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Teams の便利機能6選|業務改善方法や情報を利活用できるツールをご紹介

Microsoft 社が提供している Teams には、さまざまな便利機能が搭載されています。この記事では、Teams の便利機能を知りたいと思っている人に向けて、Teams の概要や具体的な機能について解説します。社内の業務を効率化して情報を有効活用するために、ぜひ役立ててください。

Teams とは?

Microsoft Teams は、Microsoft 社が開発して提供している Microsoft 365 のアプリケーションです。ビジネスチャットを主体としており、業務上のコミュニケーションを円滑にするために役立ちます。Word や Excel などの Office ソフトともスムーズに連携でき、必要な情報をすぐにやり取りできます。リモートワークを快適に進めるための便利な機能も豊富です。

Teams を使いこなして業務改善を

Teams には、ビジネスを進めるうえで便利に活用できる機能がたくさん搭載されています。チームで業務をこなす際に役立つ機能が充実しており、多くの企業が有効活用しています。

Teams の機能を使いこなせば、業務効率化を実現可能です。ビジネスを進めるための環境を改善でき、スムーズに成果を出せるようになるでしょう。具体的な Teams の便利機能については、以下でくわしく解説します。

Teams の便利機能6選

Teams には便利な機能が豊富です。ここでは、Teams の便利機能を6つ厳選して解説します。

1.ビデオ会議

Teams にはビデオ会議の機能があり、離れている場所にいる人同士が顔をあわせて会話できます。インターネットに接続できる環境であれば、いつどこにいてもビデオ会議が可能です。

1対1の会話だけでなく、大人数でのミーティングにも対応しています。Teams のビデオ会議に参加できる人数は最大300人です。外部の人を招待できるため、取引先との打ち合わせの際にも活用できます。

2.音声通話

Teams には、音声だけで通話できる機能もあります。ビデオ会議のように顔をあわせる必要はないため、口頭でやり取りしたい場合に活用できます。転送や保留に加え、クラウドボイスメールの機能も利用可能です。また、自動応答を設定しておけば、社外からの問い合わせに対応するカスタマーサポートも強化できます。

3.グループチャット

Teams のグループチャットは、テキストによるチャットでやり取りできる機能です。グループを作成すると、複数の相手に対して情報や意見を発信できます。グループの会話をまとめてチェックできるだけでなく、ファイルのやり取りも可能です。そのため、複数人で協力して進める必要がある業務も効率化できます。

グループチャットでは他のアプリも使用できます。たとえば、アップロードしたファイルをグループチャット上で共同編集することも可能です。

4.ファイル共有

Teams では、業務に関連するさまざまなファイルを簡単に共有できます。ファイルを保存しておくだけでなく、Teams 上での編集も可能です。複数人による作業にも対応しているため、さまざまなファイルを編集する場所として Teams を活用できます

また、Teams 上にアップロードしたファイルにはアクセス制限もかけられます。閲覧や編集の権限を設定できるため、セキュリティのリスクも下げることが可能です。

5.共同編集

Teams 上ではファイルの共同編集ができます。誰かが Teams にファイルをアップロードすれば、権限をもつ複数のメンバーで同時に編集作業を進められます。メンバー同士でアイデアを出し合いながらファイルをアップデートしたい場合にも便利です。

編集中はメンバーの状況が色別で表示されるため、誰がどの部分を編集しているかすぐに確認できます。

6.画面共有

Teams には自分が見ている画面を共有する機能もついています。たとえば、ビデオ会議で発言する際に PowerPoint や Excel などの画面を共有し、参加者に見てもらうことが可能です。デバイスの種類に関係なく画面を共有できるため、さまざまな相手とスムーズなやり取りができます。

Microsoft 365 の利活用を促進する「clouXion(クラウジョン)」

Teams を活用するうえでは、「clouXion(クラウジョン)」を導入するとさらに便利になります。「clouXion」を導入すれば、Teams で社内業務を進める際に必要な幅広いソリューションを利用可能です。

