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SharePoint Online のファイル共有機能とは|特徴や使い方など紹介します

SharePoint は、複数人でファイルを共有し、データの保存、修正、同時編集などができるサービスです。SharePoint を利用すれば、場所や時間を選ばずにファイルにアクセスできるため、テレワークにとても便利です。

社内用のポータルサイトを構築することもでき、データの一括管理も可能です。この記事では、SharePoint のファイル共有について詳しく解説します。SharePoint 利用予定の人はぜひ、参考にしてください。

SharePoint Online とは

SharePoint Online とはどのようなサービスなのか、概要と主な機能について解説します。

SharePoint Online とは何か

SharePoint Online とは Microsoft が提供しているもので、複数人でファイルを共有し、データの編集や追加、削除などを共同に行うことができるサービスです。データを使用するために出社する必要もなくなるため、テレワークに役立つソフトウェアとしても活用されています。この記事では、SharePoint Online について解説します。

SharePoint Online の主な機能

SharePoint Online には、さまざまな機能があります。ここでは、それぞれの機能の特徴について解説します。

共有フォルダやファイルを作成・管理

複数人で管理するフォルダやファイルを作成できます。SharePoint 内のデータにアクセスできるリンクをコピーし、対象のメールアドレスに送信して共有することが一般的な方法です。ファイル共有したメンバーとは同時に編集もできます。

サイトの作成が可能

「ポータルサイト」と「チームサイト」を作成できます。ポータルサイトは、テンプレートを使用し、社内外向けに作成可能です。アクセスできるメンバーは限定できるため、安心して活用できます。

チームサイトは、プロジェクト、部門、部署などのなかで、作成可能です。その中で情報をまとめたり、ファイルの作成や管理をしたりできます。Microsoft のサービスである Teams は、チームサイトと連携可能です。Teams でチームをつくると、SharePoint 上にチームサイトが自動作成され、Teams でアップロードされたファイルは、SharePoint のチームサイト内にも自動的に保存されます。

ワークフロー設定の機能

ワークフローとは、業務を自動化する機能です。業務の進捗管理や書類の承認、業務処理の改善などさまざまなワークフローがあります。これにより、業務上のミスや必要のないプロセスが省け、業務効率化につながります。

その他、自動保存機能やサイト内検索機能、リスト機能など

SharePoint は自動保存機能があります。サイト内検索機能もあり、目的のファイルを探せます。しかし、検索結果は Word、PowerPoint、PDF が上位に表れるので注意が必要です。

このため、Excel は使わない方が、その後の作業効率を考えるといいでしょう。リスト機能は予定表やアンケート、タスク、住所録などデータベースとして管理可能です。

SharePoint Online の導入方法

SharePoint Online は SharePoint アプリをインストールして導入しましょう。インストール後は Microsoft アカウントでログインして使用できるようになります。また、Microsoft 365 を導入する際に、SharePoint Online もセットで導入できます。

SharePoint Online は Windows、Mac、スマートフォンやタブレットでも利用できるため、状況にあわせてデバイスの使い分けが可能です。

SharePoint Online 活用のポイント

ここでは、SharePoint Online を活用するときのポイントを解説します。

ファイル共有により業務効率があがる

SharePoint では、ファイルを複数人で共有できるため、手間がかかりません。さらに、どこまで業務が進んでいるのか作業状況を簡単に確認でき、業務効率がアップします。

テレワークでも役立つ

SharePoint はネット環境さえあればいつでもどこでもファイルにアクセスできます。離れた場所にいながら、複数人で共同作業もできるため、テレワークにも活用できます。ただし、セキュリティ対策には気を付けるようにしましょう。Microsoft Teams と連携しておけば、Web 会議もできます。

Office 365 を利用している場合には導入がスムーズ

Office 365 のプランのなかには SharePoint を内包しているものもあります。対象の Office 365 に加入していれば、すぐに SharePoint も導入できます。ただ、SharePoint Online 単体で導入もできます。単独プランにはプラン1と2があり、機能やサービスに違いがあります。

SharePoint Online のファイル共有機能の使い方

ここでは、SharePoint Online のファイル共有機能は具体的にどのようにして使うのかを解説します。

自分で作ったファイルを共有する場合

自分で作ったファイルを SharePoint で共有し、他の人が見られる状態にするための方法を解説します。

ファイルをドラッグ&ドロップしてアップロードする

SharePoint 内の左側にある「共有ドキュメント」からドキュメントの追加をクリックしましょう。すると、ドキュメントのアップロードというウィンドウが出現します。そこへ共有したいファイルをドラッグ&ドロップしてファイルをアップロードしましょう。一気に複数のファイルをアップロードすることも可能です。

