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Office 365 導入の課題!従業員に活用を促すための6つの対策を解説

Office 365 は、常に最新の Office アプリケーションと多機能なツールを提供するグループウェアです。Office 365 の導入においては、Office アプリケーション以外のツールが、十分に従業員に活用されないといった課題があります。

この記事では、導入した Office 365 が従業員に活用されるための対策を解説していきます。Office 365 の概要やメリットも解説するので、Office 365 を自社に導入しようとしている情報システム部門の方などは、ぜひ参考にしてください。

Office 365 とは?

Office 365 とは、最新の状態で Office アプリケーションとクラウド型のグループウェアを利用できるサブスクリプションサービスのことです。1ユーザーにつき、5台のパソコン、5台のタブレット、5台のスマートフォンに Office 365 をインストールできます。

パソコンは Windows でも Mac でも、1つのライセンスでどちらも利用できます。また、買い切り型の Office 製品では、バージョンがアップデートすることで、レイアウトが崩れたり、エラーが出たりといった互換性の問題が発生するリスクがありましたが、Office 365 はいつでも最新の Office 製品が使えるので、その心配がありません。買い切り型の製品のようにバージョンが古くなって、突然サポートが終了されるというリスクもないので安心です。ビジネスでは、利便性が高い Office 365 を導入する企業が増えています。

Office 365 を導入するメリットは?

Office 365 を導入することで、どんなメリットがあるのでしょうか。具体的なメリットを解説していきます。

初期費用の負担が少ない

最初に多額の料金を払って購入する買い切り型のパッケージ版製品と比べると、Office 365 は初期費用が抑えられます。Office 365 は、月々または年間で、定額料金を支払って利用するサブスクリプション型のサービスだからです。一度に大きな額の初期費用がかからずに導入できるのは Office 365 のメリットです。

また、従業員の増減があった時には、月額払いであれば、柔軟にライセンス数の増減ができるので、使用するライセンスの分だけ支払いができ、コストを最適化できます。

常に最新の状態に更新されている

Office 365 は、自動でアップデートされるので、常に最新の状態に更新されます。パッケージ版は一度購入しても新しいバージョンが出てくるので、購入したものは古くなり、サポート終了となる場合があります。

サポート終了になると、新たなバージョンの購入代がかかったり、互換性の問題対応など情報システム担当者の負担も大きくなったりします。一方、契約中ずっとサポートを受けられる Office 365 だと安心です。

クラウド版でマルチデバイスで使える

Office 365 は、自社でサーバーを管理する必要がないクラウドサービスです。インターネットが接続されている環境であれば、Windows や Mac に関わらずパソコンでも、タブレットでも、スマートフォンでも、Office のアプリケーションがどこでも利用可能です。複数人で、Word などのアプリケーションにアクセスして、リアルタイムで一緒に編集することもできます。

また、Office 365 では、クラウドストレージが用意されていて、社外から必要な情報を確認したり、メールで資料を送ったりもできます。また、1ユーザー 1TB の容量が利用可能なので、クラウドストレージを利用することで、自社のファイルサーバーのコストも抑えることができます。

豊富なツールが使える

Office 365 に契約すると、Word、Excel、PowerPoint など Office アプリケーションの他に、業務を効率化できる様々なツールを利用できます。例えば、ファイルの共有ができる SharePoint や、社内 SNS サービスとして利用できる Yammer、Web 会議ができる Skype for Business、ビジネスチャットツールである Teams などです。ツールの中には、もともと契約プランに含まれているものや、申し込みを別にすることで単独で利用できるものがあります。

Office 365 の導入時の課題とは?

Office 365 にはメリットがあるものの、導入時の課題として、従業員による活用が十分に進まないということが見受けられます。Office 365 では、Office アプリケーション以外に、SharePoint や Teams、Yammer といった業務の生産性を上げるのに役立つ多機能なツールも多く提供しています。しかし、それらのツールの利用がなかなか従業員に浸透せずに課題となっている企業は少なくありません。

利用が浸透しない理由として、ツールの使い方や効果など、ツールに対する従業員の理解が進んでいないという問題があります。

また、多くのツールを提供している一方で、複数のツール同士の機能が一見似ていて、IT リテラシーが高くないとその違いを理解できず、使いこなせないという難点があります。例えば、ファイル共有のツールとして OneDrive と SharePoint の違いや、コミュニケーションのツールとして Skype for Business と Teams の違いがわかりづらく使い分けづらいといったことなどです。

Office 365 で使えるツールはたくさんあるものの、従業員に活用されなければ、利用していないツール分の料金も払っているようなものです。そのため、Office 365 のコストが高く感じるといった問題も出てきます。

従業員に Office 365 の活用を促すための6つの対策

Office 365 の活用を促すためにはどうしたら良いのでしょうか。業務でうまく活用してもらうために、6つの対策を紹介していきます。

1.Office 365 の導入の目的を説明する

Office 365 を会社都合で導入しても、従業員による活用頻度は上がらない可能性があります。新たにツールを導入するということは、従業員にとって使い方を覚えるなどの手間と時間がかかるということです。その労力に見合ったツールの効果を感じられなければ、活用頻度は低下していくでしょう。

