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Office 365 の導入メリットとは

企業にとって Office 365 とは、必須ともいえる基本ツールです。テレワークによる遠隔地のリアルタイムでの共同作業が増えるなか、効率的に業務を進めるためにも Office 365 の導入が欠かせなくなってきています。

この記事では、Office 365 の導入を検討している企業担当者に向け、Office 365 とは何か、導入のメリット、導入前にチェックしておきたい注意点を解説しています。自社導入の参考にしてください。

Office 365 とはどんなサービス?

ここでは Office 365 の特長や提供されているアプリケーションやサービスなどを紹介します。

Office 365 はクラウド、サブスクリプション方式

Office 365 はインターネット上のサーバーを経由して利用するクラウド型の製品として提供されています。そのため、自社でサーバーを用意する必要はありません。

また、年間または月間で料金を支払うサブスクリプション方式であることも特長です。買い切り型のパッケージ版と異なり、更新やテクニカルサポートも追加費用がかかりません。

Office 365 は Microsoft 365 に一部名称変更

2020年4月21日から Office 365 の一部は Microsoft 365 に名称変更されました。マイクロソフトによると、名称変更の理由は「個人と企業それぞれのニーズに合わせて、サブスクリプションに含まれる機能と利点の範囲をより適切に表現するため」ということです。

ツールとしての機能は基本的に変わりません。製品型番も同じであり、すでに Office 365 を導入していた場合は自動的に Microsoft 365 に更新されます。

主なアプリケーションとサービス

利用できるアプリケーションとクラウドサービスはプランによって異なります。ここでは企業での利用事例が多い2つのプランを紹介します。

  • Microsoft 365 Business Standard
    アプリケーション: Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Publisher(Windows PC のみ)、Access(Windows PC のみ)
    クラウドサービス:Teams、Exchange、OneDrive、SharePoint
  • Microsoft 365 Business Premium
    アプリケーション: Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Publisher(Windows PC のみ)、Access(Windows PC のみ)
    クラウドサービス:Teams、Exchange、OneDrive、SharePoint、Intune、Azure Information Protection

テレワークにおける Office 365 の導入メリット

Office 365 を導入するとテレワークにどのようなメリットがあるか解説します。

クラウドによって業務を一元管理できる

Office 365 はクラウド型サービスが充実しています。インターネット環境があれば、Office 365 に関連した業務をすべて完結することが可能です。個人用ストレージやドキュメント管理ツールもあるためデータを持ち運ぶ必要もありません。また、メールやスケジューラーなどはクラウド上で同期しています。

自宅でも会社でも同じように業務ができることで、時間や場所にとらわれない多様な働き方を実現できます。

リアルタイムで共同作業ができる

Office 365 は、リアルタイムでの共同作業に適したクラウドサービスが充実しています。たとえば、ビジネスチャットや Web 会議などの機能を備えた Teams は多くの企業に欠かせないものになるでしょう。気軽なコミュニケーションから取引先の人を交えた本格的な商談まで、業務に合わせた活用方法が自在に選べます。

また、Exchange Online はメール送受信だけでなく、スケジュールの共有管理機能を備えています。会議の予定を合わせることや、相手の空き時間に連絡することなどが可能です。

追加のオンラインストレージが活用できる

Office 365 に加入すると、オンラインストレージ「OneDrive」が利用できます。一般法人向けプランでは OneDrive for Business として1ユーザーあたり1TB の大容量が割り当てられます。別途ストレージを用意することなく、大量のデータを管理可能です。

また、ファイル共有・情報共有に特化しているオンラインストレージ SharePoint も利用できます。社内ポータルサイトを作り、情報共有を活性化することなどが可能です。

導入時に検討すべき事項

ここでは、Office 365 の導入時の注意点や検討しておくべき内容などを解説します。

マイクロソフト側にシステム障害が発生する可能性

クラウドサービスを提供しているマイクロソフト側にシステム障害が発生すると、基本的には復旧を待つしかありません。万が一を想定し、システム障害が発生したときのガイドラインは自社で作成しておくべきでしょう。

「Microsoft 365 Status」「Microsoft 365 管理センター」「Microsoft 365 Service health status」などにアクセスすると最新情報を知ることができます。

