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Office 365 の Microsoft Teams 導入方法や利用メリットを解説

Microsoft Teams は、Office 365 と連携できるため多くの企業で取り入れられています。今回は、Office 365 における Microsoft Teams の導入方法や導入のメリットが知りたい人に向け、概要や利用のメリットや使用方法などを解説します。本記事を読めば、Microsoft Teams 導入の的確な判断が可能です。

そもそも Microsoft Teams ってなに?

Microsoft Teams とは、マイクロソフトが運営している Skype for Business から移行したコミュニケーションツールです。Office 365 のアプリケーションの一部であり、ビジネスに不可欠な機能が豊富に備わっています。他にも、スレッド機能やツールの連携などコミュニケーションに必要なツールが追加されています。

メイン機能

Microsoft Teams のメイン機能は「チャット」「通話・ビデオ会議」「データの共有」の3つです。チャット機能では、個人だけでなくグループのやりとりができ、そのやりとりをスレッドやチャネルで見やすく管理できます。

また、通話やビデオ通話では、オンライン上で会議をしながら情報の共有が可能です。参加可能な人数は最大で300人と多く、会議の形式に合わせて柔軟に使用できます。

データの共有はファイルをドラッグ&ドロップするだけで行えるので非常に簡単です。Office 365 のデータの場合は、複数のユーザー間で同時編集もできます。

料金プランの違い

無料版は有料版よりも機能に制限があります。例えば、使用人数の最大数やファイル保存のストレージ、会議の記録、使用状況のレポートなどは有料版しか利用できません。

なお、Office 365 のプランによっては、Microsoft Teams を追加料金なしで利用可能です。また無料版から有料版へアップグレードする際、データも引き継がれます。

Microsoft Teams を導入するメリットとは?

Microsoft Teams の基本的な概念が理解できたところで、本章では導入における具体的なメリットを4つ紹介します。

意思疎通が円滑になる

Microsoft Teams にはチャットやビデオ通話ができるコミュニケーションツールが集約されているため、スムーズな意思疎通が可能です。複数のツールを併用する場合は、切り替えや確認に手間や時間がかかることがあるので業務効率が悪くなったり、伝達ミスが生じたりする可能性があります。

チームでの共同作業がしやすくなる

Microsoft Teams を導入すれば、Word や Excel、PowerPoint、OneNote など Office 365 で作成したファイルなら、チーム内で同時編集が可能です。アップロードされたファイルを他のメンバーが編集している場合には、作業中に変更内容が途切れなくまとめられます。

Office 365 の他のアプリと連携できる

Word や Excel など、Office 365 の他のファイルとの連携も可能です。ファイル管理が効率的になり、作業時間の短縮につながるといったメリットがあります。いずれも少人数から大規模なチーム構成までコミュニケーションやデータファイルの共有、編集などを一貫したワークスペースで実行可能です。業務やワークフローの効率が格段にアップします。

社外とのコミュニケーションもとりやすい

Microsoft Teams は、社内だけでなく社外の人とのスピーディーなコミュニケーションにも役立ちます。相手が Microsoft Teams のアカウントを持っていなくても、ゲストアクセスとして使用できるので安心です。

ただし、組織外のユーザーと共有では、特定のユーザーがアクセスできるリンク設定が必要なので注意しましょう。

Microsoft Teams の導入方法を説明

パソコンやモバイルデバイスに Microsoft Teams を取り入れる方法を説明します。

パソコンの導入方法

Microsoft Teams をパソコンに導入する手順は次のとおりです。

  1. Microsoft Teams のダウンロードページにアクセス
  2. 「デスクトップ版をダウンロード」をクリック
  3. 「Teams をダウンロード」を選択
  4. ファイルをインストール

なお、Microsoft Teams ビデオ会議に参加者としてアクセスする場合はアカウントの作成は不用で、主催者から事前に送られてきた会議出席依頼のメールから簡単に参加できます。

スマートフォンやタブレットへの導入方法

Microsoft Teams をスマートフォンやタブレットに導入する手順は次のとおりです。

  1. アプリケーションのダウンロードツール(例えば App Store や Google Play など)を開く
  2. 「Microsoft Teams」を検索
  3. アプリケーションをインストール

スマートフォンやタブレットでも Web 版が使用できるので、利用環境に合わせて選択すると良いでしょう。

注意:法人で Microsoft Teams を利用する場合は Office 365 の契約が必要

法人で Microsoft Teams を使用するには、Office 365 のパッケージプランが必要です。パッケージプランとしては、例えば「Office 365 Business Essentials」「Office 365 E1」「Office 365 E5」などがあげられます。

Office 365 を導入すれば、Word や Excel などの基本ツールはもちろん、OneNote や OneDrive などのツールも使用可能です。生産性の向上も期待できるのでこの機会に検討してみてください。

導入後に役立つ Microsoft Teams の使い方とは

Microsoft Teams 内でチームを作成すれば、チーム内でチャットや共同作業ができます。ユーザーを招待する方法は「リンクをコピーする方法」「メールアドレスを使用する方法」「チャネルを追加する方法」の3つです。

また、チャネル(チーム内のセクション)を作ると、プロジェクトごとにやりとりを管理できます。案件ごとに情報を確認しやすいため、後から内容を振り返るときにも探すのが簡単です。メンションで相手を指定すると、特定の相手にメッセージが送られるため、大切なメッセージの見逃しを防ぐことができます。

ビジネスコミュニケーションは、履歴として残る大切な情報資産です。Microsoft Teams では Office 365 関連で作成した情報は強固なセキュリティによって守られているため、離れたユーザー同士でも安心して利用できます。膨大な過去の情報を最大限に活かすうえで効果的です。

関連情報:快適にビデオ通話をするために便利な機能を紹介

最後に、Microsoft Teams のビデオ通話で使える便利な機能を3つ紹介します。快適なビジネスコミュニケーションの一助として役立ててください。

背景設定

Microsoft Teams はビデオ会議や通話時に自分以外の背景画像への置き換えやぼかしが可能です。テレワークやリモートワークにおけるビデオ通話中に、部屋を見せる必要がないためプライバシーを守れます。

集合モード

Microsoft Teams の集合モードとは、参加者が一列に並んでいるように表示される機能です。一般的なビデオ通話機能は参加者それぞれが枠に囲まれているように表示されます。実際に話しているのと近い状況になるため、コミュニケーションがとりやすくなります。

ホワイトボード

Microsoft Teams のホワイトボード機能では、オンライン上で共有のボードに文字の書き込みやペイントが可能です。マウスやタッチペンを用いて、複数人で同時に文字や図を自由に書き込めます。書き込んだ内容はエクスポートして画像ファイルとして保存でき、デザインやアイデアなどの共有時に役立ちます。

まとめ

Microsoft Teams は、Web ブラウザやアプリケーションなどに簡単に導入できるコミュニケーションツールです。Office 365 との連携がしやすく、チームでの共同作業や意思疎通がスムーズに行えます。

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