Office 365 のツールを導入する目的や、導入によって、業務がどれだけ効率化されるかといった効果を従業員にわかりやすく説明して納得してもらうことで活用を促します。

2.Office 365 の導入を支援するサービスを利用する

Office 365 の導入前から導入後まで相談ができ、従業員へ活用を促すサポートサービスを利用するという方法があります。どのように業務の効率化へと活かしたら良いのかわからない、十分に活用して自社の働き方を改善したいといった課題はないでしょうか。

SBテクノロジーでは、Office 365 の導入とともに、そういった課題への解決方法を一緒に提供することができます。2020年1月、クラウドソリューションの導入実績が1004社、196万ユーザーを突破し、これらの実績から、マイクロソフトの各表彰を受賞するなど、高い評価を受けています。SBテクノロジーのサービスもぜひご活用ください。

3.一部の部署・事業部のみで始めてみる

部署や事業部など小さい単位で試験的に、Office 365 のツールを導入していくという方法があります。導入することによって、ツールの効果的な活用方法や活用をしづらい場合などの気づきが従業員から生まれるはずです。

部署間や事業部間では人数が多くないので、それらの気づきを共有しやすく、改善策なども生まれやすくなります。いきなり社内全体で導入すると、気づきを共有し、細かい試行錯誤を行うことが難しいでしょう。狭い範囲から導入することで、少しずつ活用実績ができてくるので、そこから徐々に導入する範囲を広げて従業員の活用を促すことができます。

4.現場の課題を解決する

実践的に活用していくところから、導入を始めるやり方もあります。現場スタッフの抱える課題が何なのかをヒアリングし、どのように Office 365 を活用することでその問題を解決できるのかを考えましょう。

Office 365 のツールを利用して、従業員が自分たちの現場の課題が解決されるところを目の当たりにすることで、よりツールの便利さや効果を実感できます。同時にツール自体にも慣れるので、他の業務でも、ツールの活用を広げていくことにつながります。

5.メインストリーム外からスタートさせる

Office 365 のツール導入を業務のメインではなく、社内の同好会や部活動といった、より気軽なところから始めるという方法も一つです。メインストリームである業務ではないので、使い始めるきっかけとしてのハードルが低く、絶対に使いこなさないといけないといったプレッシャーを感じることも少ないでしょう。

そのような環境で、気軽に利用されることで、利用頻度も保たれます。それによってツールへの理解が深まれば、業務でも応用して活用されやすくなります。

6.使用する機能を限定する

Office 365 を導入するとき、使えるツールをあらかじめ限定するという方法があります。特に、Teams や SharePoint といった、Office アプリケーション以外のツールの活用を進めていきたい時に有効です。

Office 365 の導入時、限定的にツールの利用を許可し、従業員がツールに慣れてきたところで、他のツールの利用を段階的に解放していくことで、無理なく従業員はツールに慣れていくことができます。最初から全てのツールを使えるようにしないことで、徐々にツールの活用を浸透させ活用を促すことにつなげましょう。

Office 365 の導入でツールの活用が進まない時の対策

グループウェアである Office 365 は、Word、Excel、PowerPoint など、従来から使用されている Office アプリケーションの他に、業務の生産性を上げるための様々なツールを提供しています。しかし、Office 365 の導入の際、Office アプリケーション以外のツールは、なかなか従業員の間で活用が進まないという課題があります。

ここでは、Office 365 のいくつかの具体的なツールを挙げながら、その利用を促す対策を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

頻繁に使うツールから導入する

業務で頻繁に使うツールから導入する方法があります。よく使うツールは、Office 365 の導入以前に、すでに別のツールを利用していることがあるでしょう。よく使うツールは Office 365 のツールに統一するよう会社が決めることで、従業員の利用機会が増え、Office 365 のツールの活用が促進されるようになります。例えば、メールは Exchange を使うようにする、ファイルの情報共有であれば SharePoint を必ず使用するなどの方法があります。

活用への意欲が高い従業員から広げる

情報システム担当者などが、Office 365 の利用に興味がある従業員を見つけ、ツールの活用方法を集中的に伝えます。活用に意欲的な従業員に、同じ部署などその人の周りの人にもツールの使い方を伝えてもらうことで、Office 365 の活用が社内に浸透していくというやり方です。

例えば、Teams はチャットや通話、ビデオ会議などができるツールです。このツールに興味のある従業員が、積極的に Teams を利用することで、メールよりもコミュニケーションのスピードが速い Teams の便利さに周りの従業員も気づくでしょう。自然と使用頻度が増えていくという流れで、社内でツールの活用を促すことができます。

まとめ

Office 365 は、Office アプリケーション以外のツールが、なかなか従業員に活用されないといった課題があります。Office 365 を従業員に活用してもらうには、導入の目的を説明する、小さな範囲から導入するなど、さまざまな対策がありますので、ぜひ参考にしてみてください。

SBテクノロジーでは、Office 365 の導入・運用支援のサービスを提供しています。Provisioning Flow は Microsoft Teams や、Office 365 のメーリングリストなどの払い出しを、ワークフローを介して自動化する SaaS 型ツールです。IT 部門の作業負担を軽減し、業務効率化を実現するだけではなく、処理漏れ、設定ミスを防止するなどガバナンスのとれた運用管理を可能にします。ぜひ活用して、業務の課題解決にお役立てください。