テレワークを導入してスムーズに業務を進めるためには、環境による違いや必要なツールについて把握する必要があります。この記事では、テレワークの導入を検討して業務を効率的に進めたいと考える担当者に向けて、テレワークにおけるオフィスのあり方や必要なツールについて解説します。テレワーク導入後もオフィスを有効活用するために、ぜひ参考にしてください。
テレワークによりオフィスのあり方はどう変化する？
ここでは、テレワークを導入するとオフィスのあり方はどのように変化するか解説します。
フレキシブルオフィスが増加する
フレキシブルオフィスとは、柔軟性のある事務所や会社を表す言葉です。フレキシブルオフィスには、サテライトオフィス、レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースなど多種多様なタイプが存在します。世界的に増えており、日本国内でもテレワークの増加に伴って注目を集めています。
地方のサテライトオフィスの利用機会が増える
企業がテレワークを積極的に導入すれば、地方への移住者もますます増える可能性が高まります。その場合、地方のサテライトオフィスで業務に取り組むパターンも増加すると予想されます。総務省は「お試しサテライトオフィス」というプロジェクトを開始し、地方でのサテライトオフィスの開設を促進しています。
テレワーク導入後にオフィスとして活用できる環境
ここでは、テレワークを導入した後にオフィスとして活用できる環境としてはどのようなものがあるか解説します。
従来のオフィス
多くの企業がテレワークを導入し始めていますが、オフィスを完全には無くさないケースがほとんどです。業務にはインターネット環境、OA 設備、長時間座って作業するためのデスクやチェアが必要であり、従来のオフィスにはそれらがすべてそろっています。オフィスは業務に集中しやすい環境であるため、オフィスでの勤務とテレワークを併用する企業は少なくありません。
自宅
テレワークを実施する場合、最も多いのが自宅で働くケースです。在宅勤務であれば、外出する準備や通勤も必要ないため、限られた時間を有効活用できます。休憩時間も自宅で過ごせるので、仕事と家事の両立もしやすい環境です。また、他のテレワークの方法とは違い、施設を利用するための費用もかかりません。
しかし、自宅で働くと仕事とプライベートの区切りをつけにくいと感じる人もいます。また、業務に必要な作業環境を整えるための手間やコストがかかります。
シェアオフィス
複数の企業の社員が共同で利用するためのオフィス環境です。時間や月など期間を決めて企業が契約し、自社の社員が自由に使えるようにします。複数の企業の社員が同じ場所で働くため、他業種と交流するきっかけも得やすくなります。
席をあらかじめ固定しているシェアオフィスもありますが、フリーアドレス制を採用しているシェアオフィスが一般的です。いずれの場合も個室でないとプライバシーを守りにくいため、情報漏えいに注意しましょう。
サテライトオフィス
本社とは異なる場所に設けた小規模なオフィスをサテライトオフィスと呼びます。基本的な設備がそろっているため、通常のオフィスと同じ感覚で業務に取り組めます。そのため、仕事に関係ない私語も発生しにくく、社員が業務に集中しやすい環境です。
ただし、利用するには事前に利用登録する必要があります。基本的に、当日予約してすぐに利用するという使い方は出来ない場合が一般的です。
レンタルオフィス
一定時間、専用スペースを借りてオフィスとして利用します。個室を貸し切るため、周囲の状況に左右されず仕事に集中できます。セキュリティが心配な場合でも、レンタルオフィスなら安心して利用可能です。
また、レンタルオフィスの大きさによっては、1人ではなく複数人でも使用できます。作業に集中したい場合はもちろん、会議や研修などでも活用できます。
コワーキングスペース
大型の施設の同じ空間の中で、各利用者が独立して仕事に取り組みます。企業に所属している人だけでなく、フリーランスも多く利用しています。長時間いても料金は比較的安めです。
勉強会やイベントも積極的に開催されており、交流の場としても機能しています。各コワーキングスペースによって多種多様な設備が用意されているため、目的に応じて場所を選びましょう。
ただし、広い空間の中で多くの人が作業しているため、雑音や会話も聞こえてきます。人によっては自分の仕事に集中できない可能性もあります。
テレワーク導入により変化するオフィスの事例
テレワークを始めれば、出かける準備や通勤のための時間が減ります。それまでと同じ時間働いても自由な時間は多くなる点がテレワークの大きなメリットです。自分の時間を有効活用したいと考えて仕事への取り組み方を見直した結果、生産性を向上させる社員が増えた企業もあります。
また、テレワークの導入を成功させるためには、テレワークで働く場所とオフィスの役割の違いをはっきりさせる必要があります。中には、そのための取り組みを成功させ、従業員満足度を高めながらオフィスコストの削減も達成している企業も出てきました。
テレワークを導入するうえでの課題と対策
ここでは、テレワークの導入時の課題とともに具体的な対策を解説します。
コミュニケーション不足
テレワークに取り組む社員の割合が高まれば、社員同士が顔を合わせて働く機会が少なくなります。そのため、社員同士のコミュニケーションも自然と減ってしまいます。コミュニケーション不足を回避するには、離れていても簡単にやり取りでき、互いの状況を把握するための仕組みづくりが必要です。
例えば、オンライン会議システムやチャットシステムなどを導入すると、気軽にコミュニケーションが取れます。また、スケジュール管理やグループウェアなどを活用し、業務の進捗を確認し合うのも一つの方法です。情報共有に関する社内ルールも定めましょう。
