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コミュニケーションツールは何故必要なのか?おすすめのツールと選び方や注意点

企業では、解決しなければならない課題や問題が多く発生します。しかし、コミュニケーションツールの使用により課題や問題の解決を目指せる場合も多いです。

この記事では、業務の効率化を目指してツールの導入を検討している人に向けて、コミュニケーションツールの概要や機能を解説します。ツール選びのポイントも解説するため、ぜひ参考にしてください。

コミュニケーションツールとは

コミュニケーションツールとは、社員同士がスムーズにコミュニケーションをとるためのツールです。IT ツールを指しているケースが多く、多くの企業は目的にあわせて複数を活用しています。チャット形式で会話できるだけでなく、資料も添付可能です。

メールは簡単に送れないうえに、相手がいつ開封したかもわかりません。しかし、コミュニケーションツールによるチャットなら、リアルタイムに気軽なやり取りが可能です。

コミュニケーションツールが必要とされる時代

現代はコミュニケーションツールが必要な時代です。その背景について解説します。

情報量が多く、格差が生まれてしまう

IT の活用により扱える情報量が急激に増えました。今日あった情報も、次の日にはどこかに消えてしまうケースも珍しくありません。情報共有のスピードが遅くてリアルタイムに対応できないと、さまざまな不都合が生じます。組織を横断した情報共有の手段がなければ、社員ごとに情報格差が生じる可能性も高くなります。

コミュニケーション不足を解決

多くの企業は、コミュニケーションに課題を抱えています。社員同士が交流できないと、問題や課題の解決が難しくなります。会社の理念や考えもうまく共有できていない場合、社員の不満がたまって離職率の向上につながる恐れがあるでしょう。

IT ツールを使わずにコミュニケーションをとろうとすると、情報共有や確認作業に多くの手間や時間がかかります。IT ツールを使えば対面での交流は少なくなりますが、その点を踏まえてもコミュニケーションツールの導入は必要不可欠です。

コミュニケーションツールの種類と機能

コミュニケーションツールの種類や機能としては、チャット、通話、オンライン会議、ファイル共有機能、社内 SNS、タスク管理、バーチャルオフィスなどさまざまなものがあります。それぞれについて以下で具体的に解説します。

チャット、グループチャット

チャットは短文で気軽にコミュニケーションがとれます。メールアドレスや定型の挨拶などを入力する手間もかかりません。1対1ではなく、グループでの対話も可能です。プロジェクトチームや部門ごとにグループを作成すると、共通のトピックを一度に全員で共有できます。

オンライン会議

チャットは便利ですが、文字だけでは伝わりにくい内容もあります。コミュニケーションツールには音声通話機能やビデオ通話機能も搭載されており、文字以外のコミュニケーションも可能です。テレワークにおいて、オンライン会議は一般的になりました。新型コロナウイルスの影響もあり、多くの企業が実施しています。

社内 SNS

社内 SNS で情報発信すれば、社員はメールボックスを開かなくても情報を確認できます。閲覧率が高くなるため、企業全体での情報共有に役立ちます。たとえば、社内報を社内 SNS で共有している企業も多いです。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスの機能があれば、テレワークに取り組んでいる社員の稼働ステータスを簡単に確認できます。Web カメラでモニターを映し出せば、実際の様子の把握も可能です。離席状況の把握だけでなく、勤怠管理にも使用できます。

タスク管理

コミュニケーションツールには、タスク管理機能もついています。個人が進める業務の進捗状況をツールで一元管理できます。リモートワーク中の社員に対して仕事の指示を出すことも可能です。期日の設定や完了報告もツールだけで管理でき、大幅な業務効率化になります。

コミュニケーションツールを導入するメリット

コミュニケーションツールを導入すれば、さまざまなメリットを得られます。ここでは、具体的なメリットについて解説します。

交流が活発になり、生産性が上がる

コミュニケーションツールを使用すると社員の報連相の頻度が上がるため、ミスも未然に防げます。心理的な壁もなくなり、社員同士の交流が活発になるでしょう。余計な時間をかけずに業務の確認ができ、目標共有もスムーズに行えます。その結果、生産性も向上させられます。

企業の雰囲気(文化・風土)を共有しやすくなる

コミュニケーションが盛んな企業は、自然と風通しがよくなります。社員同士だけでなく、経営者と社員が交流する機会も増えるため、経営者の考えを社内に浸透させやすくなります。

エンゲージメントの向上

コミュニケーションが増えるとエンゲージメントが向上し、社員の定着率も高まります。仕事の満足度が上がるため、退職を検討する社員が少なくなるでしょう。社内イベントを開催しても、活発に取り組む社員が多くなります。

業務の効率化がはかれる

担当業務が可視化され、どの社員がどこで何をしているかわかりやすくなります。管理職だけでなくほかの社員も全体の様子を把握でき、マネジメントや協力がしやすくなるでしょう。緊急時でも外出先からファイルを送信できるため、業務効率化につながります。

コミュニケーションツール導入における注意点

コミュニケーションツールを導入する際は気をつけたいこともあります。ここでは、コミュニケーションツールを導入するときの注意点を解説します。

導入する目的の明確化と共有

新しいツールの導入について、すべての社員が前向きに捉えられるとは限りません。ツールを導入する目的を明らかにし、全体に理解してもらうための機会を設けましょう。一度説明するだけで導入の目的が浸透するとは限らないため、何度も繰り返し共有することが大切です。ただし、意見を押し付けるのではなく、多様性も尊重する必要があります。

