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Teams の管理方法、チーム作成でよくある課題と解決方法、業務効率化をあげる方法

Teams を使用すると、スムーズにチーム管理を進められるようになります。この記事では、Teams を使ってチーム管理をしたいと考えている企業に向けて、Teams によるチーム管理についてよくある問題や解決方法を解説します。業務効率化を図るためのポイントを把握するために、ぜひ参考にしてください。

Teams とは

Microsoft Teams(以下 Teams)とは、Microsoft 社がMicrosoft 365で提供しているチャット形式のコミュニケーションツールです。複数のメンバー同士で共有できる作業場所としての機能を備えています。たとえば、ファイルの共有だけでなく、共同編集も可能です。さまざまなメンバー同士でつながりあえるため、組織を横断してチームを作成できます。

また、チャットに加え、音声通話やビデオ会議などにも対応しています。そのため、テレワーク時のミーティングでも利用可能です。

Teams を使うと解決できること

Teams を使用すれば、さまざまな問題を解決できます。具体的に何を解決できるか解説します。

所属しているチーム数が多い為、見落としやミスが起きる

組織で業務を進めていると、いつの間にかさまざまなチームに所属しているケースが多いです。複数のプロジェクトを同時進行で掛け持ちしている人もいるでしょう。その場合、それぞれのチームでの共有事項を見落としたり、ミスが発生したりする可能性が高くなります。Teams を導入すると、見落としやミスを防いで業務をスムーズに進めやすくなります。

複数のツールを利用する必要がなくなる

複数のツールを利用している場合、情報が複雑化します。たとえば、メールで連絡をとり、タスク管理やプロジェクト管理にはそれぞれ別のクラウドサービスを利用している組織も多いです。さらにファイルの保存場所も別に存在する場合、プロジェクトチームが増えるほど情報の管理が難しくなります。Teams ならすべてを一元管理できるため、迷わず業務を進められます。

業務に取り掛かるまでに時間がかかる

複数のツールを導入していると、業務に取り掛かる前にツールを開く手間もその分だけ多くなります。Teams ならツールを1つ開くだけですべての状況を確認可能です。情報を確認するために無駄な作業や時間が発生しないため、効率的に業務を進めやすくなります。

Teams を多くの企業が利用している理由

現在、多くの企業が Teams を導入するようになっています。ただし、それまで社員が使用した経験がない新しい IT ツールを導入すると、うまく使いこなせない場合も少なくありません。たとえば、チームをむやみに増やしたり、結局はツールを一本化できなかったりするケースがあります。Teams によるチーム管理でよくある問題については、以下でくわしく解説します。

Teams 管理でよくある問題

Teams では、さまざまな問題が発生する可能性があります。ここでは、よくある問題について解説します。

チーム乱立、チームが多すぎる

Teams では複数のチームを立ち上げられますが、チームが多すぎるとそもそもどのチームに属しているのかわからなくなる恐れがあります。チームを適切に管理し、社員が属しているチームの状況を常に把握できるようにする必要があります。

規則のないチームが作られる

プロジェクトチームによって、メンバー同士の関係性や業務の進め方は異なります。規則やルールを決めずにチームを作ると、チームがうまく機能しなくなる恐れがあるため注意が必要です。せっかくチームを作っても、生産性のない雑談だけになっては意味がありません。チームを作るときは、規則やルールを意識する必要があります。

Teams 以外のツールも多い

Teams を導入した後も、状況に応じて他のツールを併用する可能性があります。Teams 以外のツールを使用しても問題はないですが、情報があちこちに点在すると確認に手間がかかるため気をつけましょう。ツールの管理者がツール同士を連携させたり、効率的な使い方を示したりすると、組織全体の業務を効率化させられます。

Teams でのチーム管理問題の解決方法

Teams で発生しがちなチーム管理の問題を解決するには、どうすればいいのでしょうか。具体的に解説します。

投稿ルールを決める

Teams を活用するうえでは、投稿について明確なルールを決めることが大切です。ルールを決める際は、何をするのかよりも何をしてはいけないかを優先的に検討しましょう。どのような投稿を禁止するかについて、明確に定める必要があります。

たとえば、個人情報や人事情報などは機密性が高いため、特定の人物や部署以外に知られないようにすべきです。社内秘情報をきちんと保護できるように投稿のルールを決めてください。

なお、ルールを明確に示すには、「これ」「それ」「あれ」「どれ」のような曖昧な表現は避けるべきです。

使う時間帯を定める

Teams は、場所や時間に関係なく簡単にメンバー同士がコミュニケーションをとれます。しかし、いつでも連絡できるというメリットの反面、業務時間でなくても仕事の状況が気になるというデメリットもあります。業務時間外の連絡を好まない社員もいるため、明確な時間帯を決めてやり取りすることも大切です。

