Microsoft 365 にはさまざまな機能が搭載されており、多くの企業が導入しています。この記事では、Microsoft 365 の効果的な活用方法を知りたい人に向けて、Microsoft 365 のなかでも特に使いやすいツールやその導入事例について解説します。Microsoft 365 の特長を理解してスムーズに導入するために、ぜひ役立ててください。
働き方改革が注目される中、ICT ツールの活用が求められている
厚生労働省が働き方改革を推奨するようになり、Microsoft 365 をはじめとする ICT ツールへの注目度も高まっています。ICT ツールを導入すると業務効率化につなげられるため、残業の抑制や長時間労働の是正も実現可能です。
働き方改革を進めるためには、ICT ツールの活用が必要不可欠となっています。
そもそも ICT とは
ICT とは Information and Communication Technology の略で、情報通信技術や情報処理端末に加え、それらを活用したコミュニケーションまで含む概念です。ソフトとハードウェアの両方を組み合わせることで、業務上の意思決定やコミュニケーションの効率化を目指せます。
テレワークにおける ICT ツールの活用で想定される課題とは
ここでは、ICT ツールを活用して業務を進める場合に起こりうる課題について解説します。
意思疎通が難しい
ICT ツールの活用を前提とした働き方では、Microsoft 365 などの導入によるリモートワークが主流になります。メールや電話も使用できますが、対面によるコミュニケーションに比べると意思疎通が難しい場面も多くなります。
ICT ツールを活用するうえではコミュニケーションの取り方を工夫し、確実に意思を伝えられるようにすることが重要です。
情報を正確に伝えるのが難しい
Microsoft 365 などの ICT ツールを導入すると、顔を合わせなくても業務に必要な連絡を取り合えます。ただし、直接会話する機会が減るため、情報を正確に伝えられなくなる恐れもあります。
具体的には、話題について相手がどの程度理解しているか把握しにくく、どこまで詳しく伝えるべきか判断に迷う場面も多くなります。その結果、伝達ミスや情報共有の漏れが生じやすくなります。
セキュリティが懸念される
ICT ツールを導入すれば、インターネットを介したやり取りが多くなります。そのため、社外からの不正なアクセスにより機密情報が漏えいしたり、ウイルスが侵入したりするリスクも高まります。
ICT ツールを導入する際には、危険なアクセスを遮断する対策を取り入れなければなりません。
Microsoft 365 は誰でも活用しやすい ICT ツール
Microsoft 365 は、ICT に関する専門知識がなくても使いやすいクラウドサービスのひとつです。パソコンからはもちろん、スマートフォンやタブレットからでもアクセスできます。ここでは、ICT ツールとしての Microsoft 365 の特長を解説します。
スムーズにコミュニケーションが取れる
Microsoft 365 に含まれている Outlook や Exchange Online などを導入すると、テキストによる気軽なコミュニケーションを実現できます。ファイル共有にも対応しているため、プロジェクトに関するデータも送付が可能です。
また、Microsoft Teams を使うと、さまざまなデバイス同士ですぐに Web 会議を始められます。会議の録画もできるため、後から会議の様子を確認したり、詳細な議事録を作成したりする際にも役立てられます。
情報共有を適切にできる
SharePoint Online を使えば簡単にポータルサイトを構築できるため、業務に必要なデータへすぐにアクセスしやすくなります。
また、クラウドストレージの OneDrive for Business を使用すると、ファイルの共有や編集も簡単に行えます。ビジネス向けのユーザーアカウントを取得すれば、共有されているデータのチェックや管理も容易です。
セキュリティが強固
Microsoft 365 には、基本的なセキュリティ対策がもともと備わっています。マルウェアやスパムへの対策が施されているため、安心して利用できます。
より高度なセキュリティを求めているなら、「Advanced Threat Analytics」を利用すると対策の強化も可能です。たとえば、不審なアクティビティを検知した場合、すぐに管理者へ通知できます。
Microsoft 365 の活用しやすい人気ツールを紹介
ここでは、Microsoft 365 のなかでも特に活用しやすい人気のツールについて紹介します。
Microsoft Teams
ビジネスでの利用を想定しているチャットツールです。テキストによるチャット機能だけでなく、ビデオ通話によるコミュニケーションにも対応しています。SharePoint や OneDrive とも連携できるため、データやファイルのやり取りもスムーズに行えます。
Microsoft online
オンラインで利用できる Word、Excel、PowerPoint、Outlook を搭載しています。パソコンやスマートフォンなどの複数のデバイスから複数人が同時にアクセスでき、共同編集にも対応しています。そのため、単にファイルを共有するだけでなく、チームで1つのファイルを同時に編集しながら資料を完成させることも可能です。
SharePoint Online
クラウド上のフォルダを利用する、ドキュメントを管理するためのツールです。拡張性が高く、社内向けのポータルサイトを立ち上げて情報共有できます。複数のポータルサイトの構築も可能であり、チームごとにポータルサイトを作成してデータを共有するという活用方法もあります。
OneDrive
さまざまなデータを保存できるクラウドストレージサービスです。強固なセキュリティ対策が施されているため、業務で取り扱う重要なデータも安心して保存できます。社内のデータ共有のために活用している企業も多くなっています。
また、OneDrive 上のデータは共同編集にも対応しています。
PowerApps
