働き方改革の促進や新型コロナウイルス感染症の対策などの影響もあり、クラウドを活用したテレワークの導入を実施する企業が増えています。この記事では、テレワークのクラウド化を検討している企業の情報システム担当者に向けて、クラウド化が必要な理由や活用した場合のメリット・デメリットなどを解説します。
クラウドとは
クラウドの正式名称はクラウド・コンピューティングといい、オンライン上で提供されるサービス全般を意味する言葉です。代表的なものとして、「SaaS（Software as a Service）」「PaaS（Platform as a Service）」「IaaS（Infrastructure as a Service）」などが挙げられます。
SaaS とはソフトウェアを提供するサービスのことで、業務の管理システムなどに広く利用されています。PaaS はアプリケーションやシステムの開発を行えるサービスです。IaaS は、CPU やストレージなどのサーバーの性能を拡張できるサービスとして活用されています。
テレワークにクラウドが必要な理由
テレワークは、オフィス以外の自宅などの場所で作業をすることを意味しています。オフィスでのやり取りと比べ、テレワーク中は対面のように迅速なコミュニケーションがとりづらくなります。ビデオ通話やチャット機能があるクラウド型のツールやシステムを導入すれば、リアルタイムでのコミュニケーションが容易になります。
情報やファイルのやり取りにメールを使用した場合、誤送信などによる情報漏えいのリスクが高まりやすくなりますが、クラウドストレージなどのクラウドを導入することで、オンライン上でのファイルの共有や管理が行えるようになります。テレワークへのクラウドの導入は、スピーディーなやり取りや、セキュリティの強化にも有効な手段です。
クラウドを活用するメリット
クラウドを導入した場合に、企業が得られるメリットについて解説します。
既存システムとの連携で一元管理できる
クラウドには、外部サービスとの連携機能を搭載しているタイプもあります。たとえば、既存の勤怠管理システムや人事管理システムなどと連携すれば、これらのデータやファイルをオンライン上で1か所に集約できます。また、オンプレミス型のシステムとの連携も可能で、従来以上に利用しやすいシステム環境を整備できます。
拡張性が高く、導入や運用に高額なコストがかからない
クラウドは拡張性が高いため、独自の機能やシステム環境を用意できます。オンプレミス型のように開発コストなどが不要なため、莫大なコストはかかりません。初期費用や毎月の利用料金はかかりますが、比較的安く抑えられます。さらに、自社に必要な機能やサービスだけを活用できる利点もあるため、余計なコストをかけずに済みます。
セキュリティ対策やメンテナンスをベンダーに任せられる
サーバーのメンテナンスやシステムのアップデートなどの作業は、サービス会社が行うケースが多いため、自社への負担を減らせます。なかでも、セキュリティや保守などの専門分野の人材が不足している企業に有効です。万が一、システムエラーなどのトラブルが生じた場合でも、サービス会社側に対応してもらえます。
クラウドを活用した場合のデメリット
クラウドの導入によって、デメリットを感じるケースもあります。以下では、主なデメリットを解説します。
オンプレミス型に比べ、カスタマイズしづらい
開発段階からカスタマイズできるオンプレミス型と比較した場合、クラウドではカスタマイズできる範囲が制限される可能性が高くなります。たとえば、サービス会社から提供されるサーバーやアプリケーション、ソフトウェアの範囲内で利用しなければなりません。また、利用できる機能も決まっているため、自社にあったシステム環境を整備できないケースもあります。
必要以上の業務をクラウド化すると、かえってコストが高くなる
特定の業務をクラウドに置き換えることができれば、業務の効率化を図れます。しかし、必要以上の業務のクラウド化は、時として導入費用やランニングコストを増幅しかねません。また、複数の業務をクラウドに切り替えることで、社内に混乱を招く恐れがあります。業務のクラウド化を実施する場合は、事前に業務の洗い出しを行ったうえで、段階的に導入しましょう。
テレワークを導入する手順
テレワークを迅速に導入するためには、導入の流れを把握しておく必要があります。以下では、時系列に沿って導入手順を解説します。
1.目的を明確にし、対象範囲を絞る