ルールを決めてから使う

コミュニケーションツールは便利ですが、場合によってはかえって時間をとられる可能性もあります。出勤前や退勤後は連絡を確認しなくてもいいというルールを設け、社員に負担がかからないようにしましょう。

また、チャットは気軽に送信できますが、不必要な発言をしたりプライベートの交流を求めたりする社員が発生しないよう、あらかじめ注意喚起しておくことも大切です。

社員全員が使えるようにする

IT ツールは、すべての社員が同じように活用できるとは限りません。誰でもスムーズに使えるようにするには、マニュアルを用意したり使い方をレクチャーする機会を設けたりする必要があります。社員の IT リテラシーにあうツールであるかどうか、導入前にチェックすることも重要です。

他ツールとの連携が可能か

社内で使用しているツールの数が多すぎると、混乱を招く恐れがあります。ほかのツールと連携させられるツールや統合システムがあるツールを選ぶと、スムーズに活用しやすいです。

コミュニケーションツールを選ぶポイント

コミュニケーションツールを選ぶときは、何を意識したらいいのでしょうか。選び方のポイントを具体的に解説します。

欲しい機能があるのか

自社の状況を考慮し、必要な機能がそろっているツールを選びましょう。社内の問題や課題を確認してなぜツールを導入するのか考えることが大切です。お試し期間やデモ期間が設けられているツールも多いため、実際に使ってみて自社が求めている機能を備えているか確認してください。

誰でも使いやすいか

使いにくいデザインや仕様のツールを選ぶと、社内に定着しない恐れがあります。ユーザーファーストなデザインや仕様になっているかどうか確認しておけば、誰でも使いこなせるようになります。ツールに慣れていない年齢でも使いやすいものを選びましょう。

PC・スマホ対応(アプリ導入)はしているか

コミュニケーションツールは、パソコンだけでなくスマートフォンにも対応していると使い勝手がいいです。在宅勤務や出先で仕事をしている社員も使いやすくなります。特に、アプリがあるコミュニケーションツールを選ぶと、スマートフォンからスムーズに利用できます。働き方の多様化やリモートワークの推進に対応できるよう、アプリの有無も確認しましょう。

セキュリティ対策の有無

コミュニケーションツールは、パソコン、スマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスに対応しているものが多いです。安全に使用するためには、セキュリティ対策がしっかり施されているものを選びましょう。機器認証、アクセス制限、ログ管理などの機能があるか確認してください。

ビジネスコミュニケーションツールの成功活用事例2つ

ビジネスコミュニケーションツールを活用している企業は多数あります。ここでは、成功事例を2つ紹介します。

国際規格等の認証サポート企業

国際規格等の認証サポート企業の事例においては、メールでスピード感が失われるものの、電話ではやり取りが残らないためほかの社員への共有が困難だという課題がありました。とはいえ、LINE を使用すると、プライベートとビジネスの境界が曖昧になります。

解決策として、LINE ではなくビジネス向けのチャットツールを導入しました。その結果、メッセージへの返信の速度が向上しています。プライベートとビジネスをしっかり区別でき、社員の満足度も向上しました。やり取りの記録が残るため、トラブルも発生しにくくなっています。

IT リテラシー支援事業企業

IT リテラシー支援事業企業の事例においては、従来メールでコミュニケーションをとっていましたが、Teams を中心としたやり取りに切り替えました。メールの場合、新規案件を立ち上げる際は新しくメーリングリストや共有フォルダを作成する必要があります。Teams ならチャネルを作成するだけでそれらが完了するため、業務の効率化につながっています。

また、Teams なら、自宅や外出先からでもファイルの編集や閲覧が可能です。最新のファイルもすぐにチェックできるため、スムーズに業務をこなせるようになっています。

おすすめのコミュニケーションツール「Microsoft Teams」

コミュニケーションツールを導入するなら、「Microsoft Teams」がおすすめです。ツールの概要やメリットを解説します。

Microsoft Teams とは?

Microsoft Teams は、Microsoft 社が提供するコミュニケーションツールです。Microsoft 365 とともに利用でき、Word や Excel などのツールとも連携できます。機能制限がつきますが、無料でも利用可能です。

コミュニケーションだけではない大きなメリット

Microsoft Teams は単にコミュニケーションがとれるだけでなく、さまざまなアプリと連携可能です。そのため、業務全体の効率化につながります。

また、Word や Excel などの Microsoft 365 アプリを活用するチームコラボレーションのハブとして開発されており、連携が可能です。多様な機能を連携させられるため、Teams を開くだけであらゆる情報の共有や閲覧を実現できます。

Microsoft Teams なら、他のコミュニケーションツール以上に業務を円滑に進められるでしょう。

まとめ

業務をスムーズに進めるためには、コミュニケーションツールを導入すると効果的です。円滑なコミュニケーションを実現できれば、無駄な作業を減らして重要な業務に集中できるようになります。

SBテクノロジーの clouXion は、Teams 上でで社内業務を行う際に必要となる、全社発信のポータル、申請業務のワークフロー、電子契約のアプリ、問い合わせ業務のチャットボット、ガバナンスを担保した運用ツールや、その基盤となる Microsoft 365 の認証セキュリティのソリューションを提供しています。コミュニケーションツールを有効活用するために是非ご検討ください。