とチャットだけのツールではありません。Teams はコミュニケーション、コラボレーション、およびビジネスプロセスを統合できることから、多くの企業が業務での活用を始めています。
2021年6月に日本マイクロソフト社が「マイクロソフトのコラボレーションプラットフォーム「Microsoft Teams」の利用が急増しており、世界で 1 億 4,500 万人が日々 Teams を利用し、その利用者数はこの 1 年で約 3 倍、日本の中小企業ではそのスピードを上回る約 4 倍となっています」と語っています。
※出典:https://news.microsoft.com/ja-jp/2021/06/02/210602-efforts-to-support-dx-promotion-for-small-and-medium-sized-enterprise-customers/(全国の中堅中小企業の DX 推進を、Microsoft Teams をプラットフォームとしたクラウド化で支援)

こうした流れを受け、今回ご紹介している情報利活用パックは、Teams を業務のフロントエンドとして活用できるよう、さまざまな工夫がなされています。

 clouXion サポート内容内容

UI が Teams と統一されており、Teams 上でアプリケーションを切り換えることなく、複数の業務や作業を完結することができます。直感的操作性の元、効率良く社内業務を回せるようになります。また、各サービスからの通知も Teams 内で統一することができるため、重要な通知を見逃すこともありません。

今後の展開としては、Teams に蓄積されるデータを利活用し、更なる業務効率化を図れる機能を提供します。また、そこから得られるデータ解析を基にお客様内で発生している運用のボトルネックを可視化できるような機能追加を行う予定となっています。

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さいごに

Microsoft 365 は、導入だけでなく、その後の利活用を促進する仕組みをあわせて検討・導入することで、社内での利活用がより促進され、業務効率化につながると考えています。
clouXion には企業が Microsoft 365 をどのように利活用していくのかによって、様々なサービスをご用意しており、お客様のステージにあわせて採用いただけます。
今回ご紹介した clouXion for Microsoft Teams には、他にもお客様の課題に合わせた以下のパックプランをご用意していますので、詳細はお問い合わせください。

  • 運用自動化パック:管理者の運用に特化
  • DX 推進パック:社内業務の DX 化を推進

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