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Office 365 の導入はどうする?メリットデメリットや特長などを解説します

テレワークの増加に伴い、Office 365 の導入を検討する企業も増えつつあるでしょう。この記事では、自社で Office 365 の導入を決めかねている担当者に向けて、Office 365 の特長のほか、メリットやデメリット、必要性などについて解説します。最後まで読んでいただければ、Office 365 の導入を検討する際の判断材料の一つになるでしょう。ぜひ役立てください。

Office 365 とは?

Office 365 はどのようなサービスなのか、Microsoft 365 との違いはどのようなものかを解説します。

Office 365 の概要

Office 365 は、マイクロソフトが提供するクラウドサービスの1つです。月額料金を支払えば利用開始できるため、パッケージ購入やインストールなどの手間はかかりません。日々の業務や会議などで不可欠ともいえる Word や Excel、PowerPoint、メール、ビジネスチャット、ファイル共有などがパッケージに含まれています。

Office 365 はビジネスシーンでは重要なグループウェアとして広く活用されています。Office アプリケーションのみ、グループウェア機能のみを単品で利用したいという企業におすすめのパッケージでしょう。

Microsoft 365 との違い

マイクロソフトは Microsoft 365 というクラウドサービスも提供しています。Microsoft 365 は、Office 365 の機能に加えて最新の Windows OS や高度なデバイスセキュリティなどの多彩な機能が搭載されています。企業がテレワーク環境を整備する際に必要な基本的なものがそろっているといえるでしょう。

Windows OS やセキュリティ対策、テレワークに必要なインフラ整備をまとめて準備したいという企業に有効なサービスです。ただし、Office 365 の一部プランが2020年4月から Microsoft 365 に統合されたため、実質的な違いは支払方法のみといえるでしょう。

Office 365 を導入するメリット

企業が Office 365 を導入した場合、どのようなメリットが得られるのか詳細について解説します。

一元管理ができる

Office 365 がクラウドサービスであるため、どの従業員がどのツールを利用しているのかを把握し、管理できるようになっています。ライセンスの割り当て、追加や削除なども、ブラウザ上の操作で可能です。複数の従業員がいる場合、このような管理に手間や時間もかかりますが、Office 365 では一元管理が可能です。

また、従業員のメールやスケジュールの共有も可能です。業務の割り当てや進捗管理なども楽にできるようになるでしょう。それぞれのパソコンにインストールして運用するよりも、情報の共有や管理はしやすくなります。

初期費用が安い

Office 365 は一人あたり月額540円(税抜)から利用でき、導入に際しパッケージを購入する必要はありません。そのため、パッケージ購入に比べ、初期費用は安く抑えられるでしょう。

一方、パッケージバージョンは月額費用がかかりませんが、一人あたり数万円程度のコストがかかります。ライセンスを与える従業員の人数が多いほど、初期費用が膨大な金額になってしまいます。導入コストにそこまでの予算を割けない企業であれば、Office 365 がおすすめです。

複数人で作業ができる

Office 365 はクラウドサービスであるため、複数人で1つのファイルの共有や共同編集が可能です。パッケージ版の場合は、オフラインで作成したファイルを複数人にメールなどで送信して、さらに修正を加えてといった工程が必要です。複数人で編集したものを統合する手間もかかるでしょう。

クラウドサービスである Office 365 であれば、該当の URL を共有するだけで作業できます。誰がどのような変更をしたのかも一目でわかり、業務の効率化につながるでしょう。

セキュリティ面で安心できる

Office 365 はセキュリティ対策がとられており、増加傾向にあるサイバー攻撃から情報を守ります。たとえば、多要素認証による不正アクセス対策や機密情報の流出を管理者に警告する送信防止設定ができるようになっています。また、通信データの暗号化はもちろん、その他のサイバー攻撃対策なども万全でしょう。

Office 365 を利用して作成したデータはクラウド上に保存されますが、自社のライセンスをもつ従業員のみが閲覧できます。サービスを提供するマイクロソフトにデータや情報がもれる心配がありません。

