コミュニケーション基盤として採用する企業が増えている Microsoft Teams（以下、Teams）ですが、組織外のユーザーに対し「ゲストアクセス」を許可すると、チームやチャネル内のドキュメント、リソース、チャット、アプリケーションへのアクセスを提供することができます。このゲストアクセスは Office 365 を契約していないユーザーに対しても可能で、社外ユーザーとのコラボレーションが円滑になり、業務効率化を実現します。
在宅ワークの影響もあり、最近では社内の情報共有だけでなく、社外のユーザーを自社のテナントに招待してコラボレーションを行うニーズが増加しています。しかし、外部のゲストユーザーを安易にテナントに招待してアクセスを許可すると、情報漏洩などのトラブルに繋がりかねないという問題があります。
そこで今回は、Teams でゲストユーザーのアクセスを有効化する際に考慮すべき、3つの課題と対策をご紹介します。また、最後に Teams 運用の負荷を軽減しつつ、日本企業に求められるガバナンスをしっかりと効かせた運用を実現する弊社サービスについてもご紹介しております。ぜひご覧ください。
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Teams にゲストユーザーを招待する際、テナント単位でゲストの招待を許可すると、既定の設定では Office 365 の管理者以外のユーザーでも組織外のゲストユーザーを招待する事ができてしまいます。現場レベルで誰でもゲストユーザーを招待できると、意図しないユーザーが招待され、情報漏洩などにつながる可能性が出てきます。
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いかがでしたでしょうか。今回ご紹介したようなポイントを考慮することにより、ガバナンスを維持しながら、組織外のユーザーとのコラボレーションを実現します。
弊社ではゲストユーザー招待をはじめとした Teams 運用の効率化とガバナンスを実現する自動化設定ツール「Provisioning Flow」をご提供しております。これにより、手動運用で課題となる運用負荷やミスを解決することができます。
Teams の運用管理でお悩みの方は、まずはぜひお気軽にお問合せ下さい。
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