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Microsoft Office 365 で業務効率化|働き方改革に向けた活用方法とは

少子高齢化が進む現代に限られた人員で企業活動を継続するには、業務の効率化が重要といわれています。本記事は、多くの企業で用いられている Microsoft Office 365(以下 Office 365)で業務効率化をはかりたい人に向け、サブスクリプションサービスの概要や具体的なツールの活用方法を説明します。ぜひ参考にしてください。

そもそも業務の効率を上げる目的とは?

なぜ業務は効率化される必要があるのでしょうか。業務の効率を上げる目的を4つ説明します。

長時間労働の是正

働き方改革の推進により、長時間労働の対策が必要不可欠です。柔軟な働き方は従業員の心身の健康を確保するうえで重要なポイントになります。

現在や将来の仕事のための自己啓発や資格取得について「仕事が忙しくて時間的な余裕がない」という理由も大きな要因となります。業務効率をアップし、労働時間を軽減することが必要です。

会社全体の生産性の向上

生産性の向上と業務効率化は同じではありません。生産性の向上は限られたリソースで可能な限り多くの成果を得ることを指すのに対し、業務の効率化はリソース自体の軽減を指すからです。業務を効率化できると時間的・経済的なムダを省き、少ない労力で高いパフォーマンスを発揮できます。

費用の抑制

業務を効率化できると、社員の労働時間の削減が可能です。労働時間が短くなると、人件費や光熱費・通信費など働くうえでかかる全体的なコストの削減にもなります。少ないコストで可能な限り高い生産性を発揮できるため、費用対効果の向上の点でも効果的です。

ムダな費用の抑制ができれば、重点的に高めたい他の部分に資金のリソースを費やせます。

優秀な人材の確保

業務の効率化により労働環境が改善されると、人材の確保にも好影響です。例えば、「優秀な人材が定着しやすくなる」「スペックの高い人材の入社が実現する」などがあげられます。また、業務効率化によってできた時間を人材教育にまわすことも可能です。

業務効率が下がってしまう原因は?

業務効率化を妨げる2つの要因をみていきましょう。

意思決定が遅い

決裁に時間がかかると、部下である社員の作業が止まって意思決定が遅れる原因となります。物事を決めるまでに多くの過程を要すると、会社として大きなチャンスを逃しかねません。

形式主義な社風で社内向けの報告や定例会議などが多い場合は、非効率的で本質的ではない業務に時間と労力がかかります。

きちんとした社内規定がない

業務ルールが明確でないと、作業にミスが生じやすくなります。修正や対処には時間がかかるため、会社として標準化された規定の設置が重要です。会社としての業務は属人的にするのではなく、会社として適切な規定を設けるべきと言えます。

Office 365 は業務効率化を目指す企業におすすめ

Office 365 を導入すると、どのように業務は効率化されるのでしょうか。期待される効果を説明します。

効率良く情報を共有できる

Office 365 はクラウド上でファイルや情報をやりとりできるため、効率的に情報を共有できます。またツール同士の連携もでき、情報の共有や編集を Office 365 からまとめて実行可能です。

同じ情報を個別で対応する手間が省け、業務全体のスピードもアップするでしょう。企業間のやりとりが可視化され、進捗管理もしやすくなります。

常に新しい情報を確認できる

Office 365 は買い切り型ではなく、更新型のサブスクリプションサービスです。パッケージ版は新しく製品を購入しないと新しいバージョンを使用できませんが、Office 365 はオンラインツールであるため、常に最新バージョンのツールが使用可能です。便利な新機能を活用すればさらに高い性能のサービスが使用でき、業務の効率化が期待できます。

セキュリティ対策がしっかりしている

Office 365 は、さまざまなセキュリティ対策が取られています。

例えば、データ損失防止(DLP)ポリシーでは、Office 365 全体の機密情報の識別や監視、保護などが可能です。その他にも、多要素認証による不正アクセスの対策、SSL や TLS による暗号化、サイバー攻撃への防御などのセキュリティ対策が充実しています。

複数のデバイスで使用できる

Office 365 は Windows や Mac のパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも使用できます。そのため、出張で手元に会社のパソコンがなくても、モバイル端末から操作できます。

ただし、使用しているサービスの種類によっては、使用できるパソコンの台数に制限がある場合があるため、同時使用の際には台数制限にご注意ください。

ワークフローシステムを併用するのもおすすめ

ワークフローシステムとは、承認や決裁を電子化できるシステムです。組織内の業務における一連の情報を明確化でき、申請時のミスの軽減や内部統制の強化が可能となります。導入により、稟議書の作成や経費の申請などの作業がスムーズになります。

