Microsoft Teams（以下、Teams）の「ファイル共有機能」が、遠隔地や社内における情報共有の効率化に有用だと注目されています。そこで本記事は Teams のよりよい活用方法を知りたい方に向け、Teams のファイル共有機能やメリット、共有方法を解説します。ぜひ参考にしてください。
Teams を有効活用して業務を効率化
Teams は Microsoft 社が開発した、チームや個人間でのチャット機能がメインのコミュニケーションツールです。テキストだけでなく音声通話、ビデオ会議、ファイル共有などを1つの画面ですべて行えます。
Teams を使うと、Office 製品とのスムーズな連携が可能です。シンプルな使い勝手のため、難しいツール操作を覚える必要はありません。
次の章から、Teams がもつさまざまな機能のなかでも、ビジネス環境の改善にとくに有益といわれる、ファイル共有の機能を解説します。
Teams のファイル共有機能とは？
Teams のファイル共有機能とは、クラウド上でリモート環境にいるチームメンバーとリアルタイムでファイルを共有できる機能です。無料版のファイル容量は、チーム用のファイルストレージ10GBに加えて、1人あたり2GBのストレージを個人用として使用できます。
ファイルの閲覧や編集ができる対象は、状況にあわせて変えられるため便利です。個人チャットや複数人のビデオ会議でのファイル共有もスムーズに行えます。
Teams にはデスクトップ版とアプリケーション版の2種類があります。社内ではデスクトップ版、外出先ではアプリケーション版といったように、使用場面に応じた使い分けが可能です。
Teams でファイル共有機能を使うメリット
Teams ではクラウド上で、それぞれのメンバーが同じバーションのファイルをリアルタイムで閲覧できるため、効率的な作業が可能です。Teams の機能を活用すれば、資料の修正や確認のためにファイルを添付して共有する手間はいりません。
また情報共有だけでなくファイルのバージョン管理も容易になり、いつでも最新バージョンのファイルを使用できます。とくにスピーディーなコミュニケーションが求められるビジネスシーンで、ストレスのないやりとりが可能です。
Teams を使ったファイル共有方法
Teams を使ったファイルの共有方法は、「チャネル画面からのアップロード」と「チャット画面での共有」、「複数ファイルのアップロード」の3つがあります。それぞれの共有方法について、詳しく解説します。
チャネル画面からのアップロード
Teams を使った1つ目のファイル共有方法は、チャネル画面にあるファイルタブから、共有したいファイルをアップロードする方法です。
Teams のチャネル画面を開いたら、まず［ファイル］のタブをクリックします。そして共有したいファイルを、中央のスペースにドラッグ＆ドロップしてください。ファイルがアップロードされます。
そのほかにも共有したいファイルを、［ファイル］タブにある、［アップロード］のメニューから選んで共有する方法があります。その際のファイル保存場所はチームの SharePoint です。
チャット画面での共有
Teams をとおしてチャット内でファイルを共有する方法は、2つあります。
1つ目は、アプリの中央下部にあるクリップ型アイコンをクリックし、共有するファイルを選択してからアップロードする方法です。そして2つ目のやり方では新規メッセージの入力画面に、ファイルをドラッグ＆ドロップすると共有できます。
プライベートチャットで共有したファイルは、投稿者の OneDrive に保存され、チームチャットにファイルを保存した場合は、SharePoint に格納されます。
ファイルを複数アップロードする方法
Teams では複数のファイルを一度にまとめてアップロードし、共有することも可能です。ファイルを2つ以上同時にアップロードするには、複数のファイルをドラッグ＆ドロップして、同時選択します。
大量のファイルを1つずつ共有するのは不便です。しかし Teams の機能を使えば、複数ファイルの共有やアップロードを簡単に行えます。
Teams ならファイルの共同編集もできる
Teams では、ファイル共有以外に共同編集の機能もあります。権限を付与されたチームメンバーであれば、共有ファイルに全員アクセスができ、同時編集可能です。他のチームメンバーがファイルを編集している内容は、リアルタイムで反映されます。
共同編集のやり方
まずメンバーと一緒に編集したいファイルを選択し、閲覧画面を表示させてください。続いてその閲覧画面の右上に表示される［編集］のプルダウンをクリックし、編集画面を開きます。編集方法の項目の中から［Teams で編集］を選択すれば準備は完了です。