テレワーク時でも使いやすい

Office 365 はクラウド上ですべての作業ができるため、離れた場所にいる人とも共同作業可能です。また、万全なセキュリティ対策が施されており、社内の従業員と同様に社外で利用する従業員にもライセンスを与えられます。

テレワークを導入するのであれば、それぞれの社員が自宅から作業することになり、今までのやり方ではスムーズな業務は難しいでしょう。社外から社内へとアクセスするときのセキュリティ問題が心配な企業も多いかもしれません。Office 365 であれば、このような悩みを解決可能です。

Office 365 を導入するデメリット

Office 365 に関するデメリットについて解説します。上記のメリットとあわせて読んでみてください。

買い切り型の Office 製品のほうがあう企業もある

企業の規模やパソコンの使用方法によっては、買い切り型のほうが適しているケースがあります。たとえば、1つのパソコンを複数人で共有している場合、リアルタイムでの同時編集や一元管理などの機能は不要なため、Office 365 の機能は必要ないでしょう。

また、バージョンアップの新製品が出ても買い替えずに長期間利用する場合は、かえって買い切り型のほうが安く抑えられる可能性があります。ただし、上記に当てはまらない企業にとっては、Office 365 は初期費用が安い上に、業務を効率化できる便利なツールとして活用できます。

まれに障害が起こることもある

Office 365 はマイクロソフトのサーバーを利用しています。そのため、マイクロソフトのサーバーでエラーなどが発生すれば、Office 365 が一時的に利用できなくなる可能性があります。マイクロソフト側の問題は自社で対応はできず、復旧されるまで待つほか手段はありません。

ただし、このようなサーバーエラーが発生する可能性は極めてまれです。サーバーエラーの心配だけでは Office 365 を導入しない理由にはならないでしょう。このデメリットはサーバーや保存データの管理をマイクロソフトに委ねられるということでもあり、メリットといえるかもしれません。

スムーズに Office 365 を導入するための方法

自社で Office 365 を導入する際、どのような手順で行えばいいのか、以下で解説します。

自社にあったプランを選択する

Office 365 には複数のプランが用意されており、自社にあったプランはどれかを絞り込む必要があります。プランごとに利用できる機能が異なるため、必要なコストも変わってきます。まずは、自社の現状や課題を把握し、どのプランを選べば解決でき、より業務の効率化をはかれるのかを検討しましょう。

導入前に従業員への周知をする

Office 365 を導入する前に、新しいツールに関する操作方法はもちろん、それに伴う業務の流れについて従業員に周知する必要があります。何も説明せずに、いきなり導入すれば社内で混乱を招きかねません。従業員の不明点を迅速に解決するためにも、担当者や対処法をあらかじめ決めておくようにしましょう。

導入に不安がある場合は専門家に頼る

導入や既存ツールからの移行に対して不安や心配がある人もいらっしゃるでしょう。有効な手段として、Office 365 の導入や運用に関するノウハウや実績の高い専門家に頼ることをおすすめします。たとえば、SBテクノロジーでは、Office 365 の導入支援のほか、有効活用するためのトレーニング支援などを行っています。

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Office 365 導入が必要とされる場面は多い

Office 365 の導入を検討する企業が増えている要因として、買い切り型の Office ソフトの値上げや、新型コロナウイルス感染症の対策の一環としてテレワークを導入する企業が増えたことなどが挙げられます。とくに、新型コロナウイルス感染症の抑え込みの目途はいつなのかを予測できない状況にあります。

また、テレワークの導入は多様な働き方を推奨する働き方改革の一環でもあります。このような流れからも、Office 365 を導入しておいて損はないでしょう。時代の流れに乗り遅れないためにも早い段階での導入をおすすめします。

まとめ

感染症の拡大やテレワークの普及など、社会の価値観は大きく変わりつつあります。Office 365 のようなクラウドサービスは、今後さらに必要性が高まっていくことでしょう。

「Office 365 導入・運用支援サービス」は、Office 365 導入前の検討段階から導入支援、その後の運用、利活用までをワンストップで提供するサービスです。「2016 Microsoft Worldwide Partner Award」で冠を受賞しており、セキュリティ認証、グローバル展開などの技術的に高度な要件に応えられます。

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