社内規模が大きくなっていくほど、社内での情報管理は複雑化してしまうものです。テレワークが普及した今、社内やチーム内における情報共有に課題を抱えている企業は多いのではないでしょうか。
この記事ではグループウェアで情報共有を行うメリットデメリット、最適なグループウェアの選び方まで解説します。社内でのグループウェア導入を検討している担当者の方は是非参考にしてください。
グループウェアとはそもそもなにか｜今更聞けない基礎情報
ここでは、グループウェアとはそもそもなにか、機能にはどのようなものがあるのかということを解説します。
メール・メッセージ機能によるコミュニケーション円滑化
グループウェアでは、メール・メッセージ機能を使うことによって社内でのコミュニケーションを円滑化させることが可能です。
企業では、通常複数人のメンバーで業務やプロジェクトを遂行するために、メンバー間の意思疎通が不可欠です。しかし、人数が多くなるほど円滑なコミュニケーションは難しくなります。そのような場合に「コミュニケーションの円滑化」に役立つのがグループウェアです。
スケジュール管理機能による業務効率化
グループウェアでは、スケジュール管理機能により個人スケジュールとグループスケジュールが同時並行で管理できます。社員の行動予定も簡単に把握できるので、会議の時間調整や行事の日程調整を効率よく行えるでしょう。
ファイル共有機能による情報閲覧の簡便化
グループウェアでは、ファイル共有機能で文書や画像などの電子ファイルをメンバー間で共有することが可能です。会議の議事録や参考資料、その他教育時間などをスピーディーに共有・管理することができます。
グループウェアを利用するメリットにはどのようなものがある？
ここでは、グループウェアを利用することのメリットを解説します。
情報共有が一括でスムーズに行うことができる
グループウェアのメール・メッセージ機能を使えば、全社員に向けて確認事項を一斉に送ることが可能です。送信対象を一括で選択できるので、メンバーを一人ずつ選択するといった手間が省けます。アラート機能を搭載している製品もあるため、見落としも防ぐこともできます。
ペーパレス化で効率化・コスト削減することができる
ファイル共有機能を利用すれば、ネットワーク経由でメンバーへ確実・スピーディーに共有することが可能です。それによって、「ペーパーレス化」が可能になるので、印刷コストの削減にも繋がります。
マルチデバイスにより外出先からでもアクセスすることができる
グループウェアの多くはマルチデバイスに対応している製品のため、外出先でも必要な情報をリアルタイムで閲覧できます。在宅勤務の場合でも情報を共有・コミュニケーションがとりやすく、マルチデバイス対応のものを導入すればより効果が見込めるでしょう。
グループウェアの導入事例比較｜実際の効果としてはどのようなものがある？
ここでは、実際にグループウェアを導入した事例と、その効果について解説します。
グループウェアで従業員の働き方改革を実現
働き方改革を推進している某保険会社では、クラウド型のグループウェアのスケジュール管理を活用し、打ち合わせ時間の設定など、無駄な連絡の待ち時間を解消しました。
また、会議そのものもグループウェア搭載の「Web 会議機能」を利用することで、対面に近い環境で行うことができており、結果として個々のスタイルに合わせた柔軟な働き方を実現できています。
会社内での情報共有と業務連絡速度を効率化
某学校法人では、学内での情報共有の時間的コストに課題を感じ、グループウェアを導入しました。グループウェア導入後は「ファイル共有機能」を使って資料管理を行うことで、印刷にかかる様々なコストを大幅に削減できるようになりました。
また、海外の姉妹校と一緒にグループウェアを導入したことによって、学内と同様に他校とのコミュニケーションも円滑はかることができるようになり、情報共有の効率と精度が大幅に向上しています。
スケジュール調整機能を活用し負担を大幅に削減
某保育施設では、特に担当園児を多く抱える職員は家に作業を持ち帰ることも少なくありませんでした。過酷な仕事に加え、家での事務作業が加わり、職員に疲労が蓄積し業務に大きな支障が出ていました。
グループウェア導入後は、事務作業を音声入力で実施し、スケジュールや園児の様子をグループウェア上で共有する形での運用に切り替えました。その結果、これまで担当の職員に聞かなければわからなかった園児の様子がグループウェア上で共有できるようになり、職員の負担が大幅に減りました。
グループウェア導入前の比較ポイント｜選ぶ基準はなに？
ここでは、グループウェアを導入する際に選ぶ基準について解説します。
業務に関する基本的な機能は網羅されているか
グループウェアは利用目的によって、対応している機能の範囲が大きく異なるため、検討時には自社に必要な機能を洗い出し必要な部分を満たしているかどうかがポイントです。
グループウェアが持つ機能を全て使うケースはさほど多くありません。そのため、自社で必要な機能が網羅されているかどうか、しっかりと確認しておくことが重要です。
組織体制への対応機能は十分にできるか
グループウェアは運用を考える規模によって、機能の利便性が大きく変わります。例えば、数百〜数万名が所属する大規模な組織では、導入後にさまざまな要望が出てくる可能性があるため、柔軟な運用・管理機能を備えたものを選ぶことが重要です。
アプリなどモバイル向け端末でも利用できるか