またチャット画面から送信したファイルも、チームでそのまま編集できます。ファイルをチェックアウトしたり、同僚がファイルを開いているか確認したりする手間も不要です。
Teams のファイル共有で困ったときの対策法
Teams のファイル共有でありがちな状況を想定し、対策方法を目的別に解説します。
ダウンロード禁止の状態でファイルを共有したい
Teams の機能を利用すれば、ファイルの閲覧のみを許可し、ダウンロードを禁止するといった情報の機密性に配慮した設定が簡単にできます。
ダウンロード禁止の設定は、共有リンクでファイルを共有する際に、権限を「表示権限」にするだけです。この設定によってダウンロード禁止のオプションが適用され、閲覧のみができる状態でファイルを共有できます。
またリンク共有により、いつでも最新版のファイルの閲覧が可能です。バージョンの更新があっても、再送する手間が省けます。
共有したファイルを削除したい
共有したファイルを削除したいときは、該当の投稿を右クリックして「削除」を選択します。クリックする際に選択する箇所は、ファイルではなく、該当するメッセージ部分の投稿です。
その該当する投稿の箇所を右クリックすると、OneDrive や SharePoint からファイルが削除されます。右クリックする箇所は、ファイルに関する部分ではない点に注意してください。
削除したファイルを復元したい
Teams では間違ってファイルを削除してしまっても、ファイルの復元ができます。
チャネルのファイルを復元したい場合は、チャネルの［ファイル］を開け、ページ上部の［SharePoint で開く］を選択してください。
続いて SharePoint でページの右側にある［ごみ箱］を選択します。チーム内のすべてのチャネルから削除されたファイルの一覧が表示されます。回復させたいファイルを選び、ページ上部にある［復元］をクリックしてください。
過去に共有したファイルを確認したい
Teams 上でアップロードしたファイルは、SharePoint に保存されます。Teams からだけでなく、SharePoint の画面からも共有ファイルは操作可能です。
SharePoint 内にはチーム名と同じ名前のグループが作成されるため、クリックすると過去に共有したファイルを確認できます。
Teams でファイル共有する際の注意点
Teams でファイルを共有して共同で編集する際は、ファイルをダウンロードしてはいけない点に注意が必要です。Teams で共有しているファイルをダウンロードすると、クラウド上にあったファイルがローカル端末に保存されます。
クラウド上に保存されたファイルは、内容の変更や追加があったらリアルタイムで共有できます。しかしローカル端末で修正した部分は反映されません。
よって Teams のファイルを共同編集したい場合は、Teams のクラウド上でファイルを開いて行ってください。Word や Excel など、アプリケーションを開いたまま編集できます。
Teams のさらなる利活用には「clouXion」がおすすめ
大規模な組織で Teams を使用する場合、他のアプリケーションと連携しようとすると、さまざまな課題がでてきます。
例えばシステムによって通知方法が異なり、リアルタイムで情報把握ができず、確認もれが生じるといった課題です。そのほかにもシステムの切り替えが煩雑になったり、蓄積された情報を活用しきれなかったりなどの問題があり得ます。
clouXion（クラウジョン）というツールは、このような Team 上の課題解決を目指す企業におすすめです。clouXion を導入すれば、操作性の統一、通知の集約、情報活用など、Teams 上の業務を効率的に行えます。
まとめ
Teams のファイル共有機能とは、Teams を使ってクラウド上でファイルを共有できる機能です。リモート環境においても、リアルタイムでの情報共有や共同作業に適しています。共有はクラウド上で簡単にでき、リンクを介したやり取りも可能です。
Microsoft ソリューション「clouXion（クラウジョン）」は操作性の統一と通知集約、情報活用の3つの観点で、Teams 上の業務を完結し、生産性向上を実現できるソリューションサービスです。大規模な組織で使用する際は情報の集約や分析が煩雑になります。
しかし clouXion を利用すれば、Teams を中心とした、社内における情報活用のための基盤を提供し、業務の負荷低減が実現できます。
Teams の機能をうまく活用してビジネス環境を改善するためにも、この機会にぜひ clouXion の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