たとえば、社内向けに発信するためのポータルを作成したり、問い合わせ対応をチャットボットに任せられたりします。また、申請業務のワークフローの構築やアプリによる電子契約により、業務効率化が可能です。

セキュリティのさらなる強化にも対応しているため、Teams をより安全に利用できるようになります。Teams による情報共有や業務遂行を円滑に進めるために、ぜひ活用しましょう。

Teams ×「clouXion」の活用で実現できること

Teams を活用する場合、「clouXion」を活用するとビジネスをさらにスムーズに進められるようになります。ここでは、「clouXion」で具体的にどのようなことを実現できるのか解説します。

問い合わせ業務を効率化できる

Teams とともに「clouXion」を活用すれば、問い合わせ業務の効率化が可能です。「clouXion」が提供している「Knowledge Bot」の利用により、問い合わせ対応をチャットボットに任せられるようになります。質問と回答を登録するだけで、チャットボットによる自動応答を実現可能です。Microsoft Office 365 の 汎用 Q&A も活用できます。

問い合わせ業務を効率化できると、対応にかかる労力を削減できます。また、24時間365日いつでも即時応答できるため、質問した人も回答を待つ必要がありません。

社内ポータルサイトを活性化できる

「clouXion」が提供している「OnePortal Modern」を活用すると、社内ポータルサイトの活性化が可能です。社内ポータルサイトの利活用を促す効果を期待できる、独自の Web パーツが用意されています。

社員は Teams 上で社内ポータルサイトを閲覧できるため、最新の情報を確認しやすくなります。Teams への通知にも対応しており、アクセス動線をスムーズにする仕組みの構築が可能です。パソコンだけでなくスマートフォンからもアクセスでき、どのような状況でも簡単に社内ポータルサイトに掲載されている情報をチェックできます。

申請・承認業務を効率化できる

「clouXion」の製品のひとつである「clouXion」の利用により、SharePoint Online を基盤とするクラウド型のワークフローサービスを導入できます。いつどこにいてもパソコンとスマートフォンの両方から、ワークフローサービスを利用できます。申請や承認をオンラインで簡単に済ませられるため、リモートワークもスムーズに進められるでしょう。

弁護士ドットコム株式会社が提供している「クラウドサイン」とも連携可能なため、電子契約業務も効率化できます。

電子契約業務を Teams 上で完結できる

「clouXion」が提供する「クラウドサイン for Microsoft Teams」を使えば、Teams 上で電子契約業務に対応できるようになります。「クラウドサイン」へ書類を送信し、電子署名済みの書類を格納するまでの作業に対応可能です。

署名が済んだ書類は Teams のライブラリに格納されるため、業務で使用する書類をまとめて管理できます。電子契約業務に関して Teams の個人チャットやチャネルへ通知を出せるため、対応や確認の漏れも防止できます。

ワークフローの自動設定で、クラウド運用を効率化できる

「clouXion」の「Provisioning Flow」では、ワークフローの自動設定が可能です。Teams のメーリングリストの払い出しの自動化にも対応しています。払い出しのリードタイムを短縮でき、IT 部門にかかっている作業を大幅に軽減できます。

ワークフローの作成や管理の設定は簡単なため、誰でもスムーズに操作可能です。ワークフローの自動設定を行えば、Teams を利用してより効率的に業務を進められるようになります。

まとめ

Teams にはさまざまな便利な機能が搭載されており、実際に活用している企業が多くなっています。ビジネス環境を最適化して業務を効率的に進めるために、Teams を活用しましょう。

SBテクノロジーの Microsoft ソリューション「clouXion(クラウジョン)」は、Microsoft 365 の利活用を促し、企業のデジタルトランスフォーメーションを実現するために役立ちます。Teams 上であらゆる業務を完結できるようになり、生産性の向上も目指せます。Teams を有効活用するために、ぜひ導入を検討してください。