業務で使用するアプリを作成するためのツールです。プログラミングの基礎知識があれば、スムーズにアプリを作成できます。作成したアプリは、Windows と Mac のどちらでも使用可能です。
また、パソコン向けのアプリだけでなく、スマートフォンやタブレット向けのアプリもあります。
Power Automate
Microsoft 365 に含まれる複数の機能を自動で連携させ、情報を同期するためのサービスです。たとえば、Outlook で受信したメールに添付ファイルがついていた場合、OneDrive に自動で保存することができます。
Power Automate には豊富なテンプレートが用意されており、業務の状況に合わせてカスタマイズが可能です。うまく活用できれば、業務効率化に役立てられます。
Yammer
社内で利用できる SNS のような機能です。それぞれの社員が自ら情報発信したり、発信されている情報を受け取ったりできます。積極的に活用すれば、仕事上のノウハウや知見を集約し、社内で共有しやすくなります。
また、社内行事やイベントについて告知したり、社員同士のつながりを強めたりするために活用するのもひとつの方法です。
Microsoft 365 の導入事例を紹介
ここでは、Microsoft 365 が具体的にどのように活用されているかについて、導入事例を紹介します。
業務効率の改善
ある企業では Microsoft 365 の活用により、業務効率の改善を実現しています。たとえば、メールの代わりにチャットや Web 会議を利用するようにした結果、コミュニケーションがより円滑になりました。
また、SharePoint で社内ポータルサイトを作成し、業務に必要な情報をいつどこからでも簡単に確認できるようにしています。正確な情報をすぐに確認できるようになり、よりスムーズに業務を進められるようになっています。
コミュニケーションの円滑化
ある企業では、Teams の有効活用により社内のコミュニケーションの促進に成功しました。メールよりもチャットの方が効率的に意思疎通できるため、さまざまな場面で役立っています。
例えば、メンバーが出張に出ているときでも、Web 会議機能によりきめ細やかな連携を実現しています。
Microsoft 365 を最大限に活用するためのコツ
ここでは、Microsoft 365 を最大限に活用するにはどのようなことを意識すればいいのか解説します。
自社に合った活用方法を検討する
Microsoft 365 は多くの企業が導入していますが、必ずしも自社で有効活用できるとは限りません。経営方針や理念はもちろん、業務フローを含むマクロ的な視点をもち、自社に適したツールを選定する必要があります。そのうえで、具体的な活用方法についても検討しておきましょう。
導入前にリスクの洗い出しを行う
どのようなツールにもメリットとデメリットの両方があります。Microsoft 365 の導入を成功させるためには、どのようなリスクがあるのかあらかじめ洗い出しておくことが大切です。実際に導入する前に、Microsoft 365 の利用方法や社内ルールとの整合性も確認しておきましょう。
必要があれば、社内のセキュリティポリシーや既存のルールなどの調整も検討してください。
導入するメリットを社員に伝える
Microsoft 365 を導入する際は、社員にそのメリットを伝えましょう。なぜなら、Microsoft 365 を実際に使用するのは社員であり、メリットを理解できていないと使用頻度を上げにくいからです。きちんとメリットを伝えておけば、導入後に積極的に活用してもらいやすくなります。
まずは現場の課題を解決することから始める
Microsoft 365 に限らず新しいツールを導入するときは、現場の課題解決に努めましょう。Microsoft 365 が本当に役立つのかよく検討する必要があります。トップダウンの企業は、現場の状況を把握できていないこともあるので注意が必要です。
試験運用をしてから全社運用する
最初は部署や事業部などを絞って試験運用を行いましょう。最初から全社的に導入した場合、自社に馴染まなければ導入にかけた大きなコストや手間が無駄になってしまいます。問題がないことを確認しながら少しずつ導入の範囲を広げていくと、失敗を防げます。
導入後もしっかり効果の測定・改善をする
導入後の効果もしっかり確認し、社員が Microsoft 365 を有効活用できているかチェックして改善点を検討することが大切です。Microsoft 365 に対する意見や相談を受け付ける部署や担当者を決めておくと、状況把握や改善も行いやすくなります。
Microsoft 365 では申請・承認業務の効率化も可能
Microsoft 365 は業務に役立つさまざまなツールを備えています。申請や承認作業も Microsoft 365 上で完了させたいと考えるなら、「Flow」を導入すると便利です。Flow は Microsoft 365 のアドインツールのようなものであり、ワークフロー機能を備えているツールです。
Microsoft 365 を導入している企業であれば、特別な条件を満たさなくても Flow は簡単に導入できます。初期設定や申請書の作成も簡単なため、社内に浸透させやすいのです。具体的には、アプリ同士を連携させて選択肢を選ぶと、すぐに自社に適したワークフローを作成できます。パソコンだけでなくスマートフォンからも申請や承認の作業を行えるため、いつでもスムーズにワークフローを進められます。
まとめ
Microsoft 365 にはさまざまな便利機能が搭載されており、うまく活用すれば業務効率化に役立てられます。自社に必要な機能を見極めながら、現場の状況にあわせて導入を進めることが大切です。また、単に導入するだけでなく、実際の利用状況を確認して運用方法を改善していきましょう。
Microsoft 365 を導入したうえで申請や承認業務も効率化したいと考えるなら、SBテクノロジーの申請・承認業務効率化のためのワークフローサービス「Flow」がおすすめです。テンプレートの活用によりワークフローを直感的に設計できます。面倒なログイン作業を行わなくても利用できるうえに、スマートフォンからでも簡単に申請や承認作業を進められます。業務効率化のためにぜひ活用してください。