テレワークの導入は、企業と社員の双方でメリットがあると感じられなければ実施する意味がありません。また、目的を明確にしなければ方向性を定められず、スムーズな導入はできなくなります。まずは、得たいメリットを具体的に挙げ、テレワークを導入する目的を明確にしましょう。そのうえでテレワークの対象者や業務範囲を決めていきます。
2.現状把握したうえで計画を立てる
テレワークを実施した場合、さまざまな障害や課題が出てくる可能性があります。そのため、就業規則や対象者の労働時間、勤怠管理、テレワーク中の情報セキュリティなど、現状を確認して起こり得る障害や課題の洗い出しを行いましょう。次に、準備段階から導入、検証までのスケジュールを実施可能なレベルで作成していきます。
3.スムーズに実施するためのルールや ICT 環境を整備する
就業規則はもちろん、テレワーク中の勤怠管理や、コミュニケーションなどの見直し・改善に必要なルールや ICT 環境を整える必要があります。たとえば、インターネット環境やパソコンなどの機器の整備やクラウドサービス、ツールの導入、アクセス権限者への専用 ID の付与などが挙げられます。
また、テレワークの導入前に、目的やメリット、情報セキュリティの重要性を社員に理解してもらうための場を設けましょう。
4.テレワークを実施する
テレワークを本格的に導入する前に、試行期間を設けましょう。実際にお試し期間を設けることで、新たな問題や課題が見えてくる場合もあります。試行期間の目安は、3～6か月間程度です。スケジュールを立てる際は、大規模なイベントの準備や実施のほか、繁忙期などと重ならないようにすることも重要です。
5.評価と改善を行う
本格的な導入に向けて、試行期間中の評価を実施します。導入によって得られた効果はもちろん、課題についても洗い出しをしておきましょう。たとえば、勤怠データの管理方法やコミュニケーション方法、テレワークの実施頻度などが挙げられます。また、社員にアンケート調査やヒアリングを実施したうえで定量データを収集し、改善が必要な場合は迅速に行います。
テレワークにクラウドを導入して効果が得られた事例
テレワークの導入によって得られる効果は、どのような取り組みを実施したのかによって異なります。たとえば、大手オフィス関連製品の販売会社では、業務の生産性を向上させたほか、残業時間や交通費などの削減にも成功しました。
また、あるシステム構築サービス会社の事例では、情報共有の重要性をあらためて再確認できたうえに、業務の進捗状況の可視化を検討するなどの意識改革にもつながりました。このように、操作性の高さや導入後のサポート体制が充実しているクラウドを導入できれば、テレワークによって得られる効果を最大化できます。
テレワーク実施時に検討すべきこと
テレワークを実施する際は、以下で挙げる項目を検討しておきましょう。
導入するクラウドサービスを検討する
テレワーク中の社員に対し、オフィスと同等の仕事環境を整備するためには、クラウドサービスの導入が欠かせません。オンライン会議や勤怠管理、ファイル共有など、自社で明確にした導入目的を達成できるクラウドを検討しましょう。また、機能の充実度だけではなく、導入や運用にかかるコストが見合っているかどうかも確認しておく必要があります。
すべての社員を対象にした研修を実施する
クラウドサービスの操作方法や、テレワークを行う社員とのコミュニケーションの取り方などを周知させる手段として、すべての社員を対象にした研修が有効です。テレワークの導入を成功させるためには、テレワークにおける社員とオフィス勤務の社員の双方に共通認識をもたせることが重要です。
研修では、操作方法だけでなく、テレワークやクラウドの導入目的なども併せて説明しておきましょう。
セキュリティに関するルールや対策を決める
テレワーク中のセキュリティを強化するためには、ルールや対策を決めておく必要があります。たとえば、フリー Wi-Fi の使用を不可とする、画面を開いたままパソコンから離れないなどの具体的なルールを設けます。また、不正アクセスなどのサイバー攻撃や、内部不正による情報漏えいのリスクを低くするための対策も決めておくことが大切です。
ルールや対策は、決定事項としてすべての社員に周知させます。より強固なセキュリティを確保するなら、セキュリティサービスの導入も検討しましょう。
まとめ
テレワーク社員とのスムーズなやり取りには、コミュニケーションツールなどのクラウドの導入が欠かせません。より強固なセキュリティ対策を行いたい場合は、セキュリティサービスも検討してみてください。
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