情報通信を活用するための環境づくり
テレワークを導入するためには、オフィス以外で働くための環境を整備する必要があります。具体的には、それぞれの社員の通信環境を整え、社外で使用できるデバイスも用意します。また、社内の業務体制もテレワークに合わせて調整が必要です。例えば、ワークフローの整備や資料のペーパーレス化などを進めましょう。
ただし、テレワークに即した環境を構築するためには、少なからず費用がかかります。自社の状況と予算を考慮し、優先順位をつけて準備しましょう。
情報漏えいのリスク
テレワークを始めると、社員がオフィス以外でパソコンや資料を保管する機会が多くなります。また、インターネットを通じて社内の情報を確認する場面も増加します。こうした状況では、社員がパソコンを紛失したり不正アクセスを受けたりする可能性も高まるでしょう。情報漏えいのリスクが増すため、セキュリティ対策の強化が必要です。
セキュリティ対策には専用のツールが役立ちます。また、アクセス管理や通信の暗号化など、自社の情報資産を守るための環境も整えましょう。
テレワークにおいてオフィスに求められること
テレワーク導入後も、オフィスには一定の役割が求められています。ここでは、具体的に解説します。
ミッションやビジョンの共有
自社が定めるミッションやビジョンは、社員が働くうえでの羅針盤のような存在です。テレワークでは直接的な関わりが少なくなるため、ミッションやビジョンも共有しにくくなります。しかし、オフィスでビジョンやミッションを表現すれば、社員はオフィスを訪れるたびにその様子を感じ取れます。人と人とのやり取りが減るからこそ、オフィスから受け取るイメージは重要です。
コミュニケーションの促進
すでに触れたとおり、テレワークを導入すると社員同士がコミュニケーションを取る機会が少なくなります。コミュニケーション不足が深刻化すると、業務に支障をきたす可能性も否めません。テレワーク率が上昇すると、オフィスは「働くための場所」というよりも「社員同士が交流するための場所」としての機能が重視されます。
社員同士が離れたままでは交流しにくいものの、定期的にオフィスに集まる機会があると情報共有や議論のきっかけが生まれやすくなります。
選択肢の拡大
テレワークが可能になると、働く場所はオフィスに限定されず、いつでもどこでも仕事ができるようになります。ただし、オフィスは社員同士が集まって交流するための重要な場所です。オフィスで顔を合わせる機会があるからこそ、テレワークでもスムーズな連携を実現できます。よって、テレワークが増えてもオフィスは維持し、働く場所の選択肢の一つとしても選べるようにする必要があります。
テレワークによるオフィスの多様化に対応するためのツール
テレワークに対応するためにはさまざまなツールが必要です。ここでは、テレワークで役立つツールについて解説します。
チャット
テレワーク中は社員同士が顔を合わせる機会が減り、連携が取りにくくなります。しかし、チャットなら短い文章で気軽に話しかけられるため、こまめなやり取りが可能です。メールや電話と比べてスピードも速く、業務効率化にもつながります。実際に、テレワークでのコミュニケーション不足を減らすために、チャットツールを導入している企業が多くなっています。
Web 会議
インターネット回線を利用し、パソコンやスマートフォン上でオンラインの会議を行うためのツールです。離れた場所にいる人同士が顔を合わせながらコミュニケーションを取れます。社員同士の会議だけでなく、取引先との打ち合わせにも活用できます。録画機能もあるため、参加していない社員への情報共有も簡単です。
業務管理
テレワークに取り組んでいると、他の社員が実際に働いている姿を見られません。そのため、業務の進捗具合も把握しにくくなります。オフィスで働いているときのように状況をリアルタイムで確認するためには、業務管理のためのツールが必要です。ツールを活用することで、いちいち電話やメールをしなくても業務の状況が分かります。
勤怠管理
社員がテレワークで業務に従事している場合、何時から何時まで働いたかが分かりにくくなります。怠惰な社員がいれば、勤怠をごまかす可能性もあります。テレワーク中の社員の勤怠管理をきちんと行うためには、勤怠ツールを導入すると確実です。離れた場所で社員が働いていても、リアルタイムで勤怠に関する情報を収集できます。
テレワークによるオフィス環境を整えるうえで大切なこと
テレワークを導入すると、インターネットを介したやり取りが多くなります。情報漏えいに備えるためには、セキュリティ対策の強化が重要です。
SBテクノロジーのアクセス制御ソリューション「Online Service Gate」を導入すれば、IP やデバイスによるアクセス制御、クラウドサービスの利用権限を管理し、社外からの利用を簡単に制御できます。Office 365 を始めとするクラウドサービスに対応しているため、幅広く活用できます。
端末固有の識別 ID によりアクセスを制御するだけでなく、 機能の拡張も可能です。自社のニーズに合わせて活用してください。
まとめ
テレワークで業務に取り組む社員が増えても、オフィスにはさまざまな役割が求められます。社員同士が連携しやすい環境を整えるためには、たくさんの工夫が必要です。予算も意識しつつ、仕組みづくりやツールの導入を進めましょう。
SBテクノロジーのアクセス制御ソリューション「Online Service Gate」は、豊富な導入実績を誇るアクセス制御ソリューションです。クラウドサービスの利用権限を適切に管理し、セキュリティを強化します。サポート体制も充実しているため、スムーズに活用できます。テレワークにおける情報漏えい対策のために、ぜひ導入をご検討ください。
