2022年1月更改の『電子帳簿保存法』に伴い、社内ワークフローに求められる内容とは？

1．検索要件の緩和

現在の電子帳簿保存法においては、電子データを保存する際、必要なタイミングで内容を閲覧したり、データ管理ができたりするように検索機能を確保する必要があります。しかし、検索要件が非常に細かいとその登録や管理業務が煩雑になりがちです。特に従来までは範囲指定や項目を組み合わせて設定できる機能の確保が不可欠であり、要件が複雑なことでハードルが高くなっていたことが課題でした。

2022年1月の改正後は、検索要件が年月日・金額・取引先のみになるなど簡素化が可能となっています。

2．法改正については Flow の文書管理機能を用いて実現

今回、法改正により検索要件が年月日・金額・取引先にのみになるとのことから、私たちのワークフローソリューション Flow の文書管理機能を用いると効率的に管理が実現できます。

ワークフローの申請書に添付したファイルは、お客様環境の SharePoint Online の中に保管される仕様となっており、ファイルと申請書で利用した項目をタグ情報として設定し保管することが可能となっています。

またファイルの保管場所は、お客様のポリシーに応じて振り分けることも可能です。例えば申請書は一つなのに対し、申請部門に応じてフォルダが異なることや、カテゴリごとにフォルダが異なる、という際にも自動で振り分けることが可能です。

3．Flow を利用した際のイメージ

実際に Flow を用いてサンプルを作成した内容についてご説明いたします。

Flow で作成したワークフローの申請項目に、社内承認に必要な内容を設定します。
この際、電子帳簿保存法に定義された項目（年月日、取引先、金額）を必須項目として定義しておきます。

ワークフローで申請が完了すると、あらかじめ指定したドキュメントライブラリに、ファイルと入力された項目が格納されます。この時、指定したドキュメントライブラリには検索に必要な項目をマッピングするように Flow 内で定義しておきます。
すると下図の通り、ワークフローで添付したファイルと入力された内容が付記されて、格納されていることが確認できるようになります。

さいごに

今回は、2022年1月に法改正される『電子帳簿保存法』について、Flow での対応について説明しました。

Flow は簡易な設定でワークフローが作成できることはもちろんですが、お客様の業務負荷を軽減できる機能もさまざまご用意しております。
社内のワークフロ―導入についてご相談したいお客様がいらっしゃいましたら、ぜひお気軽にごお問い合わせください。