費用対効果が下がる可能性

サブスクリプション型は使い続けるほど買い切り型に比べて費用が高くなります。仮に Microsoft 365 Business Standard を10年間使い続けると1ユーザーあたり、1,360円×12カ月×10年間=16,3200円(税別)です。一方、Office Home & Business 2019 は35,448円(税別)です。

もちろん Office 365 のほうが利用できる機能が多く、常に最新版を使える違いはあります。しかし、Word や Excel を少し使う程度の利用方法では、費用対効果が低くなりやすいことに注意が必要です。

ネットワーク負荷が増大する可能性

Office 365 のクラウドサービスを利用することで通信量が増え、社内のネットワークが重くなる場合があります。プロバイダのプラン変更や社内の通信回線の強化など設備更新が必要になることがあります。

導入前にはネットワーク負荷の見積もりを立てておきましょう。一斉に導入せず、一部で試験的に運用してみることも重要です。

コスト面での Office 365 の導入メリット

Office 365 には初期費用が少ないことや、ユーザー数ごとに契約してコストを最適化できるなどのメリットがあります。

初期費用を抑えられる

Office 365 は月々または年間で利用料を支払うため、初期費用を抑えられます。たとえば、Microsoft 365 Business Standard では1ユーザーあたり1,360円(税別)/月、Microsoft 365 Business Premium なら2,180円(税別)/月です。また、1カ月間は無料で使用できるため、試験的に導入することもできます。(2021年2月現在)

従来のパッケージ版 Office では初期費用が大きいことがデメリットでした。何かと費用がかかる新規事業を開始する際などでは、Office にかかる費用負担は小さくないでしょう。Office 365 なら、初期費用をかけずに最新版の高性能なアプリケーションやサービスを、契約と同時に導入可能です。

ユーザー数に合わせて契約できる

Office 365 はサブスクリプション型ライセンスのため、現在のユーザー数に合わせて契約します。一般法人向けの場合、年間契約であるため年単位でコストを最適化できます。

このことは従業員の数が増減する企業において大きなメリットです。たとえば、プロジェクトのために外部から人材を集める場合に、一時的に増員した分だけユーザー数を増やすことができます。

マルチデバイス対応

Office 365 は主要な OS にインストールできるマルチデバイス対応です。1ユーザーにつき、5 台のパソコン、5 台のタブレット、5 台のスマートフォンに Office 365 をインストールしてサインインできます。

タブレットやスマホの活用が進み、ユーザー1名が使うデバイス数は増える傾向にあります。しかし、Office 365 なら、大抵のケース場合、追加コストなしで対応可能です。

管理面での Office 365 の導入メリット

バージョン管理やセキュリティ対策などの業務においても、Office 365 は大きなメリットがあります。

常に最新版にアップデートされる

Office 365 の契約期間中は常に最新版を利用可能です。インターネットに接続していれば自動アップデートが行われるため、従業員全員のバージョンを容易にそろえられます。

バージョンが異なっていると、ファイルやアプリケーションを共有する際に互換性を考慮しなければなりません。また、動作の不具合が生じた場合に、特定の条件で生じるのか確認する必要があります。バージョンが常にそろっていれば、このような負担が少なくなります。

高度なセキュリティ対策

Office 365 は高度なセキュリティ対策が施されていることも特長です。Office 365 へのアクセスは多要素認証で監視されています。また、マルウェアなどによるサイバー攻撃への対策やファイルやメールの閲覧、編集保護機能も実装されています。

ユーザー単位でアクセス権を管理することも可能です。たとえば組織編成のサイクルが激しい職場などでも高いセキュリティを保てます。

事業継続計画(BCP)対策としても有効

自社でサーバーやリソースを管理するオンプレミス型では、事故や災害などでシステム障害が発生した場合に復旧が難しくなります。一方、クラウド型の Office 365 の場合、自社の情報資産はマイクロソフトの複数のデータセンターに保管されています。

事業継続計画(BCP)対策としても Office 365 導入は有効です。

まとめ

Office 365 はクラウド型、サブスクリプション方式で提供されているアプリケーションサービスです。導入によってテレワークの業務効率化、初期費用の軽減、情報セキュリティの向上など多くのメリットがあります。

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