働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症対策として、企業ではテレワーク導入が急務です。この記事では、これからテレワークを本格導入したい、もしくは運用時に課題を感じている担当者に向けて、ワークフローサービスについて解説します。ワークフローサービス導入によってテレワーク業務はどのように変化するのかなどを解説するので、ぜひ参考にしてください。
テレワークにおける課題とは？
テレワークを導入するためには、電話やインターネット環境などの ICT 環境が重要です。企業ではこれらの ICT 環境構築自体は進んでいますが、業務プロセスの電子化が進んでいないという課題があります。
例えば、報告書や申請書などがペーパーレス化されておらず、ハンコをもらうため、もしくは書類の確認のために出社しなければいけないケースも少なくありません。業務をスムーズに進めるには、報告書などのペーパーレス化、ワークフローの自動化が必要です。
課題を解決してテレワークを導入するメリット
テレワークには上記のような課題もありますが、その課題を解決してでも導入するメリットがあります。テレワークを導入するメリットは大きく分けて4つあるため、以下ではそれぞれのメリットについて詳しく解決します。
業務の効率化
テレワーク導入により、通勤時間や移動時間の削減が可能です。通勤に1時間以上かかっている人も珍しくありませんが、テレワークであれば通勤時間が削減できて、さらに通勤や移動にかかる労力も軽減できます。これにより時間だけでなく精神的な余裕も生まれるため、自分の仕事に集中しやすく業務効率化につながるでしょう。
なお、総務省の「令和元年通信利用動向調査の結果」によると、テレワークの効果について87.2％が「非常に効果があった」「効果があった」と回答しています。
人材の確保
テレワークはオフィスに出社せずに、自宅から業務を行えます。そのため、住んでいる場所を問わずに優秀な人材を採用できます。また、育児や介護などのライフイベントで離職するケースもあるでしょう。テレワークは育児や介護との両立がしやすい働き方でもあり、離職を防げるため人材確保につながります。
事業継続性の確保
テレワークは事業継続性の確保にもつながります。企業では、何らかの緊急事態が起こった際でも事業を継続できる体制を構築しておかなければいけません。これを BCP 対策と呼びます。台風や地震などの自然災害、感染症の流行などで事業が継続できなければ大きな損害を被るため、BCP 対策が重要とされています。
テレワークは昨今のコロナ禍や災害などで出社できない状況であっても、従業員の安全を確保しながら事業を継続できる働き方です。
企業のイメージアップ
テレワークの導入は、企業のイメージアップにもつながります。テレワークを導入しているということは、働き方改革に積極的に取り組んでいる、従業員に寄り添って多様な働き方を認めているなど、よいイメージを持ってもらいやすいです。そのため、採用時にも多様な人材が集まりやすく、結果として先述したような人材確保にもつながります。
ワークフローサービスとは？
ワークフローとは、従来「仕事の流れ」という意味で使われている言葉でした。ビジネスシーンでは業務の一連の流れを指し、「誰・どの部署が」「いつ」「どのような業務を」「どのように行うのか」というフローチャートをワークフローと呼んでいます。または、これらの業務を申請し、承認・決裁を求める業務を指します。
従来これらのワークフローは、「申請書を作成しハンコによる承認をもらう」など紙ベースで進行されていました。ワークフローサービスは、こういった業務をオンライン上で自動化できるサービスです。テレワークの課題であるハンコ文化や紙ベースの業務などを解決できるサービスとして、注目が高まっており導入する企業も増加しています。
ワークフローサービス導入でテレワークはどう変化するか？
ワークフローサービスの導入で、テレワークはどのように変化するのでしょうか。以下では3つの変化を解説します。
業務内容の「見える化」
ワークフローサービス導入により、今までわかりにくかった業務プロセスの「見える化」が図れます。業務プロセスの全体を従業員が共有・理解することで、どの業務がどこで滞っているのか把握でき、素早いフォローや業務改善が可能です。承認状況なども確認できるため、対面で確認しなくても処理漏れがなくなり業務効率化も実現できます。
内部統制が進む
紙ベースで業務を行う場合、人や部署によって書式や手順などがバラバラでわかりにくいという課題がありました。ワークフローサービス導入により、申請書類や承認などの手順が統一化されてわかりやすくなります。システムにルール設定しておけば正しいプロセスで業務が進み、改ざんやルール違反なども防げるためコンプライアンス強化につながります。
