SharePoint Online のワークフローとは、承認ワークフローや署名の収集など、紙媒体では煩雑だった業務を電子化・クラウド化して効率化できるシステムです。この記事は業務効率化の一環として SharePoint Online を検討している企業担当者に向け、SharePoint Online で作成できるワークフローを解説しています。また、導入メリットや連携するサービスの選び方も解説します。ワークフロー導入を具体的に検討する参考にしてください。
ワークフローとは
ワークフローとは、企業における一連の業務の流れを意味する言葉です。企業における業務には、手順や処理の方法などを決めたワークフローが存在します。最も一般的なものとしては、決裁書類などの「申請→承認→決裁」というワークフローです。具体的には、各種申請書類、出張費の請求、報告書の提出などのワークフローがあげられます。
従来のワークフローの課題
従来のワークフロー、つまり紙ベースでやり取りするワークフローには、多くの課題があります。所定の申請書を探して印刷したり、回覧先をリストアップして複数の人に配ったりするなど、やり取りのための時間と印刷などのコストがかかります。また、申請書の所在が分からず、どこまで申請が進んでいるかを把握できない場合もあります。
書類は保管する必要があり、保管場所も確保しなければなりません。手書きの書類を使っている企業においては、書類作成と管理が面倒だと感じている人が少なくないです。これらの課題は、ワークフローシステムを活用することで解決できます。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、申請・承認・決裁といった各種申請業務の手続きを、事前に決めた流れで電子化するシステムです。紙ベースでの業務をなくし、オンライン上で全ての手続きが行われるため、業務効率化とコスト削減が見込めます。
SharePoint Online とは
SharePoint Online とは、Microsoft 社が提供しているサービスで、業務のデータファイルなどを社内などで共有できます。クラウド上でのデータファイルの一元管理、社内ポータサイトの作成、ワークフロー作成などの機能があります。
SharePoint Online のワークフローとは
SharePoint Online のワークフローとは、ワークフローを自動化することで紙ベースでやり取りするワークフローにより発生する時間やコストを削減することができる Microsoft のシステムです。従来の紙ベースのワークフローでは、承認の失念などで放置されるケースなどもあり、非効率で時間と労力を要していました。
SharePoint Online のワークフローを利用することで、任意のワークフローの作成が可能で、改善したい部分を後から変更もできます。また、SharePoint Online のワークフローであれば、担当者が申請を回さなくても、自動で申請を開始するように設定できます。申請書なども電子化されるため、書類の印刷や保管コストを削減できます。リモートワークの環境下でも操作が可能なため、紙媒体のワークフローと比べてストレスが大幅に削減され、処理も早くなり、業務効率化を見込めます。
SharePoint Online で作成できる5つのワークフロー
SharePoint Online で作成できるワークフローは、承認ワークフロー・フィードバック収集・署名の収集・3段階の状態管理・発行の承認の5つです。それぞれについて解説します。
承認ワークフロー
SharePoint Online で作成できるワークフローの1つ目は、「承認ワークフロー」です。承認ワークフローとは、ドキュメントファイルなどを特定のユーザーやグループに回覧するためのワークフローです。SharePoint Online の中でも、最もよく使われており、基本的なワークフローと言えます。事前に承認者・回答期限などを設定でき、非承認となった時点で処理が打ち切られるなど、承認プロセスを合理化する機能も搭載されています。
フィードバック収集
SharePoint Online で作成できるワークフローの2つ目は、「フィードバック収集」です。フィードバック収集とは、複数のユーザーにフィードバックを求めるときに活用できるワークフローです。承認ワークフローで得られたフィードバックは、集計され、校閲記録と共に、フィードバックを依頼した担当ユーザーに送信されます。
署名の収集
SharePoint Online で作成できるワークフローの3つ目は、「署名の収集」です。署名の収集のワークフローを使うことで、回覧したユーザーからデジタル署名を集められます。Word・Excel などで作成されたドキュメントを特定のユーザーに回覧し、SharePoint Online 上でデジタル署名してもらいます。紙とハンコという従来の方式による回覧・署名などが不要となり、署名の収集作業がオンラインで可能となります。
3段階の状態管理
SharePoint Online で作成できるワークフローの4つ目は、「3段階の状態管理」です。3段階の状態管理とは、特定のタスクの状態を「アクティブ」「レビューの準備」「完了」の3段階で管理・追跡できる機能のことです。タスクを割り当てた状態が「アクティブ」、担当者がタスクを処理して承認を求めると「レビューの準備」、タスク管理者が承認すると「完了」です。タスクを大量に管理・追跡しなければならない業務を管理できます。
発行の承認
SharePoint Online で作成できるワークフローの5つ目は、「発行の承認」です。発行の承認のワークフローは、主に Web ページの発行を細かく管理するために設計されています。すべての承認者の承認が得られることで、コンテンツの配信が可能となります。基本的な流れは承認ワークフローと同じです。
SharePoint Online でワークフローを運用する7つのメリット
SharePoint Online でワークフローを運用すると、企業の業務にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、7つのメリットを紹介します。