グループチャンネル作成などは管理者にする

連絡の見落としを無くすためには、新しいグループやチャンネルを作成する権限も適切に管理する必要があります。誰でも自由にグループやチャンネルを作成できる場合、不必要なグループやチャンネルが増える原因になります。全体の状況を考慮して適切な判断ができる人に権限を設定し、余計なグループやチャンネルが増えないようにしましょう。

権限は役割のみにする

チームの管理者はグループやチャンネルを作成する権限だけでなく、チームのメンバーそれぞれの個別の権限も管理する必要があります。たとえば、チャットに投稿できる権限、閲覧のみできる権限、新しいメンバーを招待できる権限などがあります。それぞれのメンバーの役割を考慮し、本当に必要な権限のみを設定しましょう。

Teams 導入を専門家に任せる

Teams を新しく導入する際に、初期設定や活用方法を適切に調整してくれるサービスもあります。自社でうまくTeamsを導入できるか不安な場合や複雑化が予想される場合は、最初の時点で専門家に相談するのがおすすめです。

SBテクノロジーでは、Teams をさらに便利に活用するためのツールもご提供しています。IT部門の作業負担を減らしたり、作業に必要な時間を短縮したりできます。Teams をしっかり使いこなすために、ぜひご相談ください。

Teams を使いやすい環境にする

Teams は、他のツールとの連携も可能です。Teams の各機能をより便利に活用できるようになるため、必要なツールを選んで連携させましょう。Teams と連携できるツールはさまざまあり、どのツールとの連携が必要であるかについては組織の状況によっても異なります。Teams と連携できるツールについては、以下で詳しく解説します。

Teams と他ツールを使い業務をより効率化させる

Teams は、マイクロソフト社以外が提供しているツールとも連携可能です。連携により、Teams を見るだけで情報を網羅できるようになります。Teams と連携できる具体的なツールを紹介します。

Zoom

Zoom は、ビデオ会議ができるツールです。Teams と連携させれば、Zoom で行う会議について Teams 上で調整できるようになります。頻繁に Zoom でビデオ会議を行うなら、Teams と連携させておくとスムーズです。

Slack

Slack は、ビジネスで利用できるチャットツールです。音声通話やビデオ会議にも対応しています。Teams と Slack を連携させておけば、Teams 上からすぐに Slack による連絡ができて便利です。

Evernote

Evernote は、テキスト、映像、音声などの情報をまとめて管理できるツールです。Teams と連携させると、Evernote で管理している情報を Teams 上から閲覧したり編集したりできます。編集権限の変更も可能です。

Dropbox

Dropbox は、クラウド上にデータを保存できるツールです。Teams と連携させると、Dropboxに保存している Word や Excel などのファイルを直接開けます。編集もでき、更新されるたびに Teams で通知を受け取れます。

Adobe CC

Adobe CC は、Adobe 社が提供しているクリエイティブソフトのサブスクリプションサービスです。Teams と Adobe CC を連携させると、チームでファイルを共有したり共同作業ができたりします。

Trello

Trello は、案件やプロジェクトを管理できるツールです。Teams と連携させれば、Trello のタスクが進行するたびに通知を受け取れます。メンバーの業務の進捗状況を素早く把握できるようになります。

Teams をより効率化させる Provisioning Flow

SBテクノロジーでは、Teams の活用を効率化させるために Provisioning Flow をご提供しています。Provisioning Flow は、Microsoft Teams や Office 365 のメーリングリストの払い出しを自動化できる SaaS 型のツールです。

Teams はそれまで別々に管理していた社内の情報やツールをまとめて共有できるため、チームコラボレーションを実現しやすくなります。Teams とともに Provisioning Flow を導入すると、Teams の運用において発生する課題を解決できます。たとえば、ワークフローの自動設定により、申請の見落としや作業の遅れも防止可能です。より効率よく Teams を活用するために、ぜひ導入してください。

まとめ

Teams は、組織の業務をスムーズに進めるために役立つ機能が豊富です。利便性に定評があり、実際に導入している企業も増えています。ただし、導入後に発生しやすい問題もあり、自社でどのように Teams を活用できるかよく検討する必要があります。他のツールと連携させるとより便利に活用できるため、自社に適しているツールをよく見極めましょう。

Teams の活用を効率化させるためのツール「Provisioning Flow」にご興味ありましたら是非ご相談ください。