ペーパーレス化
ワークフローサービスは、オンライン上で業務プロセスを管理するため、書類でのやり取りが不要になります。郵送や FAX、メールでの資料添付なども必要なく、印刷代や通信費などの節約が可能です。また、過去の書類が必要になった場合でも、システム内で検索でき簡単に探せます。ペーパーレス化で書類を保管する場所も不要になり、さまざまなコスト削減が可能です。
ワークフローサービスを利用するメリット
ワークフローサービスを利用するメリットは、大きく分けて4つあります。ここでは、それぞれのメリットについて解説します。
決済までの時間が短くなる
申請書などを上司に提出し、そこからさらに書類を回して決裁するといった手順が必要なくなります。物理的な書類の移動がないため、意思決定までの時間短縮が可能です。
また、申請から決裁までのルートが自動化されており、申請書を誰に提出すればよいのかなど、迷うこともありません。申請書類も記入フォームが設けられているため、記入漏れや書式の間違いといったミスがなくなり差戻し件数も減少します。
データが活用しやすくなる
ワークフローサービスでは、申請された内容などの検索や集計、抽出などが簡単に行えます。そのため、テレワークであっても業務プロセスの確認が容易です。また、テレワーク業務がスムーズに進むだけでなく、データ活用がしやすいこともメリットの1つです。データを分析・解析することで業務内容の改善につなげられます。
コスト削減につながる
ワークフローサービスで業務プロセスを自動化できるため、申請書などを作成する手間が省け、業務効率の向上が見込めます。結果として、人的コストの削減につながります。また、さまざまな申請などをオンライン上で管理できるためペーパーレス化が進み、印刷費や紙代、郵送代といった金銭的なコストも削減可能です。
セキュリティが強化できる
書類などの紙媒体の場合は、人的ミスによって紛失したり盗難されたりして、データ流出のリスクがあります。しかし、セキュリティ対策がしっかりされているワークフローサービスであれば、データ流出のリスクが低減できます。
クラウド型とオンプレミス型の違い
ワークフローサービスには、クラウド型とオンプレミス型があります。以下では、それぞれの特長や違いについて解説します。
クラウド型の特長
クラウド型は、自社でサーバーを用意する必要がありません。サービス提供企業が保有するクラウドサーバーを利用するため、すぐに利用開始できるという特長があります。また、運用管理についても提供元が行うため、自社で行う手間がかからず運用の人的コスト削減にもつながります。
クラウド型は月額料金を支払うことで利用でき、まとまった導入コストが必要なく低コストでの導入が可能です。ただし、自社にあわせてシステムを組んだりカスタマイズしたりできないため、業務内容にぴったりとフィットするとは限りません。
オンプレミス型の特長
オンプレミス型は、社内に専用のサーバーを設置して運用していくタイプで、自社の業務内容にあわせてカスタマイズしやすいという特長があります。導入している既存システムとも連携しやすくなっており、独自性の高い業務を行っている企業でも利便性が高いです。
ただし、オンプレミス型は導入に大きなコストがかかります。また、独自にセキュリティ対策を行わなければいけません。セキュリティ対策が不十分だとデータ流出などのリスクが高くなるため、セキュリティに対するある程度の知識が必要です。
テレワークへの心理的な参入障壁を取り除こう
政府による働き方改革の推進や、新型コロナウイルス感染症にともなう2020年4月の緊急事態宣言により、テレワークの導入が加速化しています。しかし、それと同時に課題も浮き彫りになりました。
企業や部署によっては、「テレワークは向いていない」と判断したり、働き方の変化を受け入れる土壌がなかったりして、導入に積極的になれないケースもあるでしょう。しかし、コロナ禍や新しい生活様式への対応として、「テレワークを導入するにはどうすればよいのか」を考える必要があります。
ワークフローサービスの導入は、テレワークの課題を解決するひとつの手段です。そのほかのツールも活用しながら、テレワーク導入へのハードルを下げましょう。
まとめ
企業ではテレワークの導入が進んでいますが、業務プロセスのペーパーレス化が進んでいないという課題があります。この課題を解決するために、ワークフローサービスを導入するとよいでしょう。
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