リモートワークを推進できる
SharePoint Online のワークフローを運用することで、リモートワークを推進できます。リモートワークにおいては、ハンコ・署名が必要な承認ワークフローが滞ることが課題となっています。SharePoint Online のワークフローを活用すると、自宅や出張先などでのオンラインによる申請・承認が実現できます。ハンコ・署名が不要となり、リモートワークの課題のひとつが解決することとなります。
業務の効率化ができる
上長の確認がないと次の段階に進めない業務では、上長が出張などで長期不在の場合、業務が滞ってしまいます。SharePoint Online のワークフローを運用すれば、資料確認・承認などがすべてオンライン上ですぐに行えるため、業務が滞ることが少なくなり、効率化ができます。
ファイルがクラウド上で保管できる
SharePoint Online でワークフローを運用すると、申請書などのファイルデータをクラウド上で保管・管理できます。社外からのデータ閲覧・編集が可能なほか、検索機能により必要なドキュメントにすぐにアクセスできます。SharePoint Online にはスマートフォンやタブレットに対応したアプリも用意されているため、社外での作業も行えます。書類などの保管スペースも不要となります。
承認プロセスが明確になる
SharePoint Online のワークフローを運用することで、承認プロセスが明確になります。承認の順番が可視化されることにより、口頭確認や電子メールによる回覧漏れなどが原因でトラブルが発生している企業の課題解決に役立ちます。
フローの進捗、状況を確認できる
SharePoint Online のワークフローを使えば、どの人まで承認が進んでいるか、タスクが開始されてから何日経過しているかなどが把握できます。紙によるワークフローでは難しかった正確な進捗状況の管理やタスク管理などが実現できます。管理者や責任者の業務負担軽減のほか、スケジュール遅れや対応漏れによるトラブル防止の効果も期待できます。
ペーパーレスでコストが削減できる
SharePoint Online でワークフローを運用すると、申請書などが電子化されることにより、紙代・通信費・印刷費などのコストを削減できます。プリンターなどのレンタル料や書類保管スペースの賃貸費用などのコストも削減できます。
決裁までの時間が短縮される
紙媒体によるワークフローでは、手間と時間がかかる事態がたくさんあります。申請書類の承認が滞っている箇所を探したり、稟議書を本社に郵送したり、リモートワーク時に承認のためだけに責任者が出社したりするなどが、例としてあげられます。電子化されたワークフローでは、このようなやり取りや確認の時間が大幅に短縮されます。
SharePoint Online でワークフローを運用する際の課題
SharePoint Online に標準搭載されているワークフローは、Microsoft 社が開発した「Power Automate」です。紙媒体では煩雑だった業務を大幅に効率化してくれますが、Power Automate は高度な機能を持つため、設定や操作が複雑で、使いこなすためには一定水準以上のスキルと工数が必要です。
そこで短期間で安定稼働させるためには、SharePoint Online の導入・運用支援をしてくれるサービスなどを活用するとよいでしょう。
「Power Automate」の特徴と簡単に複雑なワークフローを作成する方法については、以下記事をご参照ください。
SharePoint Online と連携するサービスの選び方
SharePoint Online を効率的に運用するためには、申請書のフォーマットを作成したり、回覧経路を設定したりできるサービスを連携させることをおすすめします。ここでは連携サービスを選ぶポイントを紹介します。
日本企業にあったテンプレートが用意されている
日本企業の書類形式や業務形態にあったテンプレートが用意されているサービスを選ぶことが重要です。日本語対応はもちろん、日本の企業における一般的な書式・項目のレイアウトのテンプレートが標準装備されていると便利です。直感的に画面操作できることも重要で、情報システム部門などに依頼することもなくなり、部門ごとに活用しやすくなります。
スマートフォンに対応している
社外での業務が多い場合は、スマートフォンに対応したサービスを選ぶと便利です。出張先や移動中などで、PC を開かなくても、スマートフォンを使って申請・承認が可能となります。スマートフォンによる操作時の画面操作のしやすさも考慮しましょう。
シングルサインオン機能がついている
シングルサインオン機能がついているサービスを選びましょう。シングルサインオン機能とは、1組の ID とパスワードによる認証を行うだけで、複数のサービスを利用できるようになる仕組みです。クラウドサービスや Web サービスなどを起動するたびにログイン情報を入力する必要がなくなり、速やかにシステムを利用できます。
まとめ
SharePoint Online のワークフローとは、承認ワークフローや署名の収集など、紙媒体では煩雑だった業務を電子化・クラウド化したものです。リモートワークが推進されるなか、電子化・クラウド化されたワークフローの導入が各企業で進んでいます。SharePoint Online と連携サービスの活用により、業務効率化・コスト削減などが可能となります。
SBテクノロジーが提供する「Flow」は、SharePoint Online を基盤とした、クラウド型のワークフローサービスです。日本企業に適したテンプレートが豊富であり、直感的な画面操作で、申請書作成やワークフロー設計が可能となります。スマートフォンやシングルサインオンにも対応しており、使い慣れた Microsoft 365 と同じ操作仕様のため、利用しやすく管理の負担も軽減できます。SharePoint Online のワークフロー機能を活用されたい方は、Flow のサービス詳細をぜひご覧ください。