Microsoft OneDrive からも、SharePoint Online に保存できる

Microsoft OneDrive のファイルをコピーし、SharePoint 上に張り付ければ、OneDrive に保管してあるデータを SharePoint にアップロードできます。反対に、SharePoint で保管しているデータを、OneDrive に移動できます。

Microsoft OneDrive もクラウド上にファイルを共有するサービスですが、こちらは個人向けのサービスです。そのため、他の人とファイルをシェアするためには、それぞれのユーザーで個別に設定しなければなりません。

SharePoint にアップロードしておけば、アクセス権のある人であれば誰でも閲覧、編集可能です。

Microsoft OneDrive と SharePoint Online を同期する

Microsoft OneDrive と SharePoint Online の同期は管理者が行いましょう。SharePoint の管理センターにある「設定」ページに移行し、管理者権限を持つアカウントでログインしてください。

そこから「クラシック設定」を選択し、「OneDrive 同期ボタン」の項目で、「同期ボタンを表示する」にチェックが入っているか確認します。そして、「SharePoint の同期クライアント」には「新しいクライアントを起動する」にチェックが入っていることを確認しましょう。最後に「OK」をクリックすれば完了です。

SharePoint Online で共有したファイルをみてもらいたい場合

共有リンクをメール送信する

共有したいリンクを選択し、ページ上部にある「リンクのコピー」をクリックすると、リンクがコピーされた状態になります。そのリンクをメールやチャットツールなどで相手に知らせると、ファイルを共有できます。

メールでリンクを伝えたいときは「共有」を選びましょう。共有をクリックすると、メールアドレス入力欄が表示されます。そこで相手のメールアドレスを入力すれば、リンクを送信できます。

管理者は共有メンバーにアクセス権を設定できる

ファイルにアクセスできる人間を制限するためには、アクセス権を設定しましょう。社内全体、部署内、チーム内など自由に設定可能です。アクセスできるかどうかだけではなく、閲覧のみ、編集は可能などといった制限もかけられます。アクセス権は、該当するファイルを選び、「情報」→「アクセスの管理」から確認できます。

招待機能を使う

組織外の人間とファイルを共有したいときは、招待機能を利用するといいでしょう。サイト全体を共有する、ファイル単位で共有する、匿名リンクによりファイルのダウンロードだけ可能とする、という3つの方法があります。

ダウンロードだけならば外部ユーザーのサインインは必要ありませんが、その他の2つは外部ユーザーの Office 365 のアカウント、もしくは Microsoft アカウントが必要です。

SharePoint Online のサイト自体を共有する場合

サイト自体を共有するときは、SharePoint から「共有」をクリックします。そして、サイトを共有したい人のメールアドレス、共有方法などを指定します。メールを送られた相手はそのリンクからログイン画面にアクセスできます。ログインには Microsoft アカウントが必要です。

共有するファイルをダウンロード禁止にする場合

ファイルは共有しつつ、ダウンロードだけは禁止にすることも可能です。ダウンロード禁止にするファイルを選択し、ページ上部の「共有」をクリックします。

そこから、ダウンロード禁止にする対象を選択し、「編集を許可する」のチェックを外します。そして「ダウンロードを禁止する」にチェックをつけ、設定完了です。

SharePoint Online で共有するファイル内容の向き・不向き

SharePoint Online では、共有に向いているファイルとそうではないファイルがあります。それぞれの特徴について解説します。

向いているファイル

全体的に広く知っておいてほしい内容のファイルは、SharePoint Online での共有に向いています。具体的には、複数人が把握すべきマニュアルやよく利用する管理部門の契約書のテンプレートなどです。また、検索機能の段落でも解説しましたが、Excel ファイルは他の形式のものより作業効率が落ちます。Word や PowerPoint のほうが共有に向いているでしょう。検索にあたっては、わかりやすいファイル名にしておくと、探しやすいです。SharePoint のファイル共有は、テレワークを導入しているような企業に向いています。

向いていないファイル

一部分のメンバーのみが使用するファイルであるならば、SharePoint で共有するよりも Teams の使用がおすすめです。Teams にはメンバーとのチャット機能もついているため、共有したファイルを手軽に送れます。

Excel ファイルは検索しても上位には出てこないため、共有には向いていません。その他にも、拡張子によっては管理者の設定が必要な場合もあります。そういったファイルは手がかかるため、共有には向いていません。

まとめ

SharePoint Online では、部署内、チーム内だけではなく、社外まで幅広くファイルを共有したいときに活用できるサービスです。ただ共有するだけではなく、社内向けポータルを構築しデータを一括管理する、誰がどのような変更をしたのか履歴を残す、充実した検索機能など、ビジネスにおいて便利な機能も搭載しています。

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