そのほか、業務プロセスの可視化や意思決定のスピードアップ、ペーパレスによるコスト削減なども可能です。

業務の効率化につながる Office 365 のツールの活用方法を紹介

最後に、Office 365 のツールの概要例と活用方法を説明します。具体的にどのような活用方法があるのか見ていきましょう。

基本オフィスソフト

Office365 の基本オフィスソフトは Word、Excel、PowerPoint です。

基本オフィスソフトを用いると、会議で必要な資料の作成や後述する Microsoft Teams との連携で資料の共有や同時編集ができるようになります。

Microsoft Teams

Microsoft Teams とは、チャット機能やビデオ通話などができるコミュニケーションツールです。先述した通り、基本オフィスソフトとの連携機能があるため、いつでもどこでも必要な情報にアクセス可能です。

例えば、リモートワーク時の Web 会議の開催やウェビナー、社員研修などにも活用できます。PowerPoint 資料を共同編集し、ビデオ通話による会議で発表といった使い方も可能です。

OneDrive for Business

OneDrive for Business とは、Office 365 全体から自分のファイルへアクセス・保存できるオンラインストレージサービスです。個人ユーザーに対しては、1TB のストレージが付与されます。対応している拡張子が多いため、さまざまなファイル形式の保存が可能です。

また、仲間と共有・編集したいデータを OneDrive for Business に保存し、資料作成を進めるといった活用ができます。

SharePoint Online

SharePoint Online とは、ビジネス向けのファイルや情報の共有サービスです。テンプレートを使えば、プログラミングなしでポータルサイトの作成、データ管理や共有ができます。会社全体で共有できるフォルダの作成やポータルサイトでの情報発信により、業務効率化が可能です。

例えば、社内外からのお知らせや日程の周知など、混乱しがちな業務を効率化できます。

Outlook

Outlook とは、マイクロソフトのメールソフト機能を含む個人情報管理ソフト(電子メールクライアント)です。サーバー内の電子メールの読み込みや作成ができます。 Outlook だけでは電子メールの送受信はできませんが、後述する Exchange Online とあわせて使用すると、メール操作が簡単に行えます。

Exchange Online

Exchange Online とは、メールサーバーのクラウドサービスです。メールの送受信やスケジュールの管理や共有を組織内で一元管理できます。また、データ容量の大きい資料の共有やフォルダ分けができ、業務の効率化につながります。

先述した Outlook はあくまで電子メールクライアントなため Outlook だけでは送受信はできませんが、Exchange Online なら単体でも送受信できる特長があります。

Planner

Planner とは、チームのタスクを管理できるツールです。ツール上でタスクを作成すると、自動で担当のユーザーにその内容が表示されます。タスクを実行する側の自己管理だけでなく、タスクを振り分ける方もどのようなタスクをどう振り分けたかが見やすく、活用しやすいシステムです。

OneNote

OneNote とは、紙のメモのように自由に書き込めるデジタルなノートツールです。Teams や SharePoint Online と連携させれば、内容を OneNote に張り付けることができます。

また、イラストや手書きの文字で情報の記録も可能なので、会議の要点の共有や必要な業務のメモを作成する際に活用できます。

Yammer

Yammer はビジネスや社内向けの SNS です。社内に向けたメッセージの投稿や質問の投げかけ、タグのフォローやグループの作成などができます。

Microsoft Teams が一対一や多対多でのリアルタイムなコミュニケーションに適しているのに対し、Yammer は少人数が大人数に対して情報発信するケースで適しているツールです。よって、可変性の高い情報や固定的な情報の共有で活用すると良いでしょう。

Forms

Forms とは、入力フォームを誰でも直感的に作成できるツールです。Microsoft Teams と Forms を連携させれば、その場で質問の回答が得られます。例えば、アンケートの回答結果のデータを Excel で保存したり異なるアプリケーションに保存したりも可能です。

また、大勢の前で Web 会議をする際に人前で答えにくい回答を求めるケースの活用にも向いています。

Stream

Stream とは、動画専用のストリーミングツールです。組織内のユーザーがクラウド上で動画データを共有できます。会議やプレゼンテーション、OJT のためのビデオの共有ができます。

例えば、Microsoft Teams で実施した会議録画データを Stream で共有すれば、不参加者が後から内容を確認でき正確な議事録の作成が可能です。

まとめ

Office 365 には業務を効率化できるさまざまな機能があります。業務内容や企業の規模に応じて使い分けると、効率の良い情報の共有やセキュリティ対策の向上が可能です。

SBテクノロジー は、申請や承認業務を効率化できるワークフローサービスを提供しています。システム上でインシデントが発生した場合の素早いデータ検索や、アーカイブへのアクセスのコントロールが可能です。パソコンだけでなくスマートフォンからも申請や承認の作業ができるため、スピーディーな処理が可能です。クラウド上で1年間メールデータを容量無制限でアーカイブできます。業務の効率化をご検討の際には、ぜひ資料をお求めください。