グループウェアは、スマホやタブレットといったモバイル端末から利用することも多いシステムです。そのため、社外での利用可能性が高い場合は、モバイル専用アプリがあるものがおすすめです。
【2022年】目的別グループウェアの比較｜おすすめできるグループウェアは？
ここでは、実際にグループウェアを導入したいと考えている担当者様のために、目的別で最適なグループウェアを具体的に紹介します。
Microsoft 365：経験豊富な運用チームによるサポートが得られる
「Microsoft 365」は、グループウェアに求められる機能のほぼ全てを網羅して搭載しています。
一般法人向けプラン
- ベーシックプラン
- スタンダードプラン
- プレミアムプラン
法人メールはもちろん、最大300人までのチャット・通話・ビデオ会議、個人に割り当てられる大容量のクラウドストレージの利用はもちろん、スケジューリングやタスク管理といった組織の運営・管理機能も充実しています。
加えて、Web 版の Office アプリも利用できるため、業務で Office 製品をメインで使っているなら、コストの削減も期待できます。
Google Workspace：Office からメールサーバーまでセットにして導入できる
「Google Workspace」は、Google カレンダーや Google Meet など、様々な Google アプリで構成されたグループウェアです。ビデオ会議はもちろん、クラウド上へのファイル保存・共有といった機能で、組織内のコミュニケーションを強化することが可能です。
また、高度なセキュリティが保証されているので、オフィス以外でも安全かつスムーズに作業ができます。新規事業の立ち上げなどでコストを抑えたい場合は、業務に全て必要な機能を一括で導入できおすすめです。
サイボウズ Office：プロジェクト管理やコミュニケーションツールなど多機能なものを使える
「サイボウズ Office」は、誰でもかんたんに使えるのがコンセプトになっているグループウェアです。日本企業のオフィスに必要な基本的機能をほぼ網羅しているため、導入後からすぐに運用していくことが可能です。
また、タブレットやスマホにも高いセキュリティで対応しているため、外出先や自宅など、どこからでも安心してアクセスできます。
サイボウズ kintone：バラバラになりがちな情報を一つにまとめることができる
「サイボウズ kintone」では、自社の業務に合わせて業務システムを構築することが可能です。システム構築はドラッグ＆ドロップなど簡単な操作でできるので、プログラミングの知識無しでも直感的に運用することできます。
アクセスへのセキュリティにも万全の対策をしているため、在宅勤務やリモートワークにも最適なグループウェアと言えるでしょう。
ネオジャパン desknet's NEO：誰もが使いやすいシンプルで使い勝手の良いインターフェイス
「desknet's NEO」は、日本企業ならではの課題に対応した27のアプリを利用することができるグループウェアです。アプリの機能は基本的なものに加え、「設備予約」「議事録」「仮払い精算」「備品管理」など多くの機能を備えています。
スマホ専用アプリの機能拡張など、アップデートも盛んに行われるため、導入後のサポートまで期待したい企業にとっては嬉しいグループウェアです。
グループウェア比較導入前に知っておきたい｜導入後の注意点
グループウェアを導入する前に確認しておきたい、導入後の注意点について解説します。
使い道によっては逆効果になることもある
グループウェアはコミュニケーションを円滑にする優れたツールですが、機能が業務に適していないと業務効率を低下させてしまう恐れもあります。グループウェアを導入する際は、どんな機能をどのように使うのかということをあらかじめ検討しておきましょう。
グループウェアの導入を目的にしてはいけない
IT ツールでありがちなこととして、いつの間にか導入することが目的にすり替わっているケースが挙げられます。グループウェアの導入だけが目的となってしまうと、結局は使われないまま導入の費用だけをムダにしてしまいかねません。
自社内でもセキュリティ対策は心掛けなければいけない
最近では、「クラウド型」のグループウェアが主流になっていますが、クラウド型は社外からでも利用できるという大きなメリットがある反面、セキュリティに関してはサービス提供会社に委ねることになります。
セキュリティ対策を自社で管理できない場合は、セキュリティに欠陥があった場合、情報漏えいのリスクも懸念されます。クラウド型のグループウェアを選ぶ場合、セキュリティ対策がしっかりしているかどうかも確認しておきましょう。
まとめ
社内規模が大きくなっていくほど社内での情報管理は複雑化してしまいます。グループウェアを導入すれば情報管理問題は解決されることはもちろん、業務の効率化も図ることができるようになり様々な効果が期待できるでしょう。
しかし、導入することが目的となってしまったり、セキュリティ管理が不十分な場合はかえってデメリットにもなりがちです。自社に最適な機能を備えたグループウェアをしっかりと検討してから導入することがおすすめです。
「Microsoft 365」であれば、使い慣れたアプリケーションを効率的に使えるため、IT リテラシーに格差がある環境では機能性と生産性の面で考えても十分に活躍